LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Gebruikersconferentie organiseren: checklist

Een gebruikersconferentie vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, registratie, catering, presentaties en techniek, waarbij vooral de laatste controles vaak blijven liggen. Werk daarom terug vanaf de conferentiedatum: leg eerst datum, programma en locatie vast en plan daarna uitnodigingen, aanmeldingen en leveranciers. In de laatste week controleer je deelnemersgegevens, dieetwensen, materialen en presentaties. Deze checklist bevat 78 taken en 55 spullen om de voorbereiding en de dag zelf overzichtelijk uit te voeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Sprekers bevestigen

    2 personen

  • Locatie reserveren

  • Catering reserveren

    2 personen

  • Techniek reserveren

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldformulier openen

  • Registraties verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Herinnering versturen

  • Definitieve deelnemerslijst maken

    2 personen

  • Naamkaartjes afdrukken

    2 personen

  • Programma afdrukken

  • Presentaties verzamelen

  • Presentaties controleren

    2 personen

  • Cateringhoeveelheden bevestigen

  • Leveringen bevestigen

  • Draaiboek afdrukken

    2 personen

  • Rollen verdelen

    2 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Boodschappen sorteren

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Leveringen aannemen

    2 personen

  • Registratietafel plaatsen

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Podiumzone inrichten

    3 personen

  • Beamer en scherm plaatsen

    2 personen

  • Microfoons aansluiten

    2 personen

  • Presentaties klaarzetten

    2 personen

  • Registratiebenodigdheden klaarleggen

    2 personen

  • Naamkaartjes sorteren

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Buffet opbouwen

    4 personen

  • Dieetmaaltijden markeren

    2 personen

  • Ruimtes bewegwijzeren

    2 personen

  • Licht en temperatuur controleren

  • Ontvangstteam instrueren

    2 personen

Event

  • Sprekers ontvangen

    2 personen

  • Bezoekers registreren

    4 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    3 personen

  • Openingspresentatie begeleiden

    2 personen

  • Microfoons beheren

  • Presentaties bedienen

  • Vragenronde begeleiden

  • Koffiepauze klaarzetten

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Gebruikte kopjes afruimen

    2 personen

  • Workshopsessies begeleiden

    4 personen

  • Buffet opnieuw aanvullen

    3 personen

  • Dinerbuffet openen

    3 personen

  • Diner serveren

    5 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Borden en bestek afruimen

    3 personen

  • Avondprogramma aankondigen

  • Panelgesprek begeleiden

    2 personen

  • Dessert en koffie serveren

    3 personen

  • Netwerkborrel verzorgen

    4 personen

  • Laatste bezoekers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Buffet afbouwen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    4 personen

  • Zalen schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten controleren

  • Geleende materialen verzamelen

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verwerken

  • Aanwezigheidslijst archiveren

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 14
  • Stoelenaantal 110
  • Klaptafelsaantal 4
  • Barkrukkenaantal 8
  • Sprekersstoelenaantal 6
  • Kledingrekkenaantal 2
  • Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Laptopaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 4
  • Microfoonstandaardsaantal 2
  • Mengpaneel
  • Luidsprekersaantal 2
  • Presentatieklikkeraantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 8
  • HDMI-kabelsaantal 4
  • USB-sticksaantal 4
  • Powerbanksaantal 4

Servies

  • Koffiekopjesaantal 120
  • Waterglazenaantal 120
  • Wijnglazenaantal 120
  • Bordenaantal 130
  • Dessertbordenaantal 120
  • Besteksetsaantal 130
  • Opscheplepelsaantal 10
  • Koffiekannenaantal 6
  • Waterkannenaantal 12

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Warmhoudbakkenaantal 8
  • Serveerbladenaantal 12
  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Tangenaantal 8
  • Maatbekersaantal 4
  • Serveerschalenaantal 16
  • Thermoskannenaantal 6

Decoratie

  • Tafelkleedjesaantal 14
  • Naambadgehoudersaantal 110
  • Pennenaantal 120
  • Flip-overbordenaantal 3
  • Flip-overvellenaantal 3
  • Stiftenaantal 24
  • Programmabordenaantal 6
  • Tafelnummersaantal 14
  • Kleefgumaantal 4

Verlichting

  • LED-lampenaantal 6

Schoonmaak

  • Microvezeldoekenaantal 12
  • Emmersaantal 3
  • Vloertrekkersaantal 2
  • Bezemsetsaantal 2
  • Toiletborstelsaantal 4
  • Handschoenenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan een vaste deadline voor presentaties, bijvoorbeeld 7 dagen voor de conferentie. Controleer daarna elk bestand op formaat, lettertypes, video’s en de juiste versie op de laptop en USB-sticks.
  • Bevestig cateringhoeveelheden nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Gebruik de definitieve deelnemerslijst en geef dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor het evenement door aan de cateraar.
  • Test de volledige techniek minstens 2 keer: een eerste test zodra beamer, microfoons en mengpaneel binnen zijn en een tweede test op de locatie vóór ontvangst van de deelnemers. Controleer ook HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen.
  • Maak naamkaartjes en programma’s pas na het sluiten van de registratie. Houd daarnaast een kleine reserve aan, bijvoorbeeld 5 tot 10 extra naamkaartjes en programmabladen voor wijzigingen of onverwachte bezoekers.
  • Zet het draaiboek op één centrale plek en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan. Neem daarin tijden op voor opbouw, sprekersontvangst, techniekcontrole, cateringleveringen, pauzes en afbouw.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een gebruikersconferentie organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra de datum en verwachte groepsgrootte bekend zijn, zodat je nog alternatieven hebt als een leverancier niet beschikbaar is.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een gebruikersconferentie?
Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 8 tot 10 weken vooraf en open tegelijk het aanmeldformulier. Stuur 7 dagen voor de conferentie een herinnering en sluit de registratie uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf voor de definitieve catering- en deelnemerslijst.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniekcontrole?
Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor een volledige test op locatie. Controleer per presentatie de beamer, het projectiescherm, de presentatieklikker, microfoons, luidsprekers, aansluitingen en eventuele video- of audiobestanden.
Wanneer maak ik de definitieve deelnemerslijst en naamkaartjes?
Maak de definitieve deelnemerslijst 3 tot 5 werkdagen voor de conferentie, nadat de laatste aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Druk de naamkaartjes daarna af en leg 5 tot 10 blanco exemplaren klaar voor late wijzigingen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!