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Benutzerkonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Benutzerkonferenz steht und fällt mit einem klaren Ablauf und rechtzeitig bestätigten Beteiligten. Lege zuerst Datum, Programm, Referenten und Location fest; danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Catering und Technik. In den letzten Tagen zählen vor allem die Teilnehmerliste, Namensschilder, Präsentationen und ein vollständiger Techniktest. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum gekühlten Getränk und den ausgedruckten Unterlagen am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Technik reservieren

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Registrierungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Cateringmengen bestätigen

  • Lieferungen bestätigen

  • Drehbuch ausdrucken

    2 Personen

  • Rollen verteilen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Einkäufe sortieren

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Anmeldetisch aufstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Beamer und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Registrierungsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Namenskarten sortieren

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Räume beschildern

    2 Personen

  • Licht und Temperatur prüfen

  • Empfangsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Mikrofone verwalten

  • Präsentationen betreuen

  • Fragerunde moderieren

  • Kaffeepause vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutzte Tassen abräumen

    2 Personen

  • Workshopsessions begleiten

    4 Personen

  • Buffet wieder auffüllen

    3 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Teller und Besteck abräumen

    3 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Podiumsgespräch begleiten

    2 Personen

  • Dessert und Kaffee servieren

    3 Personen

  • Networking-Empfang betreuen

    4 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Geliehene Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

  • Anwesenheitsliste archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 14
  • StühleAnz. 110
  • KlappischeAnz. 4
  • BarhockerAnz. 8
  • RednerstühleAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LaptopAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • USB-SticksAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • TellerAnz. 130
  • DesserttellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 130
  • ServierlöffelAnz. 10
  • KaffeekannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 16
  • ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 14
  • NamensschildhalterAnz. 110
  • StifteAnz. 120
  • FlipchartsAnz. 3
  • FlipchartblätterAnz. 3
  • StifteAnz. 24
  • ProgrammschilderAnz. 6
  • TischnummernAnz. 14
  • KlebestiftAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • MikrofasertücherAnz. 12
  • EimerAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2
  • BesensetsAnz. 2
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Referenten, Location, Catering und Technik nicht nur mündlich: Hole dir spätestens einige Wochen vor der Konferenz eine schriftliche Zusage und gleiche Lieferzeiten sowie Aufbauzeiten ab.
  • Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit du Ernährungswünsche erfassen kannst. Verschicke mindestens eine Erinnerung und schließe die endgültige Teilnehmerliste einige Tage vor der Veranstaltung.
  • Sammle Präsentationen vor dem Veranstaltungstag und prüfe jede Datei auf Format, Ton und verfügbare Anschlüsse. Speichere alles zusätzlich auf einem USB-Stick und einem Laptop.
  • Plane Namensschilder und Programm nach der finalen Teilnehmerzahl, nicht nach den Anmeldungen vom Vortag. Drucke außerdem das Drehbuch aus und verteile Rollen für Moderation, Technik und Empfang.
  • Teste Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, HDMI- und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt werden; Lieferungen, Materialien und Einkäufe gehören am Vortag an ihren festen Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benutzerkonferenz organisieren?
Beginne idealerweise mehrere Monate vorher mit Datum, Programm, Referenten und Location. Catering, Technik und Einladungen sollten anschließend so früh feststehen, dass noch Zeit für Anmeldungen und Änderungen bleibt.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Benutzerkonferenz geöffnet werden?
Öffne das Formular, sobald Datum, Programm und Location bestätigt sind. Sende mindestens eine Erinnerung und erfasse Ernährungswünsche spätestens bis zum Termin, an dem du die Cateringmengen endgültig bestätigen musst.
Wann müssen Präsentationen und Technik geprüft werden?
Sammle die Präsentationen spätestens einige Tage vor der Konferenz und prüfe sie vor Ort oder mit derselben Technik wie am Veranstaltungstag. Plane zusätzlich einen vollständigen Test von Beamer, Mikrofonen, Lautsprechern und Anschlüssen vor dem Einlass ein.
Was muss am Tag vor einer Benutzerkonferenz fertig sein?
Am Vortag sollten Teilnehmerliste, Namensschilder, Programm und Drehbuch bereitliegen. Sortiere Materialien und Einkäufe, bestätige Lieferungen, kühle Getränke und führe den Techniktest mit allen Kabeln und Präsentationsgeräten durch.

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