Checklist voor het organiseren van een gebedsdienst
Een gebedsdienst vraagt om meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je stemt voorgangers, sprekers, lezers, muziek en Bijbelteksten op elkaar af en zorgt dat bezoekers weten waar ze moeten zijn. Plan daarnaast tijd voor aanmeldingen, dieetwensen, parkeerinformatie en de ontvangst. Op de dag zelf bepalen een duidelijke lees- en gebedsplek, een ingerichte ontvangsttafel en voldoende koffie, thee en water hoe rustig de dienst verloopt. Gebruik de 47 taken en 34 benodigdheden als vaste volgorde van voorbereiding tot afsluiting.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaalreservering bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Voorgangers bevestigen
Gebedsprogramma opstellen
2 personen
Muziek en liederen selecteren
2 personen
Bijbelteksten verzamelen
Sprekers en lezers indelen
Parkeerinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Programma's afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Voorraad controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Fruit en koek klaarzetten
2 personen
Zaal inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels en stoelen controleren
2 personen
Lees- en gebedsplek inrichten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Event
Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Gebedsdienst begeleiden
3 personen
Stilte en rust bewaken
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Fruit en koek serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Avondgebed begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Voorraad droog opslaan
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Zaal opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 8
- Bijzettafelsaantal 4
- Katheder
- Kapstokkenaantal 3
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 120
- Schotelsaantal 120
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koffiethermoskannenaantal 8
- Waterkokersaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Welkomstbordenaantal 2
- Bloemstukkenaantal 4
Kantoor
- Papieren programma'saantal 130
- Naambadgesaantal 120
- Balpennenaantal 12
- Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig de zaal, voorgangers en bijdragen uiterlijk twee weken vooraf. Daarmee heb je tijd om het gebedsprogramma, de liederen, Bijbelteksten en de indeling van sprekers en lezers definitief te maken.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen niet pas bij de boodschappen. Sluit de deelnemerslijst enkele dagen vooraf en verstuur dan ook parkeerinformatie, zodat je weet hoeveel ontvangst en catering je moet voorbereiden.
- Maak de ontvangsttafel compleet met naambadges, balpennen, papieren programma’s en duidelijke bewegwijzering. Leg programma’s bovendien op de stoelen of op een centrale tafel klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
- Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor de zaalopbouw. Zet tafels, stoelen, katheder en de lees- en gebedsplek neer, controleer verlengkabels en stekkerdozen en loop daarna de hele ruimte één keer na.
- Bereid koffie en thee pas na de zaalinspectie en koel dranken op tijd. Zet fruit en koek in serveerschalen klaar, maar houd een aparte voorraad glazen, kopjes, bestek en schoonmaakmateriaal achter de hand voor het geval er iets ontbreekt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een gebedsdienst organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de zaalreservering en het uitnodigingenplan. Bevestig voorgangers, sprekers en lezers uiterlijk 2 weken voor de dienst.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een gebedsdienst klaar te zetten?
- Reken op minimaal 60 minuten voor zaalopbouw en controle. Reserveer daarnaast 30 minuten voor ontvangsttafel, koffie en thee, programma’s en naambadges.
- Wanneer moet ik de programma’s voor een gebedsdienst afdrukken?
- Druk de programma’s 2 tot 3 dagen vooraf af, nadat het gebedsprogramma, de liederen en de Bijbelteksten definitief zijn. Leg ze op de dag zelf vóór de ontvangst klaar.
- Wat moet ik controleren vlak voor een gebedsdienst?
- Controleer 30 tot 45 minuten vooraf de zaalopstelling, stoelen, tafels, katheder, lees- en gebedsplek, bewegwijzering en techniek. Kijk ook of dranken gekoeld zijn en koffie, thee, fruit en koek klaarstaan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!