Checklist pour organiser un service de prière

Un service de prière demande une préparation précise, même lorsque le programme paraît simple. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à l’accueil des participants. Elle couvre notamment les inscriptions, les besoins alimentaires, les lecteurs, les chants, les versets et l’aménagement de l’espace. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : badges, stationnement, rallonges, boissons fraîches et matériel pour le café.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la réservation de la salle
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les encadrants
Élaborer le programme de prière
2 personnes
Sélectionner la musique et les chants
2 personnes
Rassembler les versets bibliques
Répartir les intervenants et les lecteurs
Envoyer les infos de parking
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier les stocks
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les fruits et les biscuits
2 personnes
Inspecter la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Vérifier les tables et les chaises
2 personnes
Aménager un espace de lecture et de prière
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Animer l'office de prière
3 personnes
Veiller au calme et au repos
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des fruits et des biscuits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Animer la prière du soir
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Stocker les fournitures au sec
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Remettre la salle
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 8
Tables d'appointqté 4
Pupitre
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 8

Cuisine

Thermos à caféqté 8
Bouilloiresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Équipement

Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Panneaux de bienvenueqté 2
Compositions floralesqté 4

Bureau

Programmes papierqté 130
Badges nominatifsqté 120
Stylos à billeqté 12
Flèches de signalisationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la salle avant d’envoyer les invitations, puis indiquez clairement les horaires, l’adresse et les informations de parking. Une modification de dernière minute peut compliquer les inscriptions.
Centralisez les inscriptions et demandez les besoins alimentaires au même moment. Faites cette vérification au moins une semaine avant le service pour ajuster les achats et les collations.
Finalisez le programme de prière avant d’imprimer les programmes. Répartissez les intervenants et les lecteurs, puis vérifiez que chaque personne connaît son horaire et le contenu prévu.
Préparez l’accueil séparément de l’espace de prière : badges nominatifs, stylos, programmes et panneaux d’orientation doivent être regroupés au même endroit avant l’arrivée du public.
Le jour même, refroidissez les boissons et préparez le café et le thé avant l’ouverture. Gardez du temps pour tester les rallonges, installer les chaises et vérifier la circulation dans la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un service de prière ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour réserver la salle, envoyer les invitations et confirmer les encadrants. Gardez les 2 derniers jours pour les achats, les impressions et la vérification du matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un service de prière ?: Envoyez-les idéalement 10 à 14 jours avant la rencontre. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de recueillir les besoins alimentaires et d’estimer les boissons et les collations.
Que faut-il préparer pour l’accueil des participants ?: Préparez les badges nominatifs, les programmes papier, des stylos, les informations de parking et les panneaux de signalisation. Installez la table d’accueil au moins 30 minutes avant l’arrivée prévue des participants.
Quand installer les chaises et l’espace de prière ?: Installez les chaises, les tables et l’espace de lecture et de prière le jour même, idéalement 60 à 90 minutes avant le début. Réservez ensuite 15 minutes pour vérifier les passages, le pupitre, les prises et l’ordre des places.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.