Gametoernooi organiseren: complete checklist

Een gametoernooi staat of valt met een strak schema en techniek die vóór de eerste wedstrijd werkt. Regel eerst de locatie, het toernooispel en de regels; werk daarna aan aanmeldingen, teams en wedstrijdkaarten. Test het netwerk, de spelsoftware, accounts en alle gamingstations ruim vóór de start. Op de dag zelf houd je tijd over als registratie, catering, drank en prijzen al klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Toernooispel kiezen
2 personen
Toernooiregels opstellen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Prijzen bestellen
Vrijwilligers indelen
Techniek controleren
2 personen
Netwerkplan testen
2 personen
Spelsoftware bijwerken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Wedstrijdkaarten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Catering voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Gamingstations opstellen
3 personen
Netwerk aansluiten
2 personen
Beeld en geluid testen
2 personen
Spel en accounts testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Instructies ophangen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Toernooiregels uitleggen
Wedstrijden starten
2 personen
Wedstrijdresultaten registreren
2 personen
Technische problemen oplossen
2 personen
Dranken bijvullen
Snacks aanvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Afval verzamelen
Finale aankondigen
Finale begeleiden
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Gamingstations uitschakelen
3 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Gamingconsolesaantal 8
Gamingmonitorsaantal 8
Gamecontrollersaantal 16
Toernooispelaantal 8
Netwerkswitchaantal 2
Ethernetkabelsaantal 16
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Laptopsaantal 2
Printers
Presentatiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Opladersaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 6
Prijstafelbord

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan naast de wedstrijden minimaal 30 minuten voor registratie en uitleg van de regels. Zo loopt een late aanmelding niet direct door in je eerste wedstrijd.
Test het netwerk met alle gamingstations tegelijk, niet alleen met één console of laptop. Controleer ook vooraf of het spel en alle accounts zijn bijgewerkt.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en deelnemers zijn bevestigd. Druk daarna zowel de deelnemerslijst als de wedstrijdkaarten af.
Wijs vrijwilligers per taak toe: registratie, techniek en wedstrijdbegeleiding. Zorg dat tijdens elke ronde minstens één persoon beschikbaar is voor technische problemen.
Koel dranken vóór de locatie opent en zet catering, bekers, borden en bestek klaar voordat deelnemers binnenkomen. Houd afvalbakken bij de gamingstations en de registratietafel in de buurt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gametoernooi organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken van tevoren met de locatie, het spel en het aanmeldformulier. Plan de technische test uiterlijk 3 tot 7 dagen voor het toernooi.
Hoeveel gamingstations heb ik nodig voor een gametoernooi?: Dat hangt af van het wedstrijdformaat: bij één-tegen-één heb je per gelijktijdige wedstrijd twee speelplekken nodig. Tel minstens één reservecontroller en een reserveoplossing voor een defect station mee.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een gametoernooi?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Zet daarnaast continu water klaar, vooral bij lange wedstrijdrondes.
Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor een gametoernooi?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving opent en werk het definitieve schema af nadat deelnemers zijn bevestigd. Druk de wedstrijdkaarten bij voorkeur de dag ervoor af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.