Checklist pour organiser un tournoi de gaming

Un tournoi de gaming demande plus qu’une console et quelques participants. Il faut verrouiller le jeu, les règles, les inscriptions et le planning avant de préparer les postes de jeu. La technique mérite une répétition complète : réseau, comptes, mises à jour, image et son. Cette checklist rassemble les 53 tâches et 36 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin, pour éviter les retards le jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Choisir le jeu du tournoi
2 personnes
Établir les règles du tournoi
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Commander les prix
Répartir les bénévoles
Vérifier la technique
2 personnes
Tester le plan réseau
2 personnes
Mettre à jour le logiciel de jeu
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les cartes du concours
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer le service traiteur
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les stations de jeu
3 personnes
Connecter le réseau
2 personnes
Tester l'image et le son
2 personnes
Tester les jeux et les comptes
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Afficher les consignes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer les règles du tournoi
Lancer les concours
2 personnes
Enregistrer les résultats de la compétition
2 personnes
Résoudre les problèmes techniques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner les snacks
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Rassembler les déchets
Annoncer la finale
Encadrer la finale
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre les stations de jeu
3 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Équipement

Consoles de jeuqté 8
Moniteurs gamingqté 8
Manettes de jeuqté 16
Jeu de tournoiqté 8
Switch réseauqté 2
Câbles Ethernetqté 16
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Écran de présentation
Haut-parleursqté 2
Microphone
Chargeursqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Tasses à caféqté 30

Cuisine

Glacièresqté 4
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Décoration

Ballonsqté 40
Guirlandesqté 6
Panneau de la table des prix

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez les règles et le format des matchs avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez le nombre de joueurs par équipe, la durée prévue et les conditions de victoire dans le formulaire.
Testez le réseau avec toutes les stations connectées au moins 24 heures avant le tournoi. Vérifiez aussi les comptes, les manettes, le jeu installé et les mises à jour sur chaque poste.
Préparez le planning avec une marge entre les matchs. Prévoyez au moins 10 minutes pour un changement de joueurs, un câble débranché ou un redémarrage imprévu.
Ne gardez pas les besoins alimentaires pour le dernier jour : recueillez-les avec les inscriptions et confirmez le nombre de participants avant de commander le service traiteur.
Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour installer les tables, les chaises et les stations, puis testez l’image, le son et le microphone avant l’arrivée des participants. Refroidissez les boissons et placez la table d’inscription séparément des postes de jeu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un tournoi de gaming ?: Commencez au moins 4 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu, choisissez le jeu et préparez les règles dès la première semaine, puis gardez les derniers jours pour confirmer les participants et tester la technique.
Combien de temps prévoir pour installer un tournoi de gaming ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour installer les tables, les stations, le réseau et l’accueil. Ajoutez 30 minutes pour tester chaque jeu, les comptes, l’image et le son avant l’ouverture.
Quand fermer les inscriptions à un tournoi de gaming ?: Fermez-les 5 à 7 jours avant le tournoi afin de traiter les inscriptions, confirmer les participants et établir le planning des matchs. Ce délai permet aussi d’anticiper les besoins alimentaires et les absences.
Combien de stations de jeu faut-il prévoir ?: Prévoyez une station par match joué simultanément, puis ajoutez au moins une station ou un ensemble de contrôleurs de secours si votre matériel le permet. Le nombre exact dépend du format du tournoi et du planning choisi.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.