Gamebeurs organiseren: complete checklist
Een gamebeurs organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst locatie, indeling en standhouders, daarna inschrijvingen, wedstrijden en apparatuur. Met 73 taken en 75 benodigdheden houd je overzicht van de eerste planning tot het aansluiten van consoles en gamingcomputers. Regel techniek en netwerk niet pas op de beursdag; ontbrekende kabels, controllers of stroompunten leggen de opbouw snel stil. Gebruik deze checklist om deelnemers, materialen, catering en de dag zelf stap voor stap af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Beursindeling bepalen
2 personen
Deelnemende stands benaderen
2 personen
Standhouders registreren
2 personen
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
Prijzenschema vastleggen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standplattegrond versturen
Wedstrijdinschrijvingen bevestigen
2 personen
Prijzen en medailles inkopen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Spellen en consoles verzamelen
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Inschrijfbalie opbouwen
2 personen
Gameconsoles aansluiten
3 personen
Computers aansluiten
3 personen
Schermen plaatsen
3 personen
Netwerk instellen
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Spellen installeren en testen
3 personen
Wedstrijdschema ophangen
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemersbalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Standhouders ontvangen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Vrije speeltafels begeleiden
3 personen
Spelregels toelichten
2 personen
Wedstrijddeelnemers aanmelden
2 personen
Eerste wedstrijd begeleiden
2 personen
Tweede wedstrijd begeleiden
2 personen
Finales begeleiden
2 personen
Uitslagen registreren
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Speelplekken tussentijds opruimen
2 personen
Apparatuur tussentijds controleren
2 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Gameapparatuur uitschakelen
3 personen
Consoles en computers inpakken
3 personen
Schermen afkoppelen en inpakken
3 personen
Wedstrijdmaterialen verzamelen
2 personen
Standmaterialen verzamelen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemers informeren over uitslagen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 24
- Stoelenaantal 80
- Hoge statafelsaantal 6
- Inschrijftafel
- Barkrukkenaantal 12
Apparatuur
- Gameconsolesaantal 8
- Gamingcomputersaantal 6
- Gamingmonitorenaantal 14
- Televisiesaantal 4
- Gamecontrollersaantal 24
- Gamingmuizenaantal 6
- Gamingtoetsenbordenaantal 6
- Gamingheadsetsaantal 12
- Webcamsaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 16
- DisplayPort-kabelsaantal 8
- Controllerlaadstationsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 18
- Verlengkabelsaantal 14
- Netwerkswitchesaantal 3
- Netwerkkabelsaantal 24
- Wifi-routersaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Presentatiescherm
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Kabelhaspelsaantal 4
- Kabelgotenaantal 12
- USB-stekkerladersaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Stopcontacttestersaantal 2
Sportmateriaal
- Wedstrijdklokkenaantal 4
- Scorebordenaantal 4
- Prijzenaantal 12
- Medaillesaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerbladenaantal 8
- Schaaltjesaantal 16
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
Decoratie
- Gamebeursbannersaantal 6
- Richtingsbordenaantal 12
- Standbordjesaantal 24
- Tafelkledenaantal 24
- Decoratieve gamepostersaantal 20
- Polsbandjesaantal 200
- Naamstickersaantal 200
- Stiftenaantal 12
- Prikbordenaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 12
Verlichting
- LED-lichtstripsaantal 10
- LED-bouwlampenaantal 6
- Lichtstatievenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stofzuiger
- Bezemaantal 2
- Vuilnisblikkenaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handdesinfectieaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
- Papieren handdoekdispensersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de beursindeling vast voordat je standhouders definitief registreert. Markeer per stand de tafelruimte, stroomaansluiting en benodigde netwerkverbinding, zodat je later geen plattegrond hoeft te wijzigen.
- Bevestig wedstrijdinschrijvingen uiterlijk één week vooraf en stuur de standplattegrond tegelijk mee. Vermeld daarin ook de aanmeldbalie, wedstrijdlocatie en tijden waarop deelnemers zich moeten melden.
- Test alle gameconsoles, gamingcomputers, monitoren, HDMI- en DisplayPort-kabels minstens één dag voor de beurs. Controleer per opstelling ook controllers, headsets, stroomvoorziening en netwerktoegang.
- Tel bij de boodschappen het aantal deelnemers, standhouders en vrijwilligers afzonderlijk op. Verzamel dieetwensen vóór je de catering bestelt en bewaar gekoelde producten op de dag zelf direct gekoeld.
- Plan de opbouw met minimaal 2 uur speling vóór opening. Maak eerst vluchtroutes vrij, zet daarna tafels en stoelen neer, markeer standplaatsen en sluit pas vervolgens consoles, schermen en netwerkkabels aan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een gamebeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en beursindeling. Benader daarna standhouders en publiceer het aanmeldformulier; plan de definitieve apparatuurtest uiterlijk 1 dag voor de beurs.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een gamebeurs?
- Reken op minimaal 2 uur voor een kleine beurs en 3 tot 4 uur als je meerdere standplaatsen, wedstrijdopstellingen en netwerkverbindingen aansluit. Houd extra tijd vrij voor kabelproblemen en ontbrekende apparatuur.
- Wat moet ik meenemen naar een gamebeurs?
- Naast tafels, stoelen en de gameapparatuur heb je onder meer HDMI- en DisplayPort-kabels, stekkerdozen, verlengkabels, netwerkswitches, netwerkkabels en kabelgoten nodig. Neem per opstelling ten minste 1 reservekabel en enkele extra controllers mee.
- Wanneer moet ik de deelnemers van een gamebeurs informeren?
- Stuur de uitnodiging en het aanmeldformulier zodra datum, locatie en wedstrijdonderdelen vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Bevestig inschrijvingen en verstuur de standplattegrond uiterlijk 1 week voor de beurs.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!