Checklist para organizar una feria de videojuegos

Organizar una feria de videojuegos requiere coordinar expositores, competiciones, equipos y circulación del público en un mismo espacio. Esta checklist reúne el trabajo desde la elección del lugar hasta la conexión de consolas, ordenadores, pantallas y red. La mayor parte de los problemas aparece cuando se confirma tarde el número de stands o faltan cables, regletas y mandos. Sigue el plan por fases y llega al montaje con las inscripciones, el programa y las necesidades técnicas ya confirmados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir la distribución de la feria
2 personas
Contactar con los stands participantes
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Definir las pruebas de la competición
2 personas
Fijar el programa de premios
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar anuncio en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar el plano del stand
Confirmar las inscripciones al concurso
2 personas
Comprar premios y medallas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Reunir juegos y consolas
2 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Conectar las consolas de videojuegos
3 personas
Conectar los ordenadores
3 personas
Colocar pantallas
3 personas
Configurar la red
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Instalar y probar los juegos
3 personas
Colgar el calendario del torneo
2 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender el mostrador de participantes
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Recibir a los expositores
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Guiar las mesas de juego libres
3 personas
Explicar las reglas del juego
2 personas
Registrar a los participantes de la competición
2 personas
Coordinar el primer partido
2 personas
Coordinar el segundo partido
2 personas
Acompañar las finales
2 personas
Registrar los resultados
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Reponer café y té
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Ordenar las áreas de juego durante el evento
2 personas
Comprobar el equipo durante el evento
2 personas
Realizar la entrega de premios
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de juego
3 personas
Empacar consolas y ordenadores
3 personas
Desconectar y empaquetar las pantallas
3 personas
Reunir el material de competición
2 personas
Reunir materiales del stand
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar y limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los participantes sobre los resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 80
Mesas altas tipo cóctelcant. 6
Mesa de inscripción
Taburetes de barcant. 12

Equipo

Consolas de videojuegoscant. 8
Ordenadores para gamingcant. 6
Monitores gamingcant. 14
Televisorescant. 4
Mandos de juegocant. 24
Ratones gamingcant. 6
Teclados gamingcant. 6
Auriculares gamingcant. 12
Webcamscant. 2
Cables HDMIcant. 16
Cables DisplayPortcant. 8
Estaciones de carga para mandoscant. 6
Regletascant. 18
Cables alargadorescant. 14
Switches de redcant. 3
Cables de redcant. 24
Routers wificant. 2
Portátilescant. 2
Pantalla de presentación
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Enrollacablescant. 4
Canaletas para cablescant. 12
Cargadores con conector USBcant. 8
Baterías externascant. 6
Probadores de enchufescant. 2

Material deportivo

Relojes de competicióncant. 4
Marcadorescant. 4
Premioscant. 12
Medallascant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 16

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4

Decoración

Banners de la feria de videojuegoscant. 6
Señales direccionalescant. 12
Carteles de standcant. 24
Mantelescant. 24
Pósters decorativos del juegocant. 20
Pulserascant. 200
Pegatinas con nombrecant. 200
Rotuladorescant. 12
Tableros de corchocant. 4
Decoración de mesacant. 12

Iluminación

Tiras de luces LEDcant. 10
Focos LED de obracant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Escobacant. 2
Cubos de basuracant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Desinfectante de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 2
Dispensadores de toallas de papelcant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de contactar con los stands. Después, dibuja la distribución y reserva espacio para inscripción, competición, público y rutas de evacuación; así sabrás cuántas mesas y sillas necesitas.
Pide a cada expositor sus datos y necesidades técnicas con al menos 3 semanas de antelación. Confirma si trae consola, ordenador, monitor, televisión, mandos o cables, y prepara un plano individual del stand.
Publica el formulario de inscripción antes de anunciar la feria en redes. Mantén una lista actualizada de participantes y recoge las preferencias dietéticas para calcular el catering sin comprar cantidades a ciegas.
Define las pruebas de la competición y el programa de premios antes de confirmar las inscripciones. Compra premios y medallas cuando ya conozcas el número de categorías, y comunica horarios, reglas y formato a los concursantes.
Haz una comprobación técnica completa entre 24 y 48 horas antes: prueba consolas, ordenadores, pantallas, HDMI, DisplayPort, red, audio y alimentación. Lleva regletas, alargadores, enrollacables y canaletas suficientes para evitar cables atravesando las zonas de paso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de videojuegos?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, lugar, distribución y expositores. Deja cerradas las inscripciones, el programa y las necesidades técnicas al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar los stands de una feria de videojuegos?: Confirma los stands entre 3 y 4 semanas antes del evento. Solicita entonces el plano, el mobiliario y el equipo que aporta cada expositor, y actualiza la distribución si cambia el número de participantes.
¿Qué hay que revisar del equipo el día anterior?: Revisa entre 24 y 48 horas antes todas las consolas, ordenadores, monitores, televisores, mandos y auriculares. Comprueba también cables HDMI y DisplayPort, regletas, alargadores, switches, cables de red, routers, micrófonos y altavoces.
¿Cuándo se prepara el montaje de una feria de videojuegos?: Lleva los materiales al lugar el mismo día si tienes acceso con varias horas de margen, o el día anterior si el recinto lo permite. Primero despeja las rutas de evacuación, coloca mesas y sillas, marca los stands y después conecta la red, las pantallas y las consolas.

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