Organiser un salon du jeu : la checklist complète

Un salon du jeu demande de coordonner les exposants, les concours, les inscriptions et un parc de matériel très varié. Cette checklist de 73 tâches et 75 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, de la réservation du lieu au branchement des consoles. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : câbles, multiprises, besoins alimentaires, signalétique et circulation du public. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir l'agencement du salon
2 personnes
Contacter les stands participants
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
Fixer le barème des prix
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le plan du stand
Confirmer les inscriptions au concours
2 personnes
Acheter les prix et les médailles
Faire les courses
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Rassembler les jeux et les consoles
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
Brancher les consoles de jeu
3 personnes
Brancher les ordinateurs
3 personnes
Installer les écrans
3 personnes
Configurer le réseau
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer et tester les jeux
3 personnes
Afficher le programme des matchs
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir des participants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Animer les tables de jeu libre
3 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Enregistrer les participants à la course
2 personnes
Accompagner le premier match
2 personnes
Encadrer le deuxième match
2 personnes
Encadrer les finales
2 personnes
Enregistrer les résultats
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Vider les poubelles
2 personnes
Ranger les espaces de jeu entre les sessions
2 personnes
Vérifier l’équipement entre-temps
2 personnes
Organiser la remise des prix
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel de jeu
3 personnes
Emballer les consoles et les ordinateurs
3 personnes
Débrancher et emballer les écrans
3 personnes
Rassembler le matériel de compétition
2 personnes
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les participants des résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Table d'inscription
Tabourets de barqté 12

Équipement

Consoles de jeuxqté 8
Ordinateurs gamingqté 6
Écrans gamingqté 14
Téléviseursqté 4
Manettes de jeuqté 24
Souris gamingqté 6
Claviers gamingqté 6
Casques gamingqté 12
Webcamsqté 2
Câbles HDMIqté 16
Câbles DisplayPortqté 8
Stations de recharge pour contrôleursqté 6
Multiprisesqté 18
Rallongesqté 14
Switches réseauqté 3
Câbles réseauqté 24
Routeurs Wi-Fiqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Écran de présentation
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges à enrouleurqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Chargeurs USBqté 8
Batteries externesqté 6
Testeurs de prisesqté 2

Matériel de sport

Pendule de matchqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Prixqté 12
Médaillesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Bannières du salon du jeuqté 6
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux de standqté 24
Nappesqté 24
Affiches décoratives de jeuxqté 20
Braceletsqté 200
Étiquettes nominativesqté 200
Marqueursqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Bandes lumineuses LEDqté 10
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Balaiqté 2
Poubellesqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de serviettes en papierqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les stands : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour enregistrer les exposants, publier les inscriptions et organiser le plan de la salle.
Pour un concours, définissez les épreuves, le barème et les récompenses avant d’ouvrir le formulaire. Achetez les prix et les médailles au moins 2 semaines avant le salon, afin de garder du temps en cas de rupture ou d’erreur.
Testez chaque console, ordinateur, écran, manette et casque sur place ou lors d’une répétition. Prévoyez plusieurs câbles HDMI et DisplayPort, des multiprises, des rallonges et des stations de recharge plutôt que de compter sur le matériel des participants.
Dessinez le plan des stands avant l’installation et laissez les voies d’évacuation dégagées. Marquez les emplacements au sol ou sur les tables : cela réduit le temps de montage et évite de déplacer les exposants à la dernière minute.
Stockez le catering au frais dès sa réception et recueillez les besoins alimentaires pendant les inscriptions. Vérifiez aussi les microphones, enceintes, routeurs Wi-Fi et câbles réseau avant l’arrivée du public, car ces éléments sont souvent oubliés jusqu’au premier problème technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du jeu ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions, préparer les concours et tester le matériel.
Quand ouvrir les inscriptions à un salon du jeu ?: Ouvrez le formulaire environ 6 semaines avant l’événement, une fois les épreuves, le barème et les informations pratiques définis. Envoyez une confirmation aux participants 7 à 10 jours avant le salon.
Combien de temps avant faut-il installer les consoles et les écrans ?: Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’ouverture au public. Gardez ensuite 30 à 45 minutes pour tester les branchements, le réseau, les manettes, le son et les stations de recharge.
Que faut-il prévoir pour l’alimentation électrique d’un salon du jeu ?: Prévoyez une multiprise et une rallonge adaptées à chaque zone de jeu, avec des rallonges à enrouleur pour les longues distances. Testez toutes les prises au moins 1 heure avant l’ouverture et sécurisez les câbles avec des goulottes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.