Game-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Game-Messe braucht mehr als Spiele und Konsolen. Du koordinierst Stände, Anmeldungen, Wettbewerbe, Preise und eine zuverlässige technische Infrastruktur. Beginne mit Datum, Ort und Messeaufteilung, bevor du Standbetreiber und Teilnehmende ansprichst. In den letzten Tagen zählen vor allem Bestätigungen, gekühltes Catering, geprüfte Ausrüstung und ein klarer Aufbauplan. Diese Checkliste bündelt 73 Aufgaben und 75 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Messeaufteilung festlegen
2 Personen
Teilnehmende Stände ansprechen
2 Personen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Wettkampfbestandteile festlegen
2 Personen
Preisschema festlegen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Ankündigung posten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standplan versenden
Wettbewerbsanmeldungen bestätigen
2 Personen
Preise und Medaillen einkaufen
Einkaufen gehen
2 Personen
Ausrüstung prüfen
2 Personen
Spiele und Konsolen sammeln
2 Personen
Catering gekühlt lagern
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standplätze markieren
2 Personen
Anmeldetheke aufbauen
2 Personen
Spielkonsolen anschließen
3 Personen
Computer anschließen
3 Personen
Abschrankungen aufstellen
3 Personen
Netzwerk einrichten
2 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Spiele aufbauen und testen
3 Personen
Spielplan aufhängen
2 Personen
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Teilnehmerempfang besetzen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Aussteller empfangen
2 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Freie Spieltische betreuen
3 Personen
Spielregeln erläutern
2 Personen
Wettkampfteilnehmer anmelden
2 Personen
Ersten Wettkampf begleiten
2 Personen
Zweites Spiel betreuen
2 Personen
Finalen betreuen
2 Personen
Ergebnisse erfassen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
Mülleimer leeren
2 Personen
Spielorte zwischendurch aufräumen
2 Personen
Ausrüstung zwischendurch prüfen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Gaming-Geräte ausschalten
3 Personen
Konsolen und Computer einpacken
3 Personen
Bildschirme abkoppeln und verpacken
3 Personen
Wettkampfmaterial sammeln
2 Personen
Standmaterial sammeln
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Teilnehmer über die Ergebnisse informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
Hohe StehtischeAnz. 6
Anmeldetisch
BarhockerAnz. 12

Ausstattung

SpielkonsolenAnz. 8
Gaming-ComputerAnz. 6
Gaming-MonitoreAnz. 14
FernseherAnz. 4
GamecontrollerAnz. 24
Gaming-MäuseAnz. 6
Gaming-TastaturenAnz. 6
Gaming-HeadsetsAnz. 12
WebcamsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 16
DisplayPort-KabelAnz. 8
Controller-LadestationenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 18
VerlängerungskabelAnz. 14
Netzwerk-SwitchesAnz. 3
NetzwerkkabelAnz. 24
WLAN-RouterAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Präsentationsbildschirm
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 4
KabelkanäleAnz. 12
USB-LadegeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
SteckdosenprüferAnz. 2

Sportmaterial

WettkampfuhrAnz. 4
AnzeigetafelnAnz. 4
PreiseAnz. 12
MedaillenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 16

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4

Dekoration

Banner für die Games-MesseAnz. 6
WegweiserAnz. 12
StandbeschilderungAnz. 24
TischdeckenAnz. 24
Dekorative SpielposterAnz. 20
ArmbänderAnz. 200
NamensaufkleberAnz. 200
StifteAnz. 12
PinnwändeAnz. 4
TischdekorationAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichtstreifenAnz. 10
LED-BaustrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
BesenAnz. 2
MülleimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
HanddesinfektionsmittelAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2
PapierhandtuchspenderAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Messeaufteilung und Standplan früh fest: Standbetreiber brauchen ihre Platzinformationen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung, damit Tische, Strom und Technik passend eingeplant werden können.
Bestätige Wettbewerbsanmeldungen und das Preisschema mindestens 3 Tage vorher. So kannst du Preise und Medaillen passend einkaufen und die Turnierabläufe am Veranstaltungstag ausdrucken.
Prüfe Konsolen, Gaming-Computer, Monitore, Controller und Headsets 1 bis 2 Tage vor dem Aufbau. Teste dabei auch HDMI- und DisplayPort-Kabel, Netzwerkswitches, Netzwerkkabel und WLAN-Router.
Plane für jede Technikstation eine Strom- und Kabelführung ein. Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kabelkanäle sollten vor dem Aufstellen der Tische bereitliegen, damit keine Kabel quer durch Laufwege führen.
Kühle das Catering erst am Veranstaltungstag oder höchstens am Vorabend ein und bringe es getrennt von der Technik zum Veranstaltungsort. Öffne die Location früh genug, um Fluchtwege freizuhalten, Tische aufzustellen und Konsolen vor dem Einlass anzuschließen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Game-Messe organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Messeaufteilung und der Ansprache von Standbetreibern. Anmeldungen, Wettbewerbe und Technik sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin konkret geplant sein.
Was braucht man für eine Game-Messe?: Du brauchst unter anderem Tische, Stühle, Anmeldemobiliar, Spielkonsolen, Gaming-Computer, Monitore, Fernseher, Controller, Headsets sowie HDMI- und DisplayPort-Kabel. Für mehrere Stationen kommen Netzwerkswitches, Netzwerkkabel, WLAN, Verlängerungskabel und Kabelkanäle hinzu.
Wann sollte man die Standplätze bei einer Game-Messe verschicken?: Verschicke den Standplan mindestens 7 Tage vor der Messe. Bei vielen Ständen oder unterschiedlichen Technik- und Stromanforderungen sind 10 bis 14 Tage Vorlauf sinnvoll.
Wann sollte die Technik für eine Game-Messe geprüft werden?: Prüfe und verkabele die gesamte Ausrüstung 1 bis 2 Tage vor der Veranstaltung. Schließe die Spielkonsolen am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass an und teste Bild, Ton, Netzwerk und Controller.

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