Galadiner organiseren: checklist voor een verzorgd diner

Een galadiner organiseren vraagt meer dan een mooi menu en gedekte tafels. Je legt eerst de datum, zaal en gastenlimiet vast en werkt daarna toe naar uitnodigingen, dieetwensen, tafelschikking en drukwerk. Ondertussen moeten cateringhoeveelheden, servies, glazen, koeling en dranken op elkaar aansluiten. Deze checklist bevat 77 taken en 56 spullen, zodat je ziet wat je wanneer regelt en welke details vaak pas op het laatste moment opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en gastenlimiet vastleggen
2 personen
Zaal reserveren
Dinerconcept bepalen
2 personen
Menu samenstellen
2 personen
Leveranciers selecteren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Tafelschikking opstellen
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Menukaarten ontwerpen
Decoratieplan maken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Servies aantallen controleren
Drankenlijst samenstellen
Definitieve gastenlijst maken
Dieetwensen aan keuken doorgeven
Naamkaartjes printen
Menukaarten printen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken ophalen
2 personen
Houdbare voorraad controleren
2 personen
Koelruimte inrichten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Sausen en dressings maken
2 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Servies en glaswerk controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
Borden en bestek plaatsen
4 personen
Glazen klaarzetten
3 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
Licht en kaarsen opstellen
2 personen
Keukenwerkplekken inrichten
3 personen
Ingrediënten portioneren
3 personen
Warme gerechten voorbereiden
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Briefing bediening geven
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Gasten naar tafel begeleiden
2 personen
Amuse serveren
4 personen
Voorgerecht serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Tafels tussendoor afruimen
4 personen
Hoofdgerecht uitserveren
5 personen
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Dessert serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Kaasplank aanvullen
2 personen
Garderobe bijhouden
Toiletten tussentijds controleren
Laatste drankronde serveren
3 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies voorsorteren
3 personen
Keuken schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Glaswerk reinigen
3 personen
Vloer en zaal schoonmaken
3 personen
Overgebleven voorraad inpakken
2 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
Eindcontrole van de zaal
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde dinertafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 75
Voorgerechtbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 150
Champagneglazenaantal 75
Koffielepelsaantal 80
Dinerbesteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveertraysaantal 8

Keuken

Koksmesaantal 4
Snijplankenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Bakken met dekselsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Pannenaantal 8
Ovenschalenaantal 8
Keukentangenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Keukenschortenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Stoffen servettenaantal 80
Kandelaarsaantal 16
Ledkaarsenaantal 32
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 70
Tafelnummersaantal 8
Welkomstbord
Fotolijstjesaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de gastenlimiet vast vóór je de zaal en catering boekt. Het aantal gasten bepaalt niet alleen het menu, maar ook het aantal ronde dinertafels, stoelen, serviesdelen en glazen.
Vraag dieetwensen al bij de aanmelding uit en geef de definitieve lijst tijdig aan de keuken door. Controleer daarna of speciale gerechten, serveerschalen en opscheplepels apart herkenbaar zijn.
Maak de tafelschikking pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Print naamkaartjes en menukaarten niet eerder dan nodig, zodat wijzigingen in namen of het menu niet tot dubbel werk leiden.
Tel servies en glaswerk per gang en per gast, niet alleen per tafel. Voor een diner met meerdere gangen heb je naast dinerborden ook voorgerechtborden, dessertborden, waterglazen, wijnglazen en eventueel champagneglazen nodig.
Plan de laatste boodschappen in twee momenten: houdbare voorraad en dranken eerder, verse producten zo laat mogelijk. Richt de koelruimte vooraf in en controleer of warmhoudbakken, pannen en serveertrays op tijd beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een galadiner organiseren en beginnen met plannen?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, gastenlimiet, zaal en dinerconcept. Reserveer leveranciers daarna zo snel mogelijk, omdat menu, catering en zaalindeling van elkaar afhangen.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een galadiner?: Reken minimaal één exemplaar per gast per gang en tel extra voor breuk, vuil servies en onverwachte gasten. Bij drie gangen betekent dat bijvoorbeeld dinerborden, voorgerechtborden en dessertborden voor alle aangemelde gasten, plus een reserve van ongeveer 10 procent.
Wanneer vraag ik dieetwensen voor een galadiner uit?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging of aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 1 tot 2 weken voor het diner. Geef de definitieve lijst daarna aan de keuken door, zodat speciale porties en allergieën verwerkt kunnen worden.
Wanneer doe ik de boodschappen voor een galadiner?: Controleer houdbare producten en haal dranken enkele dagen vooraf op. Koop verse producten bij voorkeur 1 dag vooraf of op de dag zelf en richt de koelruimte in voordat de eerste bereidingen beginnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.