Galadinner organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Galadinner steht und fällt mit dem Ablauf zwischen Einladung, Küche und gedecktem Tisch. Plane zuerst Termin, Saal und Dinnerkonzept, danach Menü, Lieferanten und Gästeliste. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Zu- und Absagen sowie Ernährungswünsche erfasst sein, damit Mengen, Sitzordnung und Küche zusammenpassen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Drucksachen, Getränke, Kühlung und die genaue Ausstattung für jeden Platz.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Gästelimit festlegen
2 Personen
Saal reservieren
Dinnerkonzept festlegen
2 Personen
Menü zusammenstellen
2 Personen
Lieferanten auswählen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen erfassen
Ernährungswünsche erfassen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Namensschilder entwerfen
Speisekarten entwerfen
Dekorationsplan erstellen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Geschirranzahl überprüfen
Getränkeliste zusammenstellen
Endgültige Gästeliste erstellen
Diätwünsche an die Küche weitergeben
Namensschilder drucken
Menükarten drucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke abholen
2 Personen
Vorräte mit langer Haltbarkeit prüfen
2 Personen
Kühlbereich einrichten
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
Saucen und Dressings zubereiten
2 Personen
Desserts vorbereiten
3 Personen
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Tischwäsche anbringen
3 Personen
Teller und Besteck eindecken
4 Personen
Gläser bereitstellen
3 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Menükarten aufstellen
2 Personen
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
Licht und Kerzen aufstellen
2 Personen
Küchenarbeitsplätze einrichten
3 Personen
Zutaten portionieren
3 Personen
Warme Gerichte vorbereiten
4 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Einweisung für das Servicepersonal geben
2 Personen
Event
Gäste empfangen
4 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Gäste zum Tisch begleiten
2 Personen
Amuse-Bouche servieren
4 Personen
Vorspeise servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Tische zwischendurch abräumen
4 Personen
Hauptgang servieren
5 Personen
Diätgerichte servieren
2 Personen
Tische abräumen
4 Personen
Dessert servieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Käseplatte auffüllen
2 Personen
Garderobe betreuen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Letzte Getränkerunde servieren
3 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr vorsortieren
3 Personen
Küche reinigen
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Glaswaren reinigen
3 Personen
Boden und Saal reinigen
3 Personen
Restbestand einpacken
2 Personen
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Unbenutzte Einkäufe verstauen
2 Personen
Endkontrolle des Saals
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Runde EsstischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- Empfangstisch
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 75
- VorspeisentellerAnz. 75
- DesserttellerAnz. 75
- SuppenschalenAnz. 75
- KaffeetassenAnz. 75
- WassergläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 150
- ChampagnergläserAnz. 75
- KaffeelöffelAnz. 80
- Abendbesteck-SetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KochmesserAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- Behälter mit DeckelnAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- PfannenAnz. 8
- AuflaufformenAnz. 8
- KüchenzangenAnz. 6
- OfenhandschuheAnz. 4
- KüchenschürzenAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- InduktionskochplattenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- TischläuferAnz. 8
- StoffserviettenAnz. 80
- KerzenständerAnz. 16
- StumpenkerzenAnz. 32
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschilderAnz. 70
- SpeisekartenAnz. 70
- TischnummernAnz. 8
- Willkommensschild
- FotorahmenAnz. 8
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 2
- Staubsauger
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die endgültige Gästezahl nicht erst am Veranstaltungstag fest. Schließe die Rückmeldungen etwa 14 Tage vorher ab und übermittle der Küche danach alle Allergien und Ernährungswünsche gesammelt.
- Plane Geschirr und Gläser pro Gang, nicht nur pro Person. Für ein mehrgängiges Menü brauchst du zusätzlich zu Dinner-Tellern auch Vorspeisen- und Dessertteller sowie passende Gläser für Wasser, Wein und Champagner.
- Erstelle die Tischordnung erst, wenn die Gästeliste stabil ist. Drucke Namensschilder und Menükarten frühestens wenige Tage vor dem Dinner, damit kurzfristige Änderungen nicht zu unnötiger Nacharbeit führen.
- Teile den Einkauf nach Haltbarkeit auf: Vorräte mit langer Haltbarkeit zuerst prüfen, frische Produkte später abholen und Getränke separat organisieren. Richte den Kühlbereich vor der Anlieferung ein, damit empfindliche Waren sofort verstaut werden können.
- Vergiss den Serviceweg nicht: Neben den runden Esstischen und Stühlen brauchst du Platz für Buffetische, Empfangstisch und Garderobenständer. Prüfe außerdem, ob Serviertabletts, Warmhaltebehälter, Küchenzangen und Ofenhandschuhe gleichzeitig verfügbar sind.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Galadinner planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal und Dinnerkonzept. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit die Rückmeldungen rechtzeitig eingehen.
- Wann muss die endgültige Gästeliste für ein Galadinner feststehen?
- Setze eine verbindliche Rückmeldefrist etwa 14 Tage vor dem Dinner. Danach kannst du Cateringmengen, Tischordnung, Namensschilder und Ernährungswünsche zuverlässig finalisieren.
- Wie viele Gläser und Teller braucht man pro Gast bei einem Galadinner?
- Plane mindestens einen Dinner-Teller, einen Vorspeisenteller und einen Dessertteller pro Person ein, sofern nicht zwischendurch abgeräumt wird. Bei Getränken rechne mit einem Wasserglas sowie den benötigten Wein- und Champagnergläsern pro Platz.
- Wann sollte man Getränke und frische Lebensmittel für ein Galadinner besorgen?
- Getränke und haltbare Vorräte kannst du 3 bis 7 Tage vorher abholen und kontrollieren. Frische Produkte sollten möglichst am Veranstaltungstag oder am Vortag eintreffen; der Kühlbereich sollte vorher eingerichtet sein.
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