Galabal organiseren: checklist en planning

Een galabal vraagt om meer dan een mooie zaal en nette kleding. Je regelt tegelijk de capaciteit, uitnodigingen, tafelschikking, catering, muziek, verlichting en veiligheid. Begin met datum en locatie, zodat je daarna bezoekersaantallen en leveranciers kunt vastleggen. Werk vervolgens toe naar een definitieve bezoekerslijst, dieetdoorgeving en een draaiklaar programma. Deze checklist helpt je de 87 taken in een logische volgorde af te werken en controleert ook de 63 spullen die op de avond nodig zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Reservering schriftelijk bevestigen
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Dansvloerindeling bepalen
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Catering reserveren
Drankenlijst opstellen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Geluidsset reserveren
Verlichting reserveren
Fotograaf bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Bezoekerslijst bijwerken
Dieetwensen aan cateraar doorgeven
Programmabord afdrukken
Naamkaartjes afdrukken
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Cadeautafels voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Vloer en zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels plaatsen
3 personen
Geluidsset opbouwen
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Lichtjes testen
2 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Buffet opmaken
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken klaarzetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Teambriefing geven
3 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Aperitief serveren
4 personen
Openingsmoment begeleiden
2 personen
Muziekprogramma starten
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
5 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dansvloer vrijhouden
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Laatste dansronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Garderobe uitgifte afronden
2 personen
Muziek afsluiten
2 personen

Nazorg

Resterende drank opruimen
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Buffet afruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsset afbouwen
2 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten verwerken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Locatie opleveren
2 personen
Facturen en bonnen verzamelen
Foto's aan deelnemers sturen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 10
Ronde tafelsaantal 8
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Garderobehangersaantal 120
Krukkenaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 110
Dessertbordenaantal 110
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Servettenringenaantal 110
Tafelversieringenaantal 18
Kunstbloemstukkenaantal 18
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Naamkaartjesaantal 110
Programma-bordenaantal 4
Tafelnummersaantal 18

Apparatuur

Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Laptopstandaard
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Verlichting

Lichtslangenaantal 8
LED-spotsaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenhanddoekenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie schriftelijk vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer daarbij capaciteit, dansvloer, garderobe, nooduitgangen en de ruimte voor rechthoekige of ronde tafels.
Sluit aanmeldingen enkele weken voor het galabal, zodat je tijd hebt om de bezoekerslijst, tafelschikking, naamkaartjes en dieetwensen af te ronden. Geef dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór het diner aan de cateraar door.
Plan muziek, geluidsset en verlichting als één geheel. Test vóór opening de microfoon, het programma en de zichtbaarheid van het programmabord; dit voorkomt zoeken tijdens toespraken of officiële momenten.
Tel servies en glazen per gast en voeg een reserve toe. Voor een diner heb je naast dinerborden ook dessertborden, bestek, waterglazen, wijnglazen en eventueel champagneglazen nodig.
Bevestig alle leveringen en vrijwilligers uiterlijk in de laatste week. Wijs daarnaast iemand aan voor nooduitgangen, garderobe en contact met fotograaf, catering en leveranciers tijdens de avond.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een galabal organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en capaciteit. Plan de uitnodigingen daarna zo dat je minimaal 2 weken vóór het galabal de aanmeldingen kunt sluiten en de aantallen kunt doorgeven.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een galabal checklist af te werken?: Reken op 8 tot 12 weken voorbereiding voor locatie, uitnodigingen, catering, muziek en decoratie. Reserveer in de laatste week minstens 2 uur voor leveringen, bezoekerslijst, naamkaartjes, tafelschikking en veiligheidscontrole.
Wanneer geef ik dieetwensen door aan de cateraar?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en controleer ze opnieuw zodra de inschrijving sluit. Geef het definitieve overzicht uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór het galabal aan de cateraar.
Hoeveel servies en glazen heb ik nodig voor een galabal?: Neem per gast minimaal één dinerbord, één dessertbord, bestek en een waterglas. Voor een diner met wijn en een feestelijk ontvangst heb je daarnaast per gast een wijnglas en eventueel een champagneglas nodig; houd 10% reserve aan voor breuk of extra gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.