Galaabend organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Galaabend braucht mehr als festlich gedeckte Tische. Von der schriftlich bestätigten Reservierung über Anmeldungen und Ernährungswünsche bis zu Musik, Licht und Sicherheitsanweisungen müssen viele Details zusammenpassen. Plane zuerst Ort, Kapazität und Ablauf, danach Catering, Technik und Sitzordnung. In den letzten Tagen zählen aktualisierte Besucherliste, Namensschilder, Liefertermine und die Weitergabe der Diätwünsche. Diese Checkliste bündelt 87 Aufgaben und 63 benötigte Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Reservierung schriftlich bestätigen
Besucherkapazität festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Tanzflächenaufteilung festlegen
2 Personen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Catering reservieren
Getränkeliste erstellen
Bedarf erfassen
2 Personen
Soundanlage reservieren
Beleuchtung reservieren
Fotograf bestätigen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Besucherliste aktualisieren
Diätwünsche an den Caterer weitergeben
Programmtafel drucken
Namensschilder drucken
Lieferungen bestätigen
Einkaufen gehen
3 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Geschenktische vorbereiten
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Boden und Saal kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffet-Tische aufstellen
3 Personen
Soundsystem aufbauen
2 Personen
Beleuchtung installieren
2 Personen
Soundcheck durchführen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Fotowand aufbauen
2 Personen
Lichter testen
2 Personen
Geschirr bereitstellen
3 Personen
Buffet herrichten
4 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke bereitstellen
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Teambriefing geben
3 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Aperitif servieren
4 Personen
Eröffnungsakt begleiten
2 Personen
Musikprogramm starten
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet servieren
5 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Tanzfläche freihalten
2 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Die letzte Tanzrunde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen
Garderobeausgabe abschließen
2 Personen
Musik abschalten
2 Personen

Nachbereitung

Übrig gebliebene Getränke aufräumen
3 Personen
Geschirr sammeln
4 Personen
Buffet abräumen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Soundsystem abbauen
2 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Rechnungen und Belege sammeln
Fotos an Teilnehmer senden
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 10
Runde TischeAnz. 8
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
GarderobenbügelAnz. 120
HockerAnz. 12

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 110
DesserttellerAnz. 110
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
ChampagnergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
ServiettenringeAnz. 110
TischdekorationenAnz. 18
KunstblumenarrangementsAnz. 18
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 150
GirlandenAnz. 12
Fotowand
FotopropsAnz. 20
NamensschilderAnz. 110
ProgrammtafelnAnz. 4
TischnummernAnz. 18

Ausstattung

Soundanlage
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
Laptopständer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Beleuchtung

LichtschläucheAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchentücherAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Kapazität und Sitzordnung erst fest, wenn die Anmeldungen belastbar sind. Aktualisiere die Besucherliste mindestens einmal pro Woche und noch einmal 48 Stunden vor dem Galaabend.
Gib Ernährungs- und Diätwünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung an das Catering weiter. So können Sonderportionen eingeplant werden, statt am Abend improvisieren zu müssen.
Bestätige Soundanlage, Beleuchtung und Fotograf mindestens 14 Tage vorher schriftlich. Prüfe zusätzlich, ob Aufbauzeiten, Stromanschlüsse und Ansprechpartner geklärt sind.
Plane pro Gast einen Sitzplatz, ein Dinner-Teller, ein Dessertteller, ein Wasserglas und die passenden Besteckteile ein. Für den Service brauchst du außerdem Servierschalen, Servierlöffel und Servierzangen.
Kontrolliere die Notausgänge vor Einlass und teile Freiwillige mit klaren Aufgaben ein. Programmtafel und Namensschilder sollten spätestens am Vortag gedruckt und die Lieferungen bestätigt sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Galaabend organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Kapazität und Einladungen. Catering, Technik und Fotograf sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin reserviert sein.
Wie viele Getränke braucht man für einen Galaabend?: Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Wasser sollte während des gesamten Abends verfügbar sein; die genaue Menge hängt von Dauer, Menü und Ausschank ab.
Wann muss die Sitzordnung für einen Galaabend fertig sein?: Erstelle einen ersten Entwurf, sobald die Anmeldungen geöffnet sind, und finalisiere ihn 3 bis 5 Tage vor dem Galaabend. Namensschilder und Tischplan lassen sich dann ohne kurzfristige Änderungen drucken.
Wann muss man Diätwünsche an das Catering melden?: Sammle die Angaben bis zum Anmeldeschluss und leite sie spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung an den Caterer weiter. Prüfe am Vortag, ob alle Sonderwünsche auf der finalen Besucherliste vermerkt sind.

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