Zo organiseer je een fotowandeling

Een fotowandeling staat of valt met de route: deelnemers moeten weten waar ze starten, waar ze kunnen rusten en hoe lang ze onderweg zijn. Begin daarom met een proefwandeling en fotografeer lastige kruisingen, smalle paden en geschikte fotoplekken vooraf. Regel daarna de start- en eindlocatie, werk een fotografieopdracht uit en verzamel dieetwensen. Op de dag zelf draait het om een korte briefing, gecontroleerd materiaal en duidelijke routekaarten, zodat je niet tijdens het lopen nog accu’s, opdrachten of deelnemers hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en rustpunten bepalen
2 personen
2
Route vooraf fotograferen
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Eindlocatie reserveren
5
Fotografieopdracht uitwerken
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Weersverwachting controleren
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Routekaarten printen
12
Naambadges voorbereiden
13
Fotografieopdrachten printen
14
Cateringboodschappen doen
2 personen
15
Fotomateriaal controleren
2 personen
16
Accu's opladen
17
Materialen klaarzetten
2 personen
18
Startpunt opbouwen
3 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Routebordjes plaatsen
2 personen

Event

22
Deelnemers registreren
3 personen
23
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
24
Veiligheidsinstructies geven
25
Fotografieopdracht toelichten
26
Groep begeleiden
3 personen
27
Rustpunt klaarzetten
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Groepsfoto maken
2 personen
31
Avondroute begeleiden
3 personen
32
Verlichting controleren
2 personen
33
Warme dranken serveren
2 personen
34
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

35
Routebordjes verwijderen
2 personen
36
Materialen verzamelen
3 personen
37
Afval sorteren
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Fotomateriaal laten drogen
41
Accu's opnieuw opladen
42
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
43
Deelnemersfoto's verzamelen
44
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 4

Apparatuur

Spiegelreflexcamera'saantal 2
Reserveobjectievenaantal 3
Statiefaantal 2
Geheugenkaartenaantal 8
Acculadersaantal 4
Reserveaccu'saantal 8
Powerbanksaantal 6
USB-kabelsaantal 8
Reflectieschermenaantal 2
Waterdichte cameratasaantal 3
Draagbare speaker
Megafon

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 6
Hoofdlampenaantal 8

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 8
EHBO-set
Zaklampenaantal 4

Catering

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Serveertraysaantal 4
Broodmandenaantal 3
Boodschappen

Decoratie

Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Routebordjesaantal 12
Pijlenstickersaantal 24
Krijtbordaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Emmersaantal 2

Overig

Routekaartenaantal 40
Fotografieopdrachtenaantal 40
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 20
Ducttapeaantal 3
Tie-wrapsaantal 50
Paraplu'saantal 6

Tips

Plan minstens één rustpunt per 60 tot 90 minuten en geef op de routekaart aan waar deelnemers water, zitplaatsen of een toilet kunnen vinden. Een wandeling zonder vaste pauzemomenten loopt snel uit.
Loop de volledige route vooraf met camera en telefoon. Noteer plekken waar routebordjes nodig zijn en maak foto’s van herkenningspunten; alleen een adres van het startpunt is meestal niet genoeg.
Werk de fotografieopdracht uit in 3 tot 5 korte opdrachten en print voor iedere deelnemer een exemplaar. Leg per opdracht vast hoeveel tijd of foto’s je verwacht, zodat de groep niet uiteenvalt.
Controleer fotomateriaal uiterlijk de avond ervoor: laad camera- en reserveaccu’s op, plaats lege geheugenkaarten en neem minimaal één reservekaart per camera mee. Stop kwetsbare apparatuur in een waterdichte cameratas.
Stuur deelnemersinformatie 2 tot 3 dagen vooraf met starttijd, routeafstand, kledingadvies en een telefoonnummer voor onderweg. Zet op de wandeldag een registratiepunt klaar en geef veiligheidsinstructies vóór de eerste foto.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een fotowandeling?: Reken voor een fotowandeling op 2 tot 3 uur, inclusief één of twee rustpunten. Plan daarnaast 15 tot 30 minuten voor registratie, een welkomstdrankje en de uitleg van de fotografieopdracht.
Wanneer moet ik een fotowandeling organiseren?: Leg de route en start- en eindlocatie minimaal 3 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen 2 weken voor de wandeling en controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur van tevoren.
Hoeveel camera-apparatuur heb ik nodig voor een fotowandeling?: Voor iedere deelnemer die zelf fotografeert heb je een camera en een lege geheugenkaart nodig. Neem per 4 tot 6 deelnemers minstens één reserveaccu, extra geheugenkaart en powerbank mee; controleer alles de avond ervoor.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een fotowandeling?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over doorgaan, inkorten of verplaatsen. Informeer deelnemers direct en bescherm camera’s met een waterdichte cameratas; bij schemer of slecht zicht zijn reflecterende hesjes en zaklampen nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.