Checklist voor een fototentoonstelling organiseren

Een fototentoonstelling organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen foto’s ophangen. Je moet de ruimte opmeten, de wandindeling maken en op tijd beslissen welke beelden worden afgedrukt en ingelijst. Ook uitnodigingen, aanmeldingen, catering en techniek lopen naast elkaar. Deze checklist geeft je houvast in de volgorde: van locatie en selectie tot transport, inrichting en de laatste controle voor de opening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Expositieruimte inmeten
2 personen
Fotografen bevestigen
Foto’s selecteren
3 personen
Foto’s digitaal controleren
2 personen
Foto’s laten afdrukken
Lijsten en passe-partouts bestellen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Programma afdrukken
Bordjes voor foto’s maken
2 personen
Foto’s inlijsten
3 personen
Wandindeling uitwerken
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Fotowerken naar locatie brengen
3 personen
Ruimte ventileren
Meubilair plaatsen
3 personen
Expositiewanden opstellen
3 personen
Fotowerken ophangen
4 personen
Bijschriften plaatsen
2 personen
Verlichting richten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
Garderobe inrichten
2 personen
Routebordjes ophangen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Fotografen introduceren
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Fotowerken toelichten
2 personen
Bezoekers begeleiden
2 personen
Toiletten controleren
Afval tussentijds verwijderen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Fotowerken veilig verpakken
3 personen
Meubilair afbreken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Fotowerken retourneren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositiewandenaantal 8
Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 6
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Laptop
Presentatiescherm
Kaartlezer
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 8

Decoratie

Fotolijstenaantal 40
Passe-partoutsaantal 40
Fotoprintsaantal 40
Fotobijschriftenaantal 40
Ophanghakenaantal 80
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Routebordjesaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Batterijlampenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Meet de expositieruimte vóór je foto’s laat afdrukken. Noteer per wand de breedte, hoogte, deuren, ramen en beschikbare ophangpunten; zo voorkom je dat lijsten of passe-partouts niet in je wandindeling passen.
Plan een vaste deadline voor de definitieve fotoselectie en controleer digitale bestanden vóór het afdrukken. Controleer minimaal resolutie, uitsnede, kleur en bestandsformaat, zodat je geen prints opnieuw hoeft te bestellen.
Maak de wandindeling op schaal en nummer iedere foto, lijst en bijschrift. Leg ophanghaken, fotobijschriften en routebordjes vooraf per zone klaar; dat bespaart tijd wanneer de fotowerken op locatie aankomen.
Test laptop, presentatiescherm, LED-spots, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de opening. Houd kabelgoten bij de hand en test de volledige presentatie op de plek waar bezoekers die zien, niet alleen aan een bureau.
Regel catering pas nadat het aantal aanmeldingen en dieetwensen bekend is, maar bestel servies en gekoelde opslag op tijd. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, glazen en serveerbladen zo neer dat de ontvangst geen doorgang naar de foto’s blokkeert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fototentoonstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie, bevestig de fotografen en maak daarna de selectie, zodat je nog tijd hebt voor afdrukken, lijsten, uitnodigingen en eventuele correcties.
Hoeveel foto’s passen er in een expositieruimte?: Dat hangt af van de wandlengte en het formaat van de lijsten, maar houd per fotowerk meestal 20 tot 40 centimeter vrije ruimte aan. Meet de wanden en maak een indeling op schaal voordat je prints of passe-partouts bestelt.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een fototentoonstelling versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de opening. Geef genodigden minimaal 10 dagen om zich aan te melden, zodat je aantallen, dieetwensen en catering tijdig kunt verwerken.
Wanneer hang je foto’s op bij een tentoonstelling?: Breng de fotowerken bij voorkeur 1 dag voor de opening naar de locatie en richt de ruimte daarna in. Reserveer op de dag zelf nog minstens 2 uur voor ophangen, bijschriften, verlichting, techniek en een volledige controle van de bezoekersroute.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.