Checkliste für eine Fotoausstellung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Miss den Raum vor der Bestellung von Rahmen und Ausstellungswänden aus. Notiere Wandlängen, Durchgänge, Steckdosen und die verfügbare Höhe, damit die Bildaufteilung später nicht neu geplant werden muss.
• Bestätige Fotografen und Bildauswahl frühzeitig und prüfe die digitalen Dateien vor dem Druck. Plane mindestens 2 bis 3 Wochen für Fotoprints, Rahmen und Passepartouts ein, damit fehlerhafte Abzüge noch ersetzt werden können.
• Verschicke Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Ausstellung und bearbeite Anmeldungen fortlaufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin, bevor du das Catering bestellst.
• Teste Laptop, Präsentationsbildschirm, Kartenlesegerät und LED-Spots mindestens 2 Tage vorher am tatsächlichen Aufbauort. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und Kabelkanäle, statt fehlende Anschlüsse erst während des Aufbaus zu bemerken.
• Bringe die Fotowerke erst zum Veranstaltungsort, wenn Raum, Mobiliar und Ausstellungswände bereitstehen. Plane für Aufhängen, Ausrichten und das Anbringen aller Bildunterschriften mindestens 3 bis 4 Stunden ein; gekühltes Catering bleibt bis zur Ausgabe in Kühlboxen oder im Kühlschrank.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fotoausstellung planen?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Fotografen, Bildauswahl, Druck, Rahmen, Einladungen und Catering ohne enge Überschneidungen organisieren.

Wann sollte man Fotos für eine Ausstellung drucken lassen?

Beauftrage den Druck etwa 2 bis 3 Wochen vor der Ausstellung, sobald die digitale Prüfung abgeschlossen ist. So bleibt Zeit für einen Nachdruck, falls Farbe, Format oder Auflösung nicht stimmen.

Wie lange dauert der Aufbau einer Fotoausstellung?

Für Mobiliar, Ausstellungswände, Fotowerke und Bildunterschriften solltest du mindestens 3 bis 4 Stunden einplanen. Bei vielen Bildern oder einer aufwendigen Wandaufteilung sind 5 bis 6 Stunden realistischer.

Wann muss man Einladungen und Catering für eine Fotoausstellung organisieren?

Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und sammle Rückmeldungen bis etwa 7 Tage vor dem Termin. Bestelle das Catering danach, damit Mengen und Ernährungswünsche möglichst genau berücksichtigt werden können.

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