Zo organiseer je een fotopuzzeltocht

Een fotopuzzeltocht staat of valt met een route die deelnemers binnen de beschikbare tijd kunnen lopen en opdrachten die buiten uitvoerbaar zijn. Begin daarom met de locatie en een proefronde, niet met het printen van de puzzels. Werk daarna de fotolocaties, scoreformulieren en teamindeling uit. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, complete teamsets en een herkenbaar start- en eindpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie reserveren
5
Diner reserveren
6
Route verkennen
2 personen
7
Fotolocaties selecteren
2 personen
8
Puzzelopdrachten uitwerken
2 personen
9
Route en opdrachten testen
3 personen
10
Teams indelen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Foto-opdrachten printen
13
Routekaarten printen
14
Scoreformulieren printen
15
Teamsets samenstellen
2 personen
16
Catering inkopen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
20
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
21
Start- en eindlocatie markeren
2 personen
22
Teamsets klaarleggen
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Teams en spelregels uitleggen
2 personen
25
Fotopuzzeltocht starten
2 personen
26
Teams onderweg ondersteunen
3 personen
27
Tussenstanden verwerken
2 personen
28
Finishende teams registreren
2 personen
29
Foto-inzendingen verzamelen
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Foto's en antwoorden beoordelen
3 personen
33
Diner uitserveren
3 personen
34
Winnaars bekendmaken
35
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen

Nazorg

36
Afval verzamelen
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Materialen inpakken
2 personen
40
Meubilair terugzetten
3 personen
41
Geleende materialen retourneren
42
Uitslag en foto's nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Ontvangsttafel
Tafelrokkenaantal 4

Spelmateriaal

Routekaartenaantal 12
Foto-opdrachtenaantal 12
Scoreformulierenaantal 15
Teamsetsaantal 12
Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Teamstickersaantal 50
Prijzenaantal 3
Pionnenaantal 12
Lintenaantal 20
Waterdichte enveloppenaantal 15

Apparatuur

Smartphonesaantal 12
Powerbanksaantal 12
Oplaadkabelsaantal 12
Printer
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Boodschappen

Servies

Drinkglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Tips

Plan de route op basis van een echte test: loop alle fotolocaties zelf en noteer de totale duur, inclusief tijd voor stoppen en fotograferen. Houd bij voorkeur 15 tot 20 minuten speling over voor verdwalen of een bezette plek.
Maak per team één complete set met routekaart, foto-opdrachten, scoreformulier, klembord, balpennen en teamstickers. Controleer elke set uiterlijk de avond ervoor; ontbrekende pennen of formulieren vallen pas op wanneer teams al vertrekken.
Zet opdrachten zo op papier dat deelnemers zonder extra uitleg weten wat ze moeten fotograferen en hoe de score wordt bepaald. Print routekaarten, foto-opdrachten en scoreformulieren vooraf en bewaar ze bij regen in waterdichte enveloppen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en reserveer het diner zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat. Koel dranken op tijd en reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon, plus water tijdens de route.
Maak start en finish zichtbaar met pionnen of linten en richt de ontvangsttafel minimaal 30 minuten voor aanvang in. Leg teamsets op teamnaam klaar, zodat uitleg geven en vertrekken niet onnodig door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een fotopuzzeltocht?: Reken voor de route zelf meestal op 1,5 tot 2,5 uur. Voeg 30 minuten toe voor ontvangst en uitleg en plan daarna nog 30 tot 45 minuten voor het inleveren van scores en de afsluiting.
Hoeveel foto-opdrachten heeft een fotopuzzeltocht nodig?: Voor een tocht van ongeveer 2 uur werken 8 tot 12 opdrachten meestal goed. Test elke opdracht vooraf en schrap opdrachten die langer dan 10 minuten duren of afhankelijk zijn van een plek die vaak bezet is.
Wanneer moet ik de route van een fotopuzzeltocht testen?: Test de route minstens 7 dagen vooraf en loop haar nog één keer na zodra de definitieve opdrachten klaar zijn. Controleer op beide momenten de looptijd, bereikbaarheid en zichtbaarheid van de fotolocaties.
Wanneer moet ik de teamsets voor een fotopuzzeltocht maken?: Stel de teamsets uiterlijk de avond ervoor samen en tel per team alle materialen na. Leg ze op de dag zelf minstens 30 minuten voor de ontvangst klaar bij de ontvangsttafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.