Zo organiseer je een fotolezing

Bij een fotolezing draait veel om de voorbereiding van beeld en geluid. Leg eerst datum, programma, spreker en zaal vast en werk daarna terug naar uitnodigingen, aanmeldingen en catering. Plan een apart moment om presentatiebestanden te ontvangen en de volledige technische opstelling te testen. Op de dag zelf verlopen registratie, ontvangst en de overgang naar koffie of catering soepel als je de zaal vooraf inricht en de taken verdeelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Spreker bevestigen
3
Locatie en zaal reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering bestellen
8
Techniek controleren
2 personen
9
Presentatiebestanden ontvangen
10
Programma en route delen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Deelnemerslijst afdrukken
14
Dranken koelen
2 personen
15
Zaal openen en ventileren
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Presentatietafel inrichten
2 personen
18
Projector en scherm plaatsen
2 personen
19
Laptop en presentatie aansluiten
2 personen
20
Microfoon en geluid testen
2 personen
21
Koffiepunt inrichten
2 personen
22
Catering klaarzetten
3 personen
23
Entree en registratie inrichten
2 personen

Event

24
Spreker ontvangen
25
Bezoekers registreren
3 personen
26
Koffie en thee serveren
2 personen
27
Lezing aankondigen
28
Presentatie begeleiden
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Pauzehapjes serveren
2 personen
31
Vragenronde begeleiden
32
Avondbuffet klaarzetten
3 personen
33
Avondbuffet serveren
3 personen
34
Informele fotobespreking begeleiden
2 personen
35
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Servies verzamelen
3 personen
37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
38
Zaal opruimen
4 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Zaal schoonmaken
2 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen
43
Presentatiebestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Presentatietafel
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Draadloze microfoon
Luidsprekeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Suikerkommenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 12
Programmaflyersaantal 60
Fotoprints voor expositieaantal 20
Fotolijstenaantal 20
Fotohoudersaantal 20

Verlichting

Tafellampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Sponzenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de presentatiebestanden uiterlijk 3 dagen vooraf op. Controleer ze op de gebruikte laptop en neem naast HDMI ook een passende adapter mee; beeldproblemen ontstaan vaak doordat dit pas bij binnenkomst wordt ontdekt.
Reserveer minstens 90 minuten voor de opbouw. Zet scherm, beamer, laptop, microfoon en luidspreker eerst neer en test daarna het volledige programma, inclusief kabels, stekkerdozen en verlengkabels.
Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de lezing af als je catering bestelt. Gebruik de definitieve deelnemerslijst om dieetwensen, naamkaartjes, stoelen en het aantal kopjes, glazen en borden te bepalen.
Richt registratie in bij de entree met de deelnemerslijst, naamkaartjes en pennen. Laat één persoon bezoekers registreren terwijl een tweede persoon de spreker ontvangt; zo blijft de ontvangst doorlopen als meerdere mensen tegelijk aankomen.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet koffie, water en catering pas klaar nadat de techniek is getest. Houd een vrije doorgang naar het koffiepunt en de presentatietafel, zodat bezoekers zich tijdens de pauze niet door de apparatuur hoeven te bewegen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fotolezing organiseren?: Leg datum, spreker en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de lezing af, zodat je catering en naamkaartjes definitief kunt maken.
Wanneer moet ik de presentatie van de spreker ontvangen?: Vraag de bestanden uiterlijk 3 dagen voor de fotolezing op. Test ze daarna op de laptop en projector die je op de locatie gebruikt, niet alleen op de computer van de spreker.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een fotolezing?: Plan minimaal 90 minuten voor zaal, registratie, catering en techniek. Reserveer daarnaast 15 tot 20 minuten voor een laatste microfoon- en beeldtest voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer zet ik koffie en catering klaar bij een fotolezing?: Zet koffie en catering ongeveer 20 tot 30 minuten voor de start klaar, nadat beamer, presentatie, microfoon en geluid zijn getest. Koel dranken enkele uren eerder, zodat ze bij ontvangst direct beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.