Checklist voor een goed georganiseerde fotografieworkshop

Een fotografieworkshop staat of valt met voorbereiding: deelnemers moeten weten waar ze moeten zijn, apparatuur moet werken en de oefeningen moeten passen bij de beschikbare ruimte. Begin met de locatie, het aanmeldformulier en de planning. Controleer daarna camera’s, lenzen, accu’s, geheugenkaarten en lichtapparatuur afzonderlijk. Plan op de dag zelf tijd voor registratie, fotostations, techniek en catering, zodat je niet tijdens de eerste oefening nog kabels of hand-outs hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Programma naar deelnemers sturen
Naamkaartjes voorbereiden
Camera-apparatuur controleren
2 personen
Fotolocaties verkennen
2 personen
Oefenopdrachten uitwerken
Boodschappen doen
2 personen
Hand-outs afdrukken
Geheugenkaarten formatteren
Accu's opladen
Bestanden en presentaties testen
Apparatuur inpakken
2 personen

Event

Toegang tot locatie regelen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
Fotostations opbouwen
3 personen
Projector en laptop testen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma en veiligheidsregels uitleggen
Camerabediening demonstreren
Fotografieopdracht begeleiden
3 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Portretopdracht begeleiden
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Fotobestanden importeren
2 personen
Bewerkingsdemo geven
Bewerkingsopdracht begeleiden
3 personen
Vragenronde en afsluiting verzorgen
Apparatuur innemen
3 personen

Nazorg

Apparatuur schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemersmateriaal versturen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Krukkenaantal 6
Kledingrek

Apparatuur

Digitale camera'saantal 6
Cameralenzenaantal 8
Statiefaantal 6
Flitsersaantal 4
LED-panelenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Reflectieschermenaantal 4
Laptopcomputersaantal 10
Projector
Projectiescherm
Geheugenkaartenaantal 12
Cameraaccu'saantal 12
Acculadersaantal 6
Kaartlezersaantal 6
Externe harde schijvenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 2
USB-kabelsaantal 10
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2

Servies

Koffiemokkenaantal 24
Drinkglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerbordenaantal 4
Schaaltjesaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 24
Tafelkledenaantal 6
Achtergronddoekenaantal 3
Kledinghangersaantal 20

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de fotolocaties vóór je het programma definitief maakt. Controleer per locatie het licht, de beschikbare ruimte, stroompunten en de tijd die deelnemers nodig hebben om te wisselen.
Laad alle cameraaccu’s uiterlijk de avond ervoor op en formatteer de geheugenkaarten pas nadat bestanden veilig zijn opgeslagen. Neem kaartlezers, USB-kabels en een externe harde schijf mee voor overdracht en back-up.
Test projector, laptop, projectiescherm en presentatie minimaal 24 uur vooraf met dezelfde HDMI-kabels en aansluitingen die je op de workshop gebruikt. Leg ook een verlengsnoer en stekkerdoos klaar.
Stuur programma en praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de workshop. Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit, zodat koffie, thee en catering niet op het laatste moment aangepast moeten worden.
Zet de registratietafel minstens 30 minuten voor aanvang klaar met naamkaartjes, deelnemerslijst en hand-outs. Bouw fotostations en lichtstatieven vóór binnenkomst op en plak kabels vast op looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fotografieworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, aanmeldingen en het programma. Plan de technische controle en het afdrukken van hand-outs uiterlijk 24 uur voor aanvang.
Hoeveel camera-apparatuur heb ik nodig voor een fotografieworkshop?: Reken op één camera per deelnemer als iedereen zelfstandig oefent. Voor een groep van 10 deelnemers heb je dus 10 camera’s nodig, plus per opstelling passende lenzen, geheugenkaarten en minimaal één opgeladen reserveaccu.
Wanneer moet ik accu's opladen en geheugenkaarten formatteren?: Laad alle cameraaccu’s uiterlijk de avond vóór de workshop op. Formatteer geheugenkaarten kort daarvoor, nadat je hebt gecontroleerd dat er geen eerdere bestanden meer op staan.
Hoe vroeg moet ik de locatie opbouwen voor een fotografieworkshop?: Reserveer minimaal 60 tot 90 minuten vóór de start voor tafels, stoelen, registratie, fotostations, projector en catering. Zo houd je nog tijd over voor een korte test van beeld, geluid en stroom.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.