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Fotografie-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Fotografie-Workshop steht und fällt mit funktionierender Technik und einem klaren Ablauf. Plane zuerst den Raum, die Anmeldung und das Programm; danach folgen Teilnehmerkommunikation, Übungen und Material. In den letzten Tagen prüfst du Kameras, Objektive, Speicherkarten, Akkus sowie Präsentationstechnik. Am Veranstaltungstag brauchst du Zeit für Aufbau, Registrierung und mehrere Fotostationen. Diese Checkliste deckt 47 Aufgaben und 46 benötigte Dinge ab, damit kurz vor Beginn nichts Wesentliches fehlt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Namensschilder vorbereiten

  • Kameraausrüstung überprüfen

    2 Personen

  • Fotospots erkunden

    2 Personen

  • Übungsaufgaben ausarbeiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Handouts drucken

  • Speicherkarten formatieren

  • Akkus aufladen

  • Dateien und Präsentationen testen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

Event

  • Zugang zur Location organisieren

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

  • Fotostationen aufbauen

    3 Personen

  • Projektor und Laptop testen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Programm und Sicherheitsregeln erklären

  • Kamerabedienung demonstrieren

  • Fotografieauftrag begleiten

    3 Personen

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Porträtauftrag begleiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Fotodateien importieren

    2 Personen

  • Bearbeitungsdemo geben

  • Bearbeitungsaufgabe betreuen

    3 Personen

  • Fragerunde und Abschluss moderieren

  • Ausrüstung einsammeln

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Teilnehmendenmaterial versenden

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • HockerAnz. 6
  • Kleiderständer

Ausstattung

  • DigitalkamerasAnz. 6
  • KameralinsenAnz. 8
  • StativAnz. 6
  • BlitzgeräteAnz. 4
  • LED-PanelsAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 4
  • ReflektorschirmeAnz. 4
  • Laptop-ComputerAnz. 10
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • SpeicherkartenAnz. 12
  • KameraakkusAnz. 12
  • AkkuladegeräteAnz. 6
  • KartenleserAnz. 6
  • Externe FestplattenAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • USB-KabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 2

Geschirr

  • KaffeebecherAnz. 24
  • TrinkgläserAnz. 30
  • TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • ServiertellerAnz. 4
  • SchälchenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierbesteckAnz. 6

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 24
  • TischdeckenAnz. 6
  • HintergrundtücherAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 20

Beleuchtung

  • BatterielaternenAnz. 4

Reinigung

  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort früh und kläre spätestens eine Woche vorher den Zugang, die Stellflächen und die Stromversorgung für Projektor, Laptop und Lichttechnik.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag ab: Erfasse Ernährungswünsche, bestätige die Teilnehmer und sende das Programm mindestens 3 Tage vorher.
  • Bereite die praktischen Übungen passend zu den Fotospots vor und drucke die Handouts mindestens 1 Tag vor dem Workshop, damit vor Ort keine Dateien oder Drucker fehlen.
  • Formatiere die Speicherkarten und lade alle Kameraakkus vollständig auf; lege zusätzlich Ladegeräte, Kartenleser und externe Festplatten für die Datensicherung bereit.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Fotostationen sowie den Test von Projektor, Laptop und Präsentation ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Fotografie-Workshop planen?
Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit der Location, dem Anmeldeformular und den Einladungen. Die Teilnehmerzahl sollte spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Was muss ich vor einem Fotografie-Workshop technisch prüfen?
Teste Kameras, Objektive, Blitzgeräte, LED-Panels, Stative und Präsentationstechnik spätestens am Vortag. Formatiere Speicherkarten und lade alle Akkus vollständig auf.
Wann soll ich das Programm an die Teilnehmer schicken?
Sende Programm, Zeitplan und praktische Hinweise mindestens 3 Tage vor dem Workshop. So können Teilnehmer ihre eigene Ausrüstung und passende Kleidung rechtzeitig vorbereiten.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Fotografie-Workshops?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Mobiliar, Registrierungstisch, Fotostationen und Techniktests. Wenn mehrere Lichtaufbauten oder Fotospots eingerichtet werden, plane zusätzlich 30 Minuten ein.

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