Zo organiseer je een foodtruckfestival

Een foodtruckfestival organiseren begint niet bij de menuborden, maar bij de locatie, vergunning en technische afspraken. Leg daarna het aantal foodtrucks, de stroomvoorziening en de bezoekersstroom vast, zodat je indeling op papier ook op het terrein werkt. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen op tijd en deel duidelijke informatie over parkeren, betalen en openingstijden. Op de dag zelf draait alles om een korte briefing, een gecontroleerd stroomplan en het goed ontvangen en positioneren van de trucks.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunning aanvragen
3
Elektriciteit afstemmen
4
Foodtrucks benaderen
2 personen
5
Foodtrucks selecteren
2 personen
6
Foodtruckafspraken vastleggen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Bezoekersinformatie publiceren
12
Plattegrond maken
13
Foodtruckindeling delen
14
Stroomplan maken
15
Weersverwachting controleren
16
Leveringen bevestigen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen controleren
2 personen
19
Vrijwilligers instrueren
2 personen
20
Draaiboek uitdelen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
23
Terrein afzetten
3 personen
24
Foodtrucks ontvangen
3 personen
25
Foodtrucks positioneren
4 personen
26
Stroom aansluiten
3 personen
27
Tenten opbouwen
4 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Afvalpunten plaatsen
2 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Menuborden plaatsen
2 personen
34
Looproutes markeren
2 personen
35
Servies klaarzetten
2 personen
36
Voorraad verdelen
2 personen
37
Geluid testen
2 personen
38
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
39
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
40
Kassa- en betaalpunten testen
2 personen
41
Foodtrucks laten proefdraaien
4 personen

Event

42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
43
Informatiepunt bemannen
2 personen
44
Foodtrucks ondersteunen
3 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Tafels schoonhouden
2 personen
50
Toiletten controleren
2 personen
51
Looproutes vrijhouden
2 personen
52
Rustige muziek afspelen
53
Verlichting inschakelen
54
Laatste bestellingen aankondigen
55
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

56
Foodtrucks laten vertrekken
3 personen
57
Restvoorraad verzamelen
2 personen
58
Stroom uitschakelen
2 personen
59
Afval verzamelen
4 personen
60
Terrein schoonmaken
4 personen
61
Tenten afbreken
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Versiering verwijderen
2 personen
64
Verlichting afbreken
3 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Materialen schoonmaken
2 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen bewaren
71
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 16
Baliesaantal 2
Parasolsaantal 6
Tafelkleeddenaantal 14
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkastenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stroomverdelersaantal 4
Kassabakkenaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Oplaadstekkersaantal 6
Batterijladersaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledspotsaantal 6
Werklampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Welkomstbord
Menubordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Stoepbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Drankdispensersaantal 3
IJsboxenaantal 4
Tangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Afwasteiltjesaantal 4
Waterkannenaantal 8
Maatlepelsaantal 4
Opbergbakkenaantal 20
Koelvakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24
Handvegersaantal 4
Handdesinfectiehoudersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4
Afwasteiltjesaantal 4
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Veiligheid

Dranghekkenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Informatie

Plattegrondenaantal 250
Programmaflyersaantal 300
Polsbandjesaantal 300
Pennenaantal 12
Clipboardsaantal 6
Naamstickersaantal 100
Contant geldbakjesaantal 4

Tips

Reserveer de locatie en vraag de vergunning vroeg aan: houd minimaal 8 tot 12 weken aan en controleer meteen of foodtrucks, versterkt geluid en partytenten zijn toegestaan.
Stem elektriciteit per foodtruck af voordat je de plattegrond maakt. Noteer het benodigde vermogen, leg verlengkabels en kabelhaspels veilig aan en laat kabels nooit over een looproute liggen.
Plan de indeling op basis van wachtrijen en aanrijroutes. Houd rond elke truck ruimte vrij voor bevoorrading en plaats menuborden en pijlborden zo dat bezoekers niet midden in de rij hoeven te keren.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en publiceer bezoekersinformatie daarna op één plek. Vermeld ook welke trucks pin accepteren en waar het koffie- en theepunt staat.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en geef vrijwilligers een briefing van maximaal 30 minuten. Deel het draaiboek uit, bevestig leveringen en wijs één persoon aan voor stroom, trucks en onverwachte vragen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een foodtruckfestival?: Reken voor een kleinschalig festival op ongeveer 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers. Bij 300 bezoekers kom je dus uit op 3 tot 4 trucks; kies verschillende keukens en controleer vooraf hun verwachte bereidingstijd.
Hoe lang van tevoren moet je een foodtruckfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en benadering van foodtrucks. Plan de indeling, bezoekersinformatie en vrijwilligersbriefing in de laatste 2 weken.
Hoeveel stroom heb je nodig voor een foodtruckfestival?: Dat verschilt per truck en apparatuur, dus vraag elke foodtruck vooraf om het benodigde vermogen en type aansluiting. Maak daarna één stroomplan en reserveer extra capaciteit voor verlichting, geluid en het koffie- en theepunt.
Wat moet je een week voor een foodtruckfestival regelen?: Bevestig 7 dagen vooraf de foodtrucks, leveringen, vrijwilligers en bezoekersinformatie. Controleer 48 uur vooraf opnieuw het weer, de materialen, de koeling en de bereikbaarheid van de opstelplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.