Organiser un festival de food trucks sans improviser

Un festival de food trucks se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par réserver le lieu et vérifier les autorisations avant de confirmer les camions, car leur nombre dépend de l’espace, de l’électricité et du public attendu. Ensuite, structurez les réservations, les besoins alimentaires et le plan d’installation. Les oublis les plus fréquents concernent les branchements, la signalétique, les horaires de livraison et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Demander une autorisation
3
Coordonner l’électricité
4
Contacter des food trucks
2 personnes
5
Sélectionner les food trucks
2 personnes
6
Fixer les accords avec le food truck
2 personnes
7
Faire les réservations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Publier les informations aux visiteurs
12
Créer le plan
13
Partager le plan des food trucks
14
Établir le plan électrique
15
Vérifier les prévisions météo
16
Confirmer les livraisons
17
Faire les courses
2 personnes
18
Vérifier le matériel
2 personnes
19
Briefer les bénévoles
2 personnes
20
Distribuer le déroulé
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Installer le point café et thé
2 personnes
23
Balisage du site
3 personnes
24
Accueillir les food trucks
3 personnes
25
Positionner les food trucks
4 personnes
26
Brancher l’électricité
3 personnes
27
Monter les tentes
4 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer les panneaux du menu
2 personnes
34
Balisage des parcours
2 personnes
35
Préparer la vaisselle
2 personnes
36
Répartir les stocks
2 personnes
37
Tester le son
2 personnes
38
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
39
Accueillir les bénévoles
2 personnes
40
Tester les caisses et points de paiement
2 personnes
41
Faire tourner les food trucks à vide
4 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Tenir le point d'information
2 personnes
44
Soutenir les food trucks
3 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Garder les tables propres
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
2 personnes
51
Dégager les voies de circulation
2 personnes
52
Diffuser une musique calme
53
Allumer l’éclairage
54
Annoncer les dernières commandes
55
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

56
Faire partir les foodtrucks
3 personnes
57
Rassembler le stock restant
2 personnes
58
Couper l’électricité
2 personnes
59
Rassembler les déchets
4 personnes
60
Nettoyer le site
4 personnes
61
Démonter les tentes
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Démonter l’éclairage
3 personnes
65
Faire la vaisselle
2 personnes
66
Nettoyer le matériel
2 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
70
Conserver les objets trouvés
71
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 8
Tabourets de barqté 16
Comptoirsqté 2
Parasolsqté 6
Nappesqté 14
Portants à vêtementsqté 2
Armoires de rangementqté 2

Équipement

Glacièresqté 6
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Répartiteurs électriquesqté 4
Tiroirs-caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Prises de rechargeqté 6
Chargeurs de batterieqté 4
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes de chantierqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneau d’accueil
Panneaux de menuqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Chevalets de trottoirqté 4
Marqueurs craieqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vin réutilisablesqté 40
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Distributeurs de boissonsqté 3
Bacs à glaceqté 4
Pincesqté 8
Carafesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Carafes d’eauqté 8
Cuillères doseusesqté 4
Bacs de rangementqté 20
Compartiments réfrigérésqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Balais à mainqté 4
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Porte-papier toiletteqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses

Sécurité

Barrières de fouleqté 12
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Passe-câblesqté 12
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Informations

Plansqté 250
Flyers du programmeqté 300
Braceletsqté 300
Stylosqté 12
Presse-papiersqté 6
Étiquettes nominativesqté 100
Bacs pour espècesqté 4

Conseils

Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date : réservez le lieu, demandez l’autorisation et contactez plusieurs food trucks avant de fixer les accords.
Faites un plan à l’échelle avec les emplacements des food trucks, des tables et des tentes. Prévoyez des passages assez larges pour les visiteurs et pour l’arrivée des véhicules.
Traitez l’électricité séparément pour chaque zone : listez les rallonges, multiprises et répartiteurs nécessaires, puis faites vérifier le plan avant l’installation.
Demandez les besoins alimentaires lors des inscriptions et publiez les informations aux visiteurs au moins 7 jours avant l’événement, notamment les options végétariennes ou sans allergènes.
La veille, confirmez les livraisons, vérifiez le matériel et refroidissez les boissons. Le jour même, accueillez les food trucks avant l’ouverture et briefez les bénévoles avec un déroulé horaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de food trucks ?: Prévoyez généralement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation, de confirmer les food trucks, de régler l’électricité et de communiquer les informations aux visiteurs.
Combien de food trucks faut-il prévoir pour un festival ?: Pour un premier repère, comptez environ 1 food truck pour 75 à 100 personnes, puis ajustez selon la durée et le type de repas. Répartissez les offres pour éviter que tous les camions servent la même chose.
Quand faut-il confirmer les food trucks ?: Confirmez les accords au plus tard 3 à 4 semaines avant l’événement. Vous aurez encore le temps de remplacer un prestataire indisponible et d’intégrer les emplacements au plan du site.
Que faut-il vérifier le jour du festival de food trucks ?: Vérifiez l’arrivée de chaque camion, son emplacement, les branchements électriques, la signalétique et les moyens de paiement avant l’ouverture. Faites ce contrôle au moins 2 heures à l’avance.

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