Foodtruckfestival organiseren: checklist en planning
Een foodtruckfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen trucks boeken. Je moet vooraf weten hoeveel stroom, toiletten, afvalpunten en zitplaatsen het terrein aankan, en afspraken met leveranciers vastleggen. Begin met datum, locatie en vergunningen en werk daarna toe naar een duidelijke terreinindeling en een draaiboek. In de laatste week draait alles om bevestigen, weersverwachting, dieetwensen en heldere informatie voor bezoekers en vrijwilligers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Foodtrucks selecteren
2 personen
Foodtruckoffertes vastleggen
Stroombehoefte inventariseren
2 personen
Stroomvoorziening regelen
Terreinindeling uitwerken
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Afvalinzameling regelen
Toiletten regelen
Verzekering controleren
Leveranciers bevestigen
Promotiebeeld maken
2 personen
Evenement online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Draaiboek verspreiden
Leveringstijden bevestigen
Weersverwachting controleren
Laatste bezoekersinformatie sturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Foodtrucks ontvangen
3 personen
Foodtrucks positioneren
4 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tent en parasols opbouwen
4 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluid testen
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Drankpunt inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Terrein bewegwijzeren
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Foodtruckmenu's ophangen
2 personen
Houdbaarheid controleren
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
3 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koelboxen aanvullen
2 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
3 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Parkeerroute aanwijzen
2 personen
Rijen bij foodtrucks begeleiden
3 personen
Dieetvragen beantwoorden
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Verlichting inschakelen
2 personen
Laatste bestellingen aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Foodtrucks laten vertrekken
3 personen
Drankpunt afsluiten
3 personen
Afval verzamelen
5 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Tent en parasols afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Stroomvoorziening loskoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Leveranciersbetalingen verwerken
Foto's en berichten plaatsen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 16
- Biertafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Statafelsaantal 8
- Partytentenaantal 3
- Parasolsaantal 6
- Drankbalie
- Infobalie
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 250
- Herbruikbare kommenaantal 150
- Herbruikbare bekersaantal 400
- Wijnglazenaantal 100
- Besteksetsaantal 300
- Serveerschalenaantal 20
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Koelkastenaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 10
- Kabelhaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 8
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoon
- Contantgeldkassa
- Pinapparatenaantal 2
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Waterkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
- IJscontainersaantal 4
- Tangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Opbergbakkenaantal 20
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Menubordenaantal 12
- Krijtbordenaantal 8
- Tafelkledenaantal 16
- Plantenbakkenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de stroombehoefte per foodtruck uiterlijk enkele weken vooraf vast. Tel ook de drankbalie, koelkasten, koffiezetapparaten en geluidsapparatuur mee; gebruik kabelhaspels en verlengkabels alleen volgens een vooraf getekend stroomplan.
- Maak de terreinindeling niet alleen op basis van beschikbare ruimte. Houd looproutes vrij tussen foodtrucks, tafels, tenten en toiletten en plan een aparte plek voor afvalinzameling, de infobalie en eventuele wachtrijen.
- Verzamel dieetwensen en allergieën uiterlijk 7 dagen voor het festival. Deel die informatie met de foodtrucks en zet bij de bezoekersinformatie waar vragen over ingrediënten kunnen worden gesteld.
- Plan vrijwilligers in blokken van ongeveer 3 uur en zorg per blok voor een aanspreekpunt. Geef hen het draaiboek, de leveringstijden en de procedure voor afval, bezoekersvragen en storingen vooraf.
- Controleer het terrein 24 uur vooraf op weersrisico’s en bereikbaarheid. Stuur daarna de laatste bezoekersinformatie met aanvangstijd, route, betaalmogelijkheden, kledingadvies en wat bezoekers zelf wel of niet hoeven mee te nemen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet ik een foodtruckfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en foodtrucks. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, bezoekersinformatie, vrijwilligersindeling en controle van stroom, toiletten en afval.
- Hoeveel foodtrucks heb ik nodig voor een foodtruckfestival?
- Reken als startpunt op 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van het menu en de verwachte drukte. Bij 300 bezoekers kom je daarmee uit op ongeveer 3 tot 4 trucks; stem de keuze af op variatie en dieetwensen.
- Wanneer moet ik de vergunning voor een foodtruckfestival regelen?
- Controleer de vergunningseisen zodra datum en locatie voorlopig vaststaan, dus idealiter 12 weken vooraf. Houd rekening met extra voorwaarden voor stroom, geluid, alcohol, afval, veiligheid en tijdelijke bouwwerken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een foodtruckfestival?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger per 50 bezoekers voor ontvangst, informatie, afval en ondersteuning, naast een coördinator. Voor 300 bezoekers zijn dat ongeveer 6 vrijwilligers plus 1 aanspreekpunt; werk met diensten van circa 3 uur.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!