Foodtruck-Festival organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Foodtruck-Festival braucht mehr als mehrere Trucks und hungrige Gäste. Du musst früh klären, welche Genehmigungen gelten, wie viel Strom gebraucht wird und wo Essen, Sitzplätze, Toiletten und Müllstationen stehen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zu Lieferzeiten, Helfereinteilung und den letzten Besucherinformationen. Besonders Strom, Wetterplan und Ernährungswünsche werden oft zu spät berücksichtigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Foodtrucks auswählen
2 Personen
Foodtruck-Angebote festhalten
Strombedarf ermitteln
2 Personen
Stromversorgung organisieren
Geländeaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Müllentsorgung organisieren
Toiletten organisieren
Versicherung prüfen
Lieferanten bestätigen
Werbebild erstellen
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Posts veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
Ablaufplan verteilen
Lieferzeiten bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Letzte Besucherinformationen senden
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Absperrungen aufstellen
3 Personen
Foodtrucks empfangen
3 Personen
Foodtrucks positionieren
4 Personen
Strom anschließen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Zelt und Sonnenschirme aufbauen
4 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Ton testen
2 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Getränkepunkt einrichten
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Gelände ausschildern
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Foodtruck-Menüs aufhängen
2 Personen
Haltbarkeit prüfen
2 Personen
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen

Event

Besucher empfangen
3 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Kühlboxen auffüllen
2 Personen
Geschirr und Besteck auffüllen
2 Personen
Tische sauber halten
3 Personen
Mülleimer leeren
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Parkroute ausweisen
2 Personen
Schlangen an den Foodtrucks betreuen
3 Personen
Diätfragen beantworten
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Beleuchtung einschalten
2 Personen
Letzte Bestellungen ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Foodtrucks abfahren lassen
3 Personen
Getränkestation schließen
3 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Zelt und Sonnenschirme abbauen
4 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Stromversorgung trennen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Lieferantenzahlungen abwickeln
Fotos und Beiträge posten
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 16
BiertischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
PartyzelteAnz. 3
SonnenschirmeAnz. 6
Getränketheke
Infostand

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 250
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 150
Wiederverwendbare BecherAnz. 400
WeingläserAnz. 100
BestecksetsAnz. 300
ServierschalenAnz. 20

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Kasse für Bargeld
KartenlesegeräteAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Küche

WasserkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
MenükartenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8
TischdeckenAnz. 16
PflanzkübelAnz. 8
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Foodtruck-Angebote und Lieferzeiten spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Festival. Halte dabei auch vegetarische, vegane und andere Ernährungswünsche schriftlich fest.
Ermittle den Strombedarf jedes Trucks und reserviere die Versorgung mindestens 14 Tage vorher. Plane Kabeltrommeln und Verlängerungskabel so, dass keine Wege zu Stolperstellen werden.
Lege Geländeaufteilung und Sicherheitsplan vor dem Versand der Einladungen fest. Zeichne Standorte für Foodtrucks, Getränketheke, Toiletten, Sitzplätze, Infostand und Müllentsorgung in einen einfachen Lageplan ein.
Teile Freiwillige in Schichten von zwei bis drei Stunden ein und verteile den Ablaufplan spätestens eine Woche vor dem Termin. So bleiben Aufbau, Besucherfragen, Müll und Abbau auch bei Pausen abgedeckt.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und sende die letzten Besucherinformationen spätestens am Vortag. Weise dabei auf Anreise, Essenszeiten, Sitzmöglichkeiten und mögliche Änderungen durch Regen oder Hitze hin.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Foodtruck-Festival planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und der Auswahl der Foodtrucks. Strom, Toiletten, Versicherung und Lieferanten sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wie viele Foodtrucks braucht man für ein Festival?: Als grobe Planung kannst du mit einem Foodtruck pro 75 bis 100 Gäste rechnen, abhängig von Portionsgröße und Ausgabezeit. Ergänze unterschiedliche Küchenrichtungen und prüfe die erwartete Besucherzahl mindestens 3 Wochen vorher.
Wie viel Strom braucht ein Foodtruck-Festival?: Das lässt sich nur aus den Angaben der einzelnen Trucks und Geräte berechnen. Fordere den Strombedarf spätestens 2 Wochen vorher schriftlich an und plane die Stromversorgung inklusive Kabelwegen und Reserve.
Was muss man Besuchern vor dem Foodtruck-Festival mitteilen?: Sende die wichtigsten Informationen am Vortag: Veranstaltungszeit, Ort, Anreise, Toiletten, Zahlungsmöglichkeiten und Hinweise zu Wetter oder Sitzplätzen. Ernährungsangebote und mögliche Wartezeiten helfen Gästen zusätzlich bei der Planung.

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