Foodtour organiseren: checklist en planning
Een foodtour staat of valt met een haalbare route en duidelijke afspraken met de foodstops. Regel eerst de deelnemers, eetwensen en reserveringen; werk daarna de route, het vervoer en de praktische informatie uit. In de laatste dagen controleer je alle adressen opnieuw, doe je de boodschappen en bereid je proefhapjes en routekaarten voor. Op de dag zelf draait het om een goed herkenbare starttafel, gekoelde producten en een korte uitleg voordat je met de groep naar stop één vertrekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Eetwensen verzamelen
Foodstops reserveren
2 personen
Route langs foodstops maken
2 personen
Startlocatie vastleggen
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen doorgeven
Vervoer en parkeren controleren
2 personen
Foodstops opnieuw bevestigen
Deelnemers praktische info sturen
Niet-bederfelijke boodschappen doen
2 personen
Route en adressen printen
Verse boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Proefhapjes voorbereiden
3 personen
Naamstickers en routekaarten maken
2 personen
Telefoons en powerbanks opladen
Event
Starttafel opstellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Proefhapjes en dranken klaarzetten
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Route en veiligheidsafspraken uitleggen
2 personen
Deelnemers naar stop één begeleiden
2 personen
Proeverij bij stop één begeleiden
3 personen
Deelnemers naar stop twee begeleiden
2 personen
Proeverij bij stop twee begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers naar stop drie begeleiden
2 personen
Proeverij bij stop drie begeleiden
3 personen
Deelnemers naar stop vier begeleiden
2 personen
Proeverij bij stop vier begeleiden
3 personen
Deelnemers naar stop vijf begeleiden
2 personen
Proeverij bij stop vijf begeleiden
3 personen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Afscheid en gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Nazorg
Startlocatie opruimen
3 personen
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Openstaande rekeningen betalen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 4
- Klapstoelenaantal 40
- Buffettafelaantal 2
- Tafelkledenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 50
- Herbruikbare kommenaantal 50
- Herbruikbare glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
- Besteksetsaantal 50
- Serveerbordenaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
- Thermoskannenaantal 4
- Kurkentrekkeraantal 3
- Flessenopenersaantal 3
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Powerbanksaantal 4
- Portofoonsaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Decoratie
- Routepijlenaantal 10
- Tafeldecoratieaantal 6
- Naamkaartstandaardsaantal 6
Organisatie
- Klembordenaantal 4
- Balpennenaantal 20
- Routekaartenaantal 50
- Naamstickersaantal 50
- Polsbandjesaantal 50
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Handwasbak
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de route met voldoende overstaptijd tussen de foodstops. Tel per stop niet alleen de proeverij mee, maar ook lopen, parkeren en eventuele wachttijd; stuur deelnemers daarna één overzicht met adressen en tijden.
- Verzamel eetwensen uiterlijk bij de aanmelding en geef ze vóór de reservering door aan elke foodstop. Noteer per deelnemer wat vegetarisch, veganistisch, glutenvrij of allergievrij moet zijn, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren.
- Bevestig alle foodstops opnieuw in de laatste week en controleer daarbij het aantal deelnemers, aankomsttijd en dieetwensen. Een wijziging in groepsgrootte kan invloed hebben op tafels, porties en de volgorde van de route.
- Doe niet-bederfelijke boodschappen eerder en haal verse producten pas kort voor de start. Vul koelboxen met koelelementen, laad powerbanks en telefoons op en leg routekaarten, naamstickers en portofoons klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.
- Maak de startlocatie herkenbaar met een tafel, routepijlen en naamkaartjes. Leg veiligheidsafspraken en het tempo vooraf uit; wijs zo nodig één persoon aan die achteraan loopt en deelnemers bij elkaar houdt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een foodtour organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken van tevoren met uitnodigingen, aanmeldingen en het vastleggen van de foodstops. Reserveer extra tijd als je met een grotere groep of meerdere locaties werkt.
- Hoeveel foodstops plan je tijdens een foodtour?
- Plan meestal 3 tot 5 foodstops voor één middag of avond. Reken per stop op ongeveer 30 tot 45 minuten, exclusief reistijd en eventuele wachtrijen.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een foodtour doorgeven?
- Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef ze uiterlijk 7 dagen vóór de foodtour door aan de foodstops. Controleer de afspraken opnieuw tijdens de laatste bevestiging.
- Wat moet ik de deelnemers vóór een foodtour sturen?
- Stuur uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf de startlocatie, route, adressen, begin- en eindtijd, vervoersinformatie en veiligheidsafspraken. Vermeld ook hoeveel lopen en wachten deelnemers ongeveer kunnen verwachten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!