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Foodtour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Foodtour steht und fällt mit einer belastbaren Route und klaren Absprachen mit jedem Essensstopp. Plane zuerst die Stationen, sammle Essens- und Diätwünsche und verschicke danach praktische Informationen an alle Teilnehmenden. In den letzten Tagen kümmerst du dich um Bestätigungen, Kühlung, Kostproben und Orientierung vor Ort. Diese Checkliste führt dich von der ersten Einladung bis zur Verkostung am ersten Stopp.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Essenswünsche sammeln

  • Food-Stops reservieren

    2 Personen

  • Route über Essensstationen erstellen

    2 Personen

  • Startort festlegen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Diätwünsche weitergeben

  • Transport und Parken prüfen

    2 Personen

  • Foodstops erneut bestätigen

  • Teilnehmer praktische Infos senden

  • Nicht verderbliche Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Route und Adressen ausdrucken

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Kostproben vorbereiten

    3 Personen

  • Namensaufkleber und Routenkarten erstellen

    2 Personen

  • Telefone und Powerbanks aufladen

Event

  • Starttisch aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Probierhäppchen und Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Route und Sicherheitsregeln erklären

    2 Personen

  • Teilnehmer zu Stopp 1 begleiten

    2 Personen

  • Verkostung bei Stopp 1 begleiten

    3 Personen

  • Teilnehmende zu Stopp zwei begleiten

    2 Personen

  • Verkostung bei Stopp zwei begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Teilnehmer zum dritten Stopp begleiten

    2 Personen

  • Verkostung an Haltestelle drei betreuen

    3 Personen

  • Teilnehmende zu Stopp vier begleiten

    2 Personen

  • Verkostung bei Stopp vier betreuen

    3 Personen

  • Teilnehmende zu Stopp fünf begleiten

    2 Personen

  • Verkostung bei Stopp fünf begleiten

    3 Personen

  • Letzte Runde Getränke servieren

    2 Personen

  • Verabschiedung und Fundsachen einsammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Startort aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr und Materialien reinigen

    3 Personen

  • Abfall sortieren und entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Offene Rechnungen bezahlen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 40
  • Buffet-TischAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 50
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServiertellerAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6

Dekoration

  • WegweiserAnz. 10
  • TischdekorationAnz. 6
  • NamenskartenständerAnz. 6

Organisation

  • KlemmbretterAnz. 4
  • KugelschreiberAnz. 20
  • RoutenpläneAnz. 50
  • NamensaufkleberAnz. 50
  • ArmbänderAnz. 50

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handwaschbecken

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Food-Stops frühzeitig und bestätige sie spätestens 48 Stunden vor Beginn erneut. Frage dabei nach Gruppengröße, verfügbaren Sitzplätzen und der Dauer pro Station.
  • Sammle Essenswünsche und Diätvorgaben spätestens 7 Tage vorher. Gib sie anschließend jedem passenden Food-Stopp weiter, statt dich nur auf die Angaben in der Teilnehmerliste zu verlassen.
  • Plane zwischen den Stationen mindestens 20 Minuten Puffer ein. Drucke Route und Adressen zusätzlich aus, damit die Gruppe auch bei leerem Akku oder schlechtem Empfang weiterkommt.
  • Erledige frische Einkäufe am Veranstaltungstag und fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Start. Kühlelemente und Thermoskannen solltest du bereits am Vorabend bereitstellen.
  • Lade Telefone und Powerbanks am Vorabend vollständig auf. Bereite Namensaufkleber, Routenkarten und Wegweiser vor, damit der Empfang der Gruppe nicht durch organisatorische Kleinigkeiten ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Foodtour planen?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher, besonders wenn mehrere Food-Stops beteiligt sind. Die Einladungen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte ich Food-Stops für eine Foodtour reservieren?
Reserviere die Stationen mindestens 2 bis 3 Wochen im Voraus. Bestätige jeden Stopp 48 Stunden vor der Foodtour noch einmal mit Gruppengröße und Ankunftszeit.
Wie viel Zeit braucht eine Foodtour pro Station?
Plane pro Food-Stopp etwa 45 bis 60 Minuten ein, einschließlich Ankunft, Bestellung und Verkostung. Zwischen zwei Stationen solltest du zusätzlich mindestens 20 Minuten Weg- und Pufferzeit einrechnen.
Wann muss ich Diätwünsche für eine Foodtour weitergeben?
Sammle die Angaben spätestens 7 Tage vor der Tour und leite sie unmittelbar an die jeweiligen Food-Stops weiter. Prüfe 48 Stunden vorher, ob alle Sonderwünsche berücksichtigt werden können.

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