Foodtour organiseren: checklist en planning

Een foodtour staat of valt met een route die haalbaar is en restaurants die precies weten wat je verwacht. Begin met de uitnodigingen en verzamel direct dieetwensen, zodat je proefmenu’s tijdig kunt afstemmen. Plan daarna de restaurants, looptijden en contactpersonen; loop de route vooraf volledig na. In de laatste week rond je de deelnemerslijst af, stuur je alle praktische informatie en controleer je het weer. Op de dag zelf draait alles om herkenbare dieetlabels, gekoelde producten, routekaarten en een korte teambriefing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Restaurants reserveren
Proefmenu's afstemmen
Route en looptijden bepalen
2 personen
Route voorlopen
2 personen
Locaties en contactpersonen bevestigen
Deelnemerslijst afronden
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Laatste dieetwijzigingen verwerken
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten printen
Naamkaartjes voorbereiden
Dieetlabels maken
Proefmaterialen verpakken
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Welkomstafel inrichten
2 personen
Proefservies klaarzetten
2 personen
Teambriefing houden
4 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Route en veiligheidsregels uitleggen
Groep door de route begeleiden
2 personen
Proefgerechten uitserveren
3 personen
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Deelnemers naar eindpunt begeleiden
2 personen
Afscheid en routekaarten ophalen
2 personen

Nazorg

Tafels en materialen afbouwen
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen en thermosflessen reinigen
Materialen terugbrengen
2 personen
Locaties overgebleven spullen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 3
Inklapstoelenaantal 6
Kledingrek

Servies

Proefbordjesaantal 45
Proefkommenaantal 45
Herbruikbare vorkenaantal 45
Herbruikbare lepelsaantal 45
Herbruikbare messenaantal 45
Herbruikbare drinkbekersaantal 45
Koffiekopjesaantal 40

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Thermosflessenaantal 3
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Zaklampenaantal 4

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 4
Afsluitbare voedselbakkenaantal 12

Communicatie

Naamkaartjesaantal 40
Routekaartenaantal 40
Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Dieetlabelsaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer restaurants zodra je een realistische groepsgrootte hebt en bevestig uiterlijk één week vooraf de aantallen, het proefmenu en de contactpersoon per locatie.
Loop de volledige route vooraf op het geplande tijdstip. Noteer per traject de echte looptijd en voeg bij regen of een grote groep minstens 10 minuten speling per verplaatsing toe.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en verwerk wijzigingen tot uiterlijk 48 uur voor vertrek. Maak daarna aparte dieetlabels en geef iedere locatie de definitieve lijst.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf met starttijd, verzamelpunt, verwachte looptijden en kledingadvies. Print daarnaast routekaarten; niet iedereen rekent op bereikbare mobiele data.
Plan vóór de ontvangst een teambriefing van 15 minuten. Controleer dan aanwezigheid, routekaarten, naamkaartjes, koelboxen, serveermateriaal, powerbanks en de taakverdeling per stop.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foodtour organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met uitnodigingen en restaurantreserveringen. Rond de deelnemerslijst en proefmenu’s uiterlijk 7 dagen voor de foodtour af.
Hoeveel tijd moet ik tussen restaurants plannen?: Reken per verplaatsing op de werkelijke looptijd plus 10 minuten speling. Plan daarnaast per restaurant ongeveer 45 tot 60 minuten voor ontvangst, proeven en vertrek.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een foodtour doorgeven?: Verzamel ze bij de aanmelding en stuur de definitieve lijst uiterlijk 48 uur vooraf naar alle restaurants. Controleer op de dag zelf nog één keer of er wijzigingen zijn.
Wat neem je mee naar een foodtour?: Neem routekaarten, naamkaartjes, dieetlabels, proefservies, serveermateriaal, koelboxen, dranken, powerbanks en een draagbare speaker mee. Leg alles uiterlijk 30 minuten voor ontvangst klaar en houd extra materiaal apart voor beschadiging of verlies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.