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Foodtour organisieren: die praktische Checkliste

Eine Foodtour steht und fällt mit einer sauberen Route, bestätigten Restaurants und klaren Informationen für alle Teilnehmenden. Plane nicht nur die Verkostungen, sondern auch Laufzeiten, Ernährungswünsche, Geschirr, Kühlung und den Empfang vor Ort. Reservierungen und Probemenüs sollten früh feststehen; Wetter, Diätänderungen und die finale Teilnehmerzahl kommen später. So weiß das Team am Veranstaltungstag, was an jedem Halt zu tun ist und wo Verzögerungen entstehen können.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Restaurants reservieren

  • Probemenüs abstimmen

  • Route und Laufzeiten festlegen

    2 Personen

  • Strecke abgehen

    2 Personen

  • Orte und Kontaktpersonen bestätigen

  • Teilnehmerliste abschließen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Letzte Diätänderungen verarbeiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Routenkarten ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Diätetiketten erstellen

  • Probematerialien verpacken

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Verkostungsgeschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Teambriefing durchführen

    4 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Route und Sicherheitsregeln erklären

  • Gruppe durch die Strecke begleiten

    2 Personen

  • Probiergerichte servieren

    3 Personen

  • Sondermahlzeiten prüfen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Teilnehmende zum Zielpunkt begleiten

    2 Personen

  • Abschied und Streckenkarten abholen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Materialien abbauen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kühlboxen und Thermosflaschen reinigen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Verbleibende Fundstücke bei den Standorten melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappTischeAnz. 3
  • KlappstühleAnz. 6
  • Kleiderständer

Geschirr

  • ProbiertellerAnz. 45
  • Probier-SchalenAnz. 45
  • Wiederverwendbare GabelnAnz. 45
  • Wiederverwendbare LöffelAnz. 45
  • Wiederverwendbare MesserAnz. 45
  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 45
  • KaffeetassenAnz. 40

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermosflaschenAnz. 3
  • Tragbarer Lautsprecher
  • PowerbanksAnz. 4
  • LadekabelAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 4

Küche

  • ServiertablettsAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 4
  • Verschließbare VorratsbehälterAnz. 12

Kommunikation

  • NamensschilderAnz. 40
  • RoutenpläneAnz. 40
  • KlemmbretterAnz. 3
  • KugelschreiberAnz. 10
  • WegweiserAnz. 8
  • DiätetikettenAnz. 50

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LaternenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Restaurants früh und stimme die Probemenüs schriftlich ab. Erfasse vegetarische, vegane, allergische und andere Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung, damit die Küche pro Halt vorbereitet ist.
  • Plane für jeden Abschnitt eine konkrete Laufzeit und gehe die Strecke vorab ab. Rechne zusätzlich mindestens 10 bis 15 Minuten Puffer ein, besonders bei Kreuzungen, Gruppenfotos oder einem langsamen Start.
  • Schließe die Teilnehmerliste einige Tage vorher und sende danach Route, Startzeit, Treffpunkt und Hinweise gesammelt aus. Änderungen am selben Tag solltest du nur noch für echte Diät- oder Notfallinformationen einplanen.
  • Bereite Verkostungsgeschirr, Serviermaterial, Namensschilder und Diätetiketten vor dem Veranstaltungstag vor. Kühlboxen, Thermosflaschen und kalte Getränke gehören erst kurz vor dem Start an den vorgesehenen Ausgabeort.
  • Führe vor dem Eintreffen der Gruppe ein kurzes Teambriefing durch. Kläre dabei Zuständigkeiten, Anwesenheit, Restaurantkontakte, Wegweisung und das Vorgehen bei Verspätungen oder kurzfristigen Änderungen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Foodtour reservieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit den Restaurantanfragen. Die endgültige Teilnehmerzahl und letzte Diätänderungen sollten spätestens 3 bis 5 Tage vor der Tour bestätigt werden.
Wie viele Restaurants braucht man für eine Foodtour?
Für eine kompakte Foodtour reichen meist 3 bis 5 Stationen. Plane pro Halt etwa 30 bis 45 Minuten inklusive Ankommen, Ausgabe und Weitergehen ein.
Wie viel Zeit sollte zwischen den Stationen liegen?
Berechne die tatsächliche Laufzeit und ergänze pro Weg mindestens 5 bis 10 Minuten Puffer. Bei einer größeren Gruppe sind 10 bis 15 Minuten zusätzliche Reserve pro Abschnitt realistischer.
Wann soll man die Teilnehmerinformationen verschicken?
Schicke die vollständigen Informationen etwa 5 bis 7 Tage vorher, sobald Route und Restaurants bestätigt sind. Eine kurze Wetter- oder Treffpunktaktualisierung kann am Vortag folgen.

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