Foodfestival organiseren: checklist en planning

Een foodfestival vraagt om meer dan foodstands en een goed menu. Je moet vooraf vergunningen, stroompunten, koeling, betalingen, afval en bezoekersinformatie op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, bevestig daarna leveranciers en stands en werk toe naar een sluitende plattegrond. In de laatste week draait alles om voorraad, koeltransport, weersverwachting en duidelijke instructies voor elke stand. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Leveranciers selecteren
2 personen
Foodstands bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Menu's en allergenen opvragen
2 personen
Plattegrond van stands maken
2 personen
Stroompunten vastleggen
Afvalpunten plannen
Betaalwijze bepalen
2 personen
Menuborden ontwerpen
Plattegrond afdrukken
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Koeltransport bevestigen
Weersverwachting controleren
Foodstands informeren
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Koelproducten controleren
2 personen
Groenten en fruit wassen
3 personen
Sausen en dressings maken
3 personen
Ingrediënten portioneren
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kassa's en betaalapparaten opladen
2 personen
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Foodstands plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroom en verlichting aansluiten
3 personen
Koelingen inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Ingrediënten klaarzetten
5 personen
Menuborden ophangen
2 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Handwaspunten inrichten
2 personen
Allergeneninformatie ophangen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Werkbladen desinfecteren
3 personen
Voorraad per stand controleren
3 personen
Medewerkers instrueren
2 personen
Betaalpunten testen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Gerechten bereiden
8 personen
Gerechten uitserveren
8 personen
Dranken schenken
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletartikelen aanvullen
Koeltemperaturen controleren
2 personen
Allergeneninformatie actualiseren
Laatste bestellingen verwerken
5 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Voedsel veilig koelen
4 personen
Restanten verpakken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Werkbladen schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Koelers legen en reinigen
3 personen
Tenten en stands afbreken
5 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Leverancierspullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Eindafrekening verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Foodstandtafelsaantal 8
Biertafelsaantal 12
Bankenaantal 12
Statafelsaantal 6
Terrasstoelenaantal 40
Marktkramenaantal 6

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Inductiekookplatenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 12
Koksbrandblussersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Betaalterminalsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 240
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 18

Keuken

Kookpannenaantal 6
Koekenpannenaantal 4
Mengtkommenaantal 12
Keukenmessenaantal 12
Maatbekersaantal 6
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 18
Voedselbakkenaantal 30
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudbakkenaantal 24

Decoratie

Menubordenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Vlaggenlijnenaantal 12
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handwasdispensersaantal 4
Pedaalemmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk enkele weken vooraf vast hoeveel foodstands er komen, welke menu’s ze serveren en welke allergeneninformatie je van iedere leverancier nodig hebt. Zo kun je bezoekers met dieetwensen tijdig informeren.
Maak naast de plattegrond van de stands ook een stroomplan. Noteer per koelkast, inductiekookplaat, koffiezetapparaat en betaalterminal waar de aansluiting komt en leg stekkerdozen en verlengkabels apart klaar.
Plan koeling per productgroep en controleer koeltransport op de dag zelf. Koelproducten horen bij aankomst direct in koelkasten of koelboxen; wacht niet tot na de opbouw.
Kies vooraf één betaalwijze en test alle betaalterminals vóór opening. Zorg daarnaast voor menuborden waarop prijzen, porties en allergenen duidelijk staan, zodat bezoekers niet bij elke stand dezelfde vragen hoeven te stellen.
Plan afvalpunten op de plattegrond en wijs per stand aan wie tijdens het festival controleert. Laat partytenten, tafels, banken, servies en keukenmateriaal minimaal één dag vóór opening tellen en bundelen per zone.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foodfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Plan de plattegrond, stroompunten en bezoekersinformatie uiterlijk 2 weken voor het festival.
Hoeveel foodstands heb ik nodig voor een foodfestival?: Dat hangt af van het bezoekersaantal en de bereidingstijd, maar plan liever meerdere kleinere stands dan één lange rij. Controleer per stand hoeveel porties per uur haalbaar zijn en spreid populaire menu’s over de plattegrond.
Wanneer moet ik allergenen en dieetwensen verzamelen?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding en verzamel menu’s en allergeneninformatie uiterlijk 2 weken vooraf. Stuur de belangrijkste informatie daarna opnieuw mee met de bezoekersinformatie.
Wanneer regel ik koeling en stroom voor een foodfestival?: Leg stroompunten en het benodigde vermogen uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf vast. Bevestig koeltransport in de laatste week en controleer koelproducten direct bij aankomst op de festivaldag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.