Foodfestival organiseren: checklist en planning

Een foodfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een menu en een paar kraampjes. Je moet locatie, vergunningen, leveranciers, bezoekersinformatie en materiaal op elkaar afstemmen. Begin met reserveringen en het menu, sluit inschrijvingen op tijd en plan verse boodschappen en koeling vlak voor de dag zelf. Met deze checklist houd je overzicht over 73 taken en 50 benodigdheden, van partytenten en buffettafels tot warmhoudbakken, koelboxen en servies.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Menu samenstellen
2 personen
Leveranciers vastleggen
2 personen
Budget per gerecht bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Menukaarten ontwerpen
Allergeneninformatie uitwerken
2 personen
Inschrijvingen afsluiten
Voorraadlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen kopen
2 personen
Koeltransport regelen
Labels en bewegwijzering maken
2 personen
Tafelschikking uitwerken
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Servies tellen
Decoratie voorbereiden
2 personen
Voorraad droog opslaan
2 personen
Verse boodschappen doen
3 personen
Koelproducten controleren
2 personen
Groenten wassen
3 personen
Groenten snijden
4 personen
Sauzen bereiden
3 personen
Desserts portioneren
3 personen
Marinades maken
2 personen
Allergenen apart verpakken
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kookstations inrichten
4 personen
Koelingen vullen
3 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Buffetten opbouwen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Gerechten afmaken
6 personen
Temperaturen controleren
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Gerechten serveren
8 personen
Kookstations bemannen
8 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffetten aanvullen
4 personen
Tafels afruimen
3 personen
Afval scheiden
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Kookoppervlakken reinigen
2 personen
Allergenenlabels controleren
Laatste bestelling opnemen
2 personen
Laatste dranken serveren
2 personen
Eindafrekening controleren
2 personen

Nazorg

Eten veilig koelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Voorraad sorteren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Materialen drogen en opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 6
Tafelkleedensetsaantal 12
Afzetpalenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 220
Dessertbordjesaantal 180
Besteksetsaantal 220
Drinkglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100

Keuken

Koks messenaantal 8
Snijplankenaantal 12
Mengkommenaantal 12
Kookpannenaantal 8
Koekenpannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 18
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Vergietenaantal 6
Bakplatenaantal 8
Aluminium schalenaantal 30
Vershoudbakkenaantal 30

Apparatuur

Inductiekookplatenaantal 6
Gasbrandersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Kookthermometersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Gasflessenaantal 4

Decoratie

Menubordenaantal 8
Bewegwijzerbordenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelbordjesaantal 20
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afwasteilsetsaantal 3
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Emmersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Werk eerst het menu en budget per gerecht uit. Leg daarna leveranciers vast, zodat je op tijd weet welke ingrediënten, apparatuur en hoeveelheden beschikbaar zijn.
Verzamel dieetwensen vóór je de inschrijvingen sluit en verwerk allergeneninformatie op de menukaarten. Stuur bezoekersinformatie daarna uiterlijk enkele dagen voor het foodfestival.
Plan houdbare boodschappen eerder en doe verse boodschappen pas kort voor het evenement. Controleer koelproducten bij ontvangst en gebruik koelboxen of koelkasten voor transport en tijdelijke opslag.
Test inductiekookplaten, gasbranders en warmhoudbakken vóór de opbouw. Tel herbruikbare borden, dessertbordjes, besteksets, drinkglazen en koffiekopjes voordat de eerste bezoekers komen.
Maak de publieksroute zichtbaar met labels, bewegwijzering en afzetpalen. Werk de tafelschikking vooraf uit, zodat buffettafels, klaptafels, afvalpunten en zitplaatsen niet op de opbouwdag nog moeten worden uitgedacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foodfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie, reserveringen en vergunningen. Plan leveranciers, menu en uitnodigingen daarna, zodat dieetwensen en aantallen tijdig bekend zijn.
Wanneer moet ik de inschrijvingen voor een foodfestival sluiten?: Sluit inschrijvingen uiterlijk 7 tot 10 dagen voor het foodfestival. Dan kun je aantallen, dieetwensen, menukaarten, servies en voorraad nog gecontroleerd afstemmen.
Wanneer moet ik verse boodschappen doen voor een foodfestival?: Doe verse boodschappen meestal 1 dag voor het foodfestival, afhankelijk van de houdbaarheid. Controleer koelproducten direct en bewaar ze gekoeld; groenten kun je kort voor de bereiding wassen.
Hoeveel servies en glazen heb ik nodig voor een foodfestival?: Reken minimaal 1 bord, 1 set bestek en 1 drinkglas per aangemelde bezoeker, plus ongeveer 10 procent reserve. Voor dessertbordjes, wijnglazen en koffiekopjes hangt de hoeveelheid af van het menu en de geplande drankmomenten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.