Foodfestival organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Datum und Ort frühzeitig und prüfe die nötigen Genehmigungen, bevor du Lieferanten oder Ausstattung verbindlich reservierst. Rechne für Rückfragen der Behörden mindestens 4 bis 6 Wochen Vorlauf ein.
• Schließe das Menü erst ab, wenn Budget, Lieferanten und Ernährungswünsche zusammenpassen. Erfasse Allergene pro Gericht schriftlich und verschicke Speisekarten sowie Besucherinformationen spätestens 7 Tage vorher.
• Plane Kühlung und Warmhalten nach der tatsächlichen Gästezahl: Kontrolliere Kühlschränke, Kühlboxen, Warmhaltebehälter und Kochgeräte mindestens 3 Tage vor dem Festival. Ein Funktionstest verhindert, dass am Veranstaltungstag nur ein Teil der Ausstattung nutzbar ist.
• Zähle Teller, Besteck, Gläser und Tassen nicht nur nach der erwarteten Gästezahl. Plane mindestens 10 Prozent Reserve ein, besonders wenn mehrere Ausgabestellen oder ein Buffet vorgesehen sind.
• Erledige langlebige Einkäufe einige Tage vorher, Frischeinkäufe erst kurz vor dem Start. Wasche Gemüse, kontrolliere Kühlprodukte und beschrifte Speisen, Wege und Allergene am Vortag, damit während des Aufbaus keine Sucharbeit entsteht.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Foodfestival organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Ort, Lieferanten und Reservierungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin geklärt sein.

Wie viel Essen braucht man pro Person beim Foodfestival?

Plane je nach Menü insgesamt etwa 500 bis 700 Gramm Speisen pro erwachsener Person ein. Bei vielen kleinen Gerichten verteilst du diese Menge auf mehrere Ausgabestellen und hältst rund 10 Prozent Reserve zurück.

Wann sollte man die Anmeldungen für ein Foodfestival schließen?

Schließe die Anmeldungen etwa 7 bis 10 Tage vor dem Termin. So kannst du Mengen, Ernährungswünsche, Sitzordnung, Geschirr und Kühlbedarf zuverlässig festlegen.

Was muss am Tag vor dem Foodfestival erledigt sein?

Am Vortag sollten Dekoration, Wegweiser, Tischordnung, Beschriftungen und haltbare Vorbereitungen abgeschlossen sein. Kontrolliere außerdem Kühlprodukte, Geräte und Vorräte, damit am Veranstaltungstag nur noch Frisches eingekauft und verarbeitet werden muss.

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