Folklorefestival organiseren: checklist van plan tot festivaldag

Een folklorefestival vraagt om meer dan optredende groepen en marktkramen. Je legt eerst datum, locatie, vergunningen en programma vast en werkt daarna toe naar techniek, catering, vrijwilligers en publieksinformatie. In de laatste weken controleer je aanmeldingen, dieetwensen, drukwerk en leveringen. Op de festivaldag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde: terrein inspecteren, tenten en kramen plaatsen, techniek testen en pas daarna bezoekers ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Optredende groepen selecteren
2 personen
Optredens definitief bevestigen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Technische wensen verzamelen
Marktkramen en demonstraties boeken
2 personen
Cateringafspraken maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Publieksinformatie publiceren
Route en parkeerinformatie maken
Drukwerk bestellen
Borden en programmakaarten drukken
2 personen
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Marktkramen plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Vlaggen en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Optredens soundchecken
3 personen
Infobalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Folkloredemonstraties begeleiden
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Dansworkshops begeleiden
3 personen
Marktplein bemannen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Optredens aankondigen
Avondoptredens begeleiden
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
Laatste optreden afronden
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Catering afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Lichtinstallatie uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Marktkramen en tenten afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Terrein afvalvrij maken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 10
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Kleedhokjesaantal 2

Apparatuur

Geluidsset
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Nationale vlaggenaantal 10
Kleurrijke doekenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 8
Fotowand

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Waterkannenaantal 12
Inductiekookplatenaantal 2
Kookpannenaantal 4
Handdoekenaantal 20

Sportmateriaal

Kinderknutseltafelsaantal 3
Knutselstoelenaantal 18
Springtouwenaantal 8
Houten spelmaterialenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Schoonmaakspraysaantal 4
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen van alle optredende groepen uiterlijk 4 weken vooraf vast. Noteer per optreden welke microfoons, aansluitingen en monitorgeluid nodig zijn, zodat de geluidsset en het mengpaneel op tijd getest kunnen worden.
Plan vrijwilligers in blokken van 3 tot 4 uur en wijs per blok één aanspreekpunt aan. Houd aparte bezetting vrij voor ontvangst, catering, publieksinformatie en het begeleiden van groepen.
Controleer dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor het festival door aan de catering. Reserveer herkenbare plekken voor aangepaste maaltijden.
Maak route- en parkeerinformatie minimaal 2 weken vooraf en zet die ook op de publieksinformatie. Bezoekers moeten vanaf de toegangsweg kunnen zien waar parkeren, marktkramen, optredens en toiletten zijn.
Begin op de festivaldag met een terreininspectie voordat tafels, stoelen en tenten worden geplaatst. Test daarna verlengkabels, stekkerdozen, kabelmatten, microfoons en verlichting voordat de eerste groep arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een folklorefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en optredende groepen. Plan het programma, de vrijwilligers en de catering uiterlijk 6 weken voor de festivaldag.
Wanneer moet ik de vergunning voor een folklorefestival regelen?: Controleer de vergunningseisen direct nadat de locatie is vastgelegd, bij voorkeur 6 maanden vooraf. Dien een aanvraag in volgens de termijn van je gemeente en houd minstens 8 weken ruimte voor vragen of aanvullingen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een folklorefestival?: Reken per gelijktijdig onderdeel op minimaal 2 vrijwilligers: één voor praktische hulp en één voor publiekscontact of toezicht. Tel daarnaast 2 coördinatoren op voor het hele terrein en plan wissels per 3 tot 4 uur.
Wanneer moet ik het programma en drukwerk definitief maken?: Maak het programma 4 tot 6 weken vooraf definitief, nadat groepen, demonstraties en marktkramen zijn bevestigd. Bestel programmakaarten, borden en ander drukwerk uiterlijk 2 weken voor het festival.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.