Folklorefestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Folklorefestival braucht früh feste Zusagen, weil Auftritte, Marktstände, Technik und Genehmigungen voneinander abhängen. Lege zuerst Datum und Ort fest und kläre die behördlichen Vorgaben. Danach folgen Programm, teilnehmende Gruppen, Verpflegung, Helfer und Besucherinformationen. In den letzten Tagen zählen bestätigte Lieferungen, gedruckte Programmkarten und ein genauer Aufbauplan. So weiß am Veranstaltungstag jeder, wann Gelände, Zelte, Stände und Tonanlage bereitstehen müssen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum und -ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Tretende Gruppen auswählen
2 Personen
Auftritte endgültig bestätigen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
Marktstände und Vorführungen buchen
2 Personen
Catering-Vereinbarungen treffen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Publikumsinformationen veröffentlichen
Routen- und Parkinformationen erstellen
Drucksachen bestellen
Schilder und Programmkarten drucken
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Marktstände aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Bühnenboden prüfen
2 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung installieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Flaggen und Beschilderung anbringen
2 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
Catering vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Auftritte einchecken
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
Folkloredarbietungen begleiten
3 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Tanzworkshops begleiten
3 Personen
Marktplatz besetzen
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Warme Mahlzeit ausgeben
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
Auftritte ankündigen
Abendauftritte betreuen
3 Personen
Publikumsfragen beantworten
Finalen Auftritt abschließen
3 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Catering abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Lichtanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Marktstände und Zelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Gelände müllfrei machen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 10
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 6
UmkleidekabinenAnz. 2

Ausstattung

Soundanlage
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
Nationale FlaggenAnz. 10
Bunte TücherAnz. 12
TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
KreidetafelnAnz. 8
Fotowand

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 250
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
WasserkannenAnz. 12
InduktionskochplattenAnz. 2
KochtöpfeAnz. 4
HandtücherAnz. 20

Sportmaterial

Basteltische für KinderAnz. 3
BastelstühleAnz. 18
SpringseileAnz. 8
Hölzerne SpielmaterialienAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
ReinigungsspraysAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und technische Anforderungen, bevor du Gruppen und Marktstände endgültig bestätigst. Frage bei jeder auftretenden Gruppe nach Bühnenfläche, Strombedarf, Aufbauzeit und benötigten Mikrofonen.
Plane das Programm mit festen Zeitpuffern von mindestens 10 bis 15 Minuten zwischen den Auftritten. Diese Zeit brauchst du für Wechsel an der Tonanlage, Ansagen und Verzögerungen beim Geländewechsel.
Teile Helfer nicht nur nach Aufgaben, sondern auch nach Uhrzeiten ein: Für den Aufbau von Zelten, Marktständen, Tischen und Stühlen brauchst du ein eigenes Team, ebenso für Einlass, Verpflegung und Abbau.
Bestelle Schilder, Programmkarten und andere Drucksachen spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Festival. Prüfe danach Besucherinformationen, Anfahrtsroute und Parkhinweise gemeinsam auf widersprüchliche Uhrzeiten oder Orte.
Sammle Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Zahl der Cateringportionen spätestens 5 bis 7 Tage vorher weiter. Plane außerdem die Abholung frischer Produkte und die Ausgabe von Mehrweggeschirr getrennt vom allgemeinen Einkauf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Folklorefestival organisieren?: Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und der Auswahl auftretender Gruppen. Technik, Marktstände, Catering und Helfer sollten 8 bis 12 Wochen vor dem Termin weitgehend bestätigt sein.
Wie viele Helfer braucht ein Folklorefestival?: Für ein kleines Festival solltest du mindestens 1 Helfer je 25 bis 30 erwartete Besucher einplanen, verteilt auf Aufbau, Einlass, Betreuung, Verpflegung und Abbau. Zusätzlich braucht jede Schicht eine verantwortliche Person.
Wann sollte das Programm für ein Folklorefestival fertig sein?: Veröffentliche das vollständige Programm spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Festival, damit du Programmkarten und Schilder rechtzeitig drucken lassen kannst. Lass am Veranstaltungstag zwischen den Programmpunkten 10 bis 15 Minuten Puffer.
Wie viel Getränke braucht man bei einem Folklorefestival?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person als Reserve einplanen.

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