Checklist para organizar un festival de folclore
Un festival de folclore necesita más que contratar grupos y preparar un escenario. Esta checklist reúne 77 tareas y 58 elementos para ordenar la preparación desde la fecha y los permisos hasta el montaje del recinto. Incluye actuaciones, puestos de mercado, demostraciones, catering, voluntariado, información para visitantes y equipo técnico. Úsala como guía de seguimiento y reserva con antelación lo que tenga fecha de entrega o disponibilidad limitada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el lugar del festival
2 personas
Comprobar permisos
Seleccionar los grupos que actúan
2 personas
Confirmar definitivamente las actuaciones
Crear el programa y el horario
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
Reservar puestos de mercado y demostraciones
2 personas
Concertar acuerdos de catering
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar información para el público
Crear información sobre la ruta y el aparcamiento
Encargar material impreso
Imprimir los programas y las tarjetas del programa
2 personas
Confirmar entregas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar los puestos del mercado
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar tiendas
4 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar banderas y señalización
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Comprobar los baños
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido de las actuaciones
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar la primera actuación
3 personas
Acompañar las demostraciones de folclore
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Guiar talleres de danza
3 personas
Atender la plaza del mercado
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir la comida caliente
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Mantener limpio el buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
Anunciar las actuaciones
Coordinar las actuaciones de la noche
3 personas
Responder preguntas del público
Cerrar la última actuación
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Desmontar el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Apagar la instalación de luces
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar los puestos del mercado y las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Dejar el recinto libre de residuos
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 10
- Mesas de cervezacant. 12
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 12
- Mesas de buffetcant. 6
- Probadorescant. 2
Equipo
- Equipo de sonido
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Linternas a pilascant. 10
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Banderas nacionalescant. 10
- Telas de colorescant. 12
- Mantelescant. 16
- Arreglos floralescant. 8
- Pizarrascant. 8
- Photowall
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 150
- Cuencos reutilizablescant. 100
- Vasos reutilizablescant. 250
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 80
- Cubiertoscant. 180
- Cucharonescant. 12
- Tijerascant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de aguacant. 12
- Placas de induccióncant. 2
- Ollas de cocinacant. 4
- Toallascant. 20
Material deportivo
- Mesas de manualidades para niñoscant. 3
- Sillas para manualidadescant. 18
- Cuerdas para saltarcant. 8
- Materiales de juego de maderacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Contenedores de basuracant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Sprays de limpiezacant. 4
- Escobillas de bañocant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de confirmar actuaciones. Como referencia, deja al menos 8-12 semanas para comprobar requisitos administrativos y ajustar el programa.
- Pide a cada grupo sus necesidades técnicas por escrito y consolida la información en un único documento. Haz una prueba de sonido y revisa cables, regletas, micrófonos y altavoces antes de abrir el recinto.
- Asigna voluntarios a puestos concretos, no solo a turnos generales. Prevé al menos una persona para información, otra para coordinar actuaciones y responsables para mercado, catering y accesos.
- Publica con tiempo la ruta, el aparcamiento, el horario y las opciones de comida. Recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el catering y confirma las entregas como mínimo 48 horas antes.
- Programa el montaje por zonas: primero carpas y puestos, después mesas, sillas, iluminación y decoración. Reserva entre 3 y 4 horas el mismo día para inspeccionar el recinto y corregir problemas antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de folclore?
- Empieza entre 3 y 6 meses antes. Los permisos, los grupos, el catering y las carpas suelen necesitar más margen que la compra de alimentos frescos o la colocación de mesas.
- ¿Cuándo hay que confirmar los grupos que actúan?
- Confirma las actuaciones al menos 8 semanas antes y solicita entonces sus necesidades técnicas. Así puedes cerrar el horario, preparar el programa y detectar si necesitas más micrófonos, soportes o equipo de sonido.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de folclore?
- Calcula como base una persona por función crítica: información, coordinación de artistas, mercado, catering y accesos, además de cubrir descansos. Para una jornada completa, organiza turnos de 3-4 horas y añade un 20% de reserva.
- ¿Cuándo se monta el recinto del festival?
- Haz el montaje principal entre 3 y 4 horas antes de abrir. Coloca primero carpas y puestos, luego mesas y sillas, y termina con sonido, luces, decoración y una inspección final de cables, accesos y señalización.
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