Checklist pour organiser un festival folklorique

Un festival folklorique réunit spectacles, stands de marché, démonstrations et restauration : plusieurs équipes doivent donc avancer au même rythme. Commencez par fixer la date et le lieu, puis obtenez les autorisations avant de confirmer les groupes et les prestataires. Le programme, les besoins techniques, les inscriptions et le recrutement des bénévoles viennent ensuite. Cette checklist vous aide à suivre les 77 tâches du projet, jusqu’à l’ouverture du site et au montage des tentes, tables, chaises et stands.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du festival
2 personnes
Vérifier les autorisations
Sélectionner les groupes qui se produisent
2 personnes
Confirmer définitivement les prestations
Établir le programme et le planning
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
Réserver des stands de marché et des démonstrations
2 personnes
Organiser les prestations de traiteur
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier les informations au public
Créer le trajet et les infos de parking
Commander les imprimés
Imprimer les panneaux et les cartes du programme
2 personnes
Confirmer les livraisons
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Installer les stands du marché
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les drapeaux et la signalisation
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Faire la balance des concerts
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première prestation
3 personnes
Encadrer les démonstrations folkloriques
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Animer les ateliers de danse
3 personnes
Tenir le marché
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Annoncer les spectacles
Encadrer les spectacles du soir
3 personnes
Répondre aux questions du public
Clore la dernière prestation
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter le catering
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Éteindre l'installation d'éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les stands de marché et les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Débarrasser le site des déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Cabines d'essayageqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux nationauxqté 10
Tissus colorésqté 12
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 8
Mur photo

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Ciseauxqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12
Plaques à inductionqté 2
Casserolesqté 4
Serviettesqté 20

Matériel de sport

Tables de bricolage pour enfantsqté 3
Chaises de bricolageqté 18
Cordes à sauterqté 8
Matériel de jeux en boisqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Sprays nettoyantsqté 4
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 mois à l’avance, puis vérifiez les autorisations avant de signer définitivement avec les groupes, le traiteur ou les stands.
Demandez les fiches techniques des artistes dès leur première confirmation : prévoyez notamment sonorisation, haut-parleurs, micros sans fil, pieds de micro, rallonges et passe-câbles.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 3 à 4 heures et désignez un responsable pour chaque zone : accueil, marché, restauration, scène et installation.
Publiez le programme et les informations de parking au moins 3 semaines avant le festival. Précisez aussi la procédure d’inscription et recueillez les besoins alimentaires avant la commande des repas.
La veille, confirmez chaque livraison et récupérez les produits frais. Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour inspecter le site, monter les tentes et installer les tables, chaises, stands et équipements audio.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival folklorique ?: Prévoyez idéalement 6 à 12 mois. Les autorisations, les groupes, les stands et le traiteur doivent être sécurisés plusieurs mois avant la date, tandis que le programme et les informations pratiques peuvent être finalisés environ 3 semaines à l’avance.
Quand réserver les groupes d’un festival folklorique ?: Contactez les groupes 6 à 9 mois avant l’événement et confirmez définitivement les prestations dès que la date, le lieu et les conditions techniques sont validés. Demandez leur fiche technique au plus tard 8 semaines avant le festival.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival folklorique ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 20 à 30 visiteurs attendus, en plus d’une équipe dédiée au montage et au démontage. Organisez des rotations de 3 à 4 heures afin de couvrir l’accueil, les stands, la restauration et la scène.
Quand installer les tentes et les stands du marché ?: Installez les tentes, les tables, les chaises et les stands la veille lorsque le lieu est disponible. Si le montage doit avoir lieu le jour même, ouvrez le site au moins 4 heures avant l’arrivée du public pour garder du temps pour l’inspection et les réglages techniques.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.