Checklist voor een folklorefestival organiseren

Een folklorefestival vraagt om meer dan optredens en versiering. Je stemt muzikanten en dansgroepen af op een programma, richt het terrein logisch in en regelt publiekstromen, catering en techniek. Begin met datum, locatie en vergunningen; bevestig daarna artiesten, materiaal en vrijwilligers. In de laatste week controleer je leveringen, weersverwachting, bewegwijzering en programmaborden. Met deze checklist houd je 81 taken en 57 benodigde spullen overzichtelijk bij, van partytenten en podiumdelen tot servies en geluidsapparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
Muzikanten en dansgroepen bevestigen
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Optredens en tijden bevestigen
2 personen
Cateringbestellingen plaatsen
2 personen
Route en parkeerstroom bepalen
2 personen
Publieksinformatie publiceren
Weersverwachting controleren
Voorraad en leveringen controleren
2 personen
Naamkaartjes en polsbandjes maken
2 personen
Programmaborden afdrukken
Decoratie en bewegwijzering verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Groenten en fruit snijden
3 personen
Sausen en dressings maken
2 personen
Servies en glaswerk sorteren
2 personen
Vrijwilligersinstructies uitdelen
2 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podiumvloer plaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels veilig afdekken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Infostand inrichten
2 personen
Buffet en bar inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Programmaborden plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten klaarzetten
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Welkomstdranken serveren
3 personen
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Optredens aankondigen
Dansworkshop begeleiden
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Warme gerechten serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Avondoptredens begeleiden
2 personen
Lichtniveau controleren
Laatste ronde dranken verzorgen
2 personen
Afscheid en uitloop begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten veilig verpakken
3 personen
Bar en buffet afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tenten en podium afbreken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Geluidsmateriaal retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Leveranciersfacturen controleren
Borg en emballage terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Podiumdelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 140
Dessertbordenaantal 120
Soepkommenaantal 80
Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 18

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Landenvlaggenaantal 10
Stoffen tafellopersaantal 12
Kleurrijke servettenhoudersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Papieren lampionnenaantal 20
Houten naambordenaantal 8
Programmabordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Apparatuur

Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Mobiele opladersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6
Batterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg optredens, opbouw, pauzes en afbouw in één tijdschema vast. Bevestig tijden opnieuw met iedere muzikant en dansgroep voordat je het programma publiceert.
Controleer vergunningen en meldingen vroeg in het traject en reserveer partytenten, podiumdelen, tafels en geluidsapparatuur zodra de datum en locatie vaststaan. Leveranciers kunnen vooral voor festivalmateriaal snel volgeboekt zijn.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal eters op tijd door aan de catering. Houd aparte serveerschalen, borden en besteksets beschikbaar voor verschillende gerechten.
Wijs vrijwilligers niet alleen aan een stand toe, maar ook aan ontvangst, routebegeleiding, backstage en opruimen. Maak naamkaartjes of polsbandjes en plan per taak een verantwoordelijke én een vervanger.
Controleer in de laatste 48 uur de weersverwachting, voorraad en leveringen. Zet programmaborden, pijlborden, landenvlaggen en verlichting klaar voordat bezoekers arriveren, zodat je op de festivaldag niet meer hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een folklorefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Bevestig muzikanten, dansgroepen en materiaal uiterlijk 3 maanden van tevoren; catering en vrijwilligers kun je daarna definitief maken.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een folklorefestival?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, geluidsniveau en catering. Controleer minimaal 3 tot 6 maanden vooraf bij de gemeente welke evenementenmelding, vergunningen en eventuele meldingen voor geluid, verkeer of alcohol nodig zijn.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een folklorefestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Tel extra water en alcoholvrije opties mee en controleer de definitieve bezoekersinschrijving uiterlijk 1 week voor het festival.
Wanneer moet ik de catering voor een folklorefestival bestellen?: Plaats de bestelling ongeveer 2 tot 4 weken vooraf en geef dieetwensen en het verwachte aantal gasten door. Controleer verse producten, koelboxen en leveringen de dag vóór het festival; bereid snijwerk en sauzen zo veel mogelijk op die dag voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.