Folklorefestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Folklorefestival braucht früh klare Zuständigkeiten: Lege zuerst Datum, Programm und Geländeaufteilung fest, bevor du Musiker, Tanzgruppen und Material bestätigst. Danach folgen Genehmigungen, Einladungen, Anmeldungen und die Einteilung der Freiwilligen. In der letzten Woche zählen belastbare Ablaufzeiten, Verkehrs- und Wetterplanung sowie die Kontrolle aller Lieferungen. Am Veranstaltungstag solltest du Beschilderung, Namensschilder, Kühlung, Snacks und Geschirr nicht dem Zufall überlassen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
Musiker und Tanzgruppen bestätigen
2 Personen
Materialreservierungen vornehmen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Auftritte und Zeiten bestätigen
2 Personen
Cateringbestellungen aufgeben
2 Personen
Route und Parkverkehr festlegen
2 Personen
Publikumsinformationen veröffentlichen
Wettervorhersage prüfen
Vorräte und Lieferungen überprüfen
2 Personen
Namensschilder und Armbänder machen
2 Personen
Programmtafeln drucken
Dekoration und Beschilderung zusammenstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte prüfen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Obst und Gemüse schneiden
3 Personen
Saucen und Dressings zubereiten
2 Personen
Geschirr und Glaswaren sortieren
2 Personen
Freiwilligenanweisungen verteilen
2 Personen
Gelände freimachen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenboden aufbauen
4 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stromkabel sicher abdecken
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Buffet und Bar einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
Programmschilder aufstellen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Abfallstellen bereitstellen
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Auftritte ankündigen
Tanzworkshop betreuen
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Warme Speisen servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Abendauftritte betreuen
2 Personen
Lichtniveau prüfen
Die letzte Runde Getränke bereitstellen
2 Personen
Verabschiedung und Auslass begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
Bar und Buffet abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Zelte und Bühne abbauen
5 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Kühlboxen reinigen
2 Personen
Tontechnik zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Lieferantenrechnungen prüfen
Pfand und Verpackungen zurückbringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
BühnenelementeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

TellerAnz. 140
DesserttellerAnz. 120
SuppenschalenAnz. 80
TrinkgläserAnz. 160
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 140
ServierschalenAnz. 18

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
LänderflaggenAnz. 10
Stoff-TischläuferAnz. 12
Bunte ServiettenhalterAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
PapierlampionsAnz. 20
Hölzerne NamensschilderAnz. 8
ProgrammschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 12
KreidetafelnAnz. 4

Ausstattung

Soundanlage
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Mobile LadegeräteAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
PutzlappenAnz. 20
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Auftritte und genaue Spielzeiten spätestens 14 Tage vorher. Plane zusätzlich 15 Minuten Wechselzeit zwischen zwei Gruppen ein, damit Verspätungen nicht sofort das gesamte Programm verschieben.
Prüfe Genehmigungen, Meldungen und die Route mindestens vier Wochen vor dem Festival. Lege für Anreise und Parkverkehr eine verständliche Information fest und veröffentliche sie spätestens sieben Tage vorher.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und schließe die Cateringbestellung mindestens fünf Tage vor dem Termin ab. Halte die endgültige Personenzahl schriftlich fest, statt am Vortag nachzuschätzen.
Kontrolliere Wettervorhersage, Zelte, Bühnenelemente und Tontechnik 48 Stunden vorher. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult vor dem Einlass und bestimme eine Person für technische Ausfälle.
Bereite am Vortag Namensschilder, Armbänder, Programmtafeln und Wegweiser vor. Frische Produkte, geschnittenes Obst und Gemüse sowie gekühlte Getränke gehören erst am Veranstaltungstag in die Kühlboxen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Folklorefestival planen?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Veranstaltungsort, Programm und Genehmigungen. Musiker, Tanzgruppen und Material solltest du danach möglichst innerhalb der nächsten zwei Wochen verbindlich bestätigen.
Wann verschickt man Einladungen für ein Folklorefestival?: Verschicke die Einladungen etwa sechs Wochen vor dem Termin. Eine Anmeldefrist von 14 Tagen lässt genug Zeit, Ernährungswünsche zu erfassen und Cateringmengen zu bestellen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Folklorefestivals?: Plane für Zelte, Tische, Stühle, Bühne, Beschilderung und Dekoration mindestens vier bis sechs Stunden ein. Die Tonanlage sollte spätestens 90 Minuten vor dem ersten Auftritt vollständig getestet sein.
Was muss man am Tag vor dem Folklorefestival vorbereiten?: Sortiere Geschirr, Besteck, Gläser, Servierschalen, Namensschilder und Programmtafeln am Vortag. Bereite außerdem Snacks, Saucen und Dressings vor und prüfe alle Vorräte sowie angekündigten Lieferungen.

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