Checklist pour organiser un festival folklorique

Un festival folklorique demande une coordination précise entre la programmation, les artistes, le public, la restauration et les bénévoles. Commencez par fixer la date, le site et le déroulement, puis verrouillez rapidement les autorisations, les réservations et les horaires des spectacles. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les inscriptions, les livraisons, la signalétique et les besoins alimentaires. Cette checklist rassemble 81 tâches et 57 éléments à prévoir pour avancer dans le bon ordre, jusqu’à la préparation du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
Confirmer les musiciens et les groupes de danse
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Vérifier les autorisations et les déclarations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les spectacles et les horaires
2 personnes
Passer les commandes traiteur
2 personnes
Définir l’itinéraire et le flux de stationnement
2 personnes
Publier les informations au public
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les stocks et les livraisons
2 personnes
Créer les badges nominatifs et les bracelets
2 personnes
Imprimer les panneaux du programme
Rassembler la décoration et la signalétique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Contrôler les produits frais
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Couper les fruits et légumes
3 personnes
Préparer les sauces et vinaigrettes
2 personnes
Trier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
Distribuer les consignes aux bénévoles
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le plancher de scène
4 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Couvrir les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le stand d'information
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Installer les panneaux du programme
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Présenter le programme
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Encadrer la première prestation
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer les spectacles
Animer l'atelier de danse
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les plats chauds
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer les spectacles du soir
2 personnes
Vérifier le niveau d’éclairage
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Encadrer le départ et la sortie progressive
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Démonter le bar et le buffet
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tentes et la scène
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Retourner le matériel de sonorisation
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Vérifier les factures des fournisseurs
Rendre la consigne et les emballages
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 6
Éléments de podiumqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 140
Assiettes à dessertqté 120
Bol à soupeqté 80
Verres à boireqté 160
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 18

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux des paysqté 10
Chemins de table en tissuqté 12
Porte-serviettes colorésqté 12
Compositions floralesqté 8
Lampions en papierqté 20
Panneaux de noms en boisqté 8
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Chargeurs mobilesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6
Pilesqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : les musiciens et les groupes de danse doivent être confirmés avant de publier les horaires au public.
Réservez le matériel plusieurs semaines à l’avance, notamment les tentes, les tables, les chaises, le podium et la sonorisation. Vérifiez aussi les besoins en microphones sans fil, pieds de micro et haut-parleurs.
Ne laissez pas les autorisations et déclarations pour le dernier moment : établissez une liste des documents requis dès que le site et la configuration du terrain sont définis.
Prévoyez le flux d’arrivée avant l’ouverture : l’itinéraire, le stationnement, les panneaux indicateurs et les panneaux du programme doivent être installés et lisibles avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Organisez la restauration en deux temps : confirmez les commandes, puis contrôlez les produits frais, remplissez les glacières et préparez les fruits, sauces, en-cas et la vaisselle le jour prévu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival folklorique ?: Prévoyez idéalement au moins 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, obtenir les autorisations, réserver le matériel, traiter les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand faut-il confirmer les musiciens et les groupes de danse ?: Confirmez-les avant d’envoyer les invitations et au moins 6 semaines avant le festival. Vous pourrez ensuite publier un programme fiable avec les spectacles et leurs horaires.
Quand faut-il commander le traiteur pour un festival folklorique ?: Passez la commande environ 2 à 3 semaines avant l’événement, après avoir recueilli les inscriptions et les besoins alimentaires. Recomptez les portions et confirmez la livraison 3 à 5 jours avant.
Que faut-il préparer la veille d’un festival folklorique ?: Préparez les badges, bracelets, panneaux, décorations et éléments de signalétique, puis vérifiez les stocks et les livraisons. Le jour même, gardez surtout le contrôle des produits frais, des glacières, des en-cas et de la vaisselle.

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