Folkfestival organiseren: checklist en planning
Een folkfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten en een podium regelen. Je legt eerst datum, locatie, programma en vergunningen vast en werkt daarna toe naar bezoekers, catering, techniek en terrein. Vooral stroom, toiletten, dieetwensen en duidelijke informatie voor muzikanten worden snel te laat geregeld. Met deze checklist houd je de volgorde aan en weet je wat je in de laatste week en op de festivaldag moet controleren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Muzikanten vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Toiletten reserveren
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Muzikanten informeren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routebeschrijving versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Programmaborden printen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tenten opzetten
6 personen
Podiumzone afzetten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffetten inrichten
4 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Toegang registreren
3 personen
Openingsoptreden begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Programma aankondigen
Optredens begeleiden
2 personen
Dansvloer vrijhouden
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Artiesten verzorgen
2 personen
Bezoekers informeren over vertrek
2 personen
Laatste optreden afronden
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
Overgebleven eten verpakken
3 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Marktkramenaantal 4
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 150
- Barkrukkenaantal 8
- Buffettafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 4
- Luidsprekerkabelsaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- DI-boxenaantal 3
- Gitaarkabelsaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
- Kabelmattenaantal 12
- Tie-wrapsaantal 100
- Ducttapeaantal 6
- Gereedschapskistenaantal 2
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- LED-lampenaantal 12
- Lichtstatievenaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Stoffen doekenaantal 8
- Programmabordenaantal 6
- Pijlbordenaantal 10
- Krijtbordenaantal 4
- Krijtstiftenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 220
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 180
- Messenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Koelelementenaantal 30
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Opbergboxenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Handvegersaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, muzikanten, vergunningen en verzekering. Zo houd je tijd over voor wijzigingen in het programma of de terreinindeling.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken voor het festival en geef het definitieve aantal eters daarna aan de catering door. Neem ook herbruikbare drinkglazen en aparte buffettafels mee in de uitgifteplanning.
- Test geluidsapparatuur minstens 1 week vooraf op locatie of met dezelfde kabels en aansluitingen. Leg reservebatterijen, verlengkabels, stekkerdozen en een zaklamp klaar op een vaste plek.
- Maak 3 tot 5 dagen vooraf een vrijwilligersindeling met diensten van 2 tot 3 uur. Wijs per dienst iemand aan voor ontvangst, terreincontrole, artiestenbegeleiding en het controleren van toiletten en afval.
- Controleer op de ochtend zelf de weersverwachting, stroomvoorziening en routeborden voordat je de tenten opzet. Zet programmaborden, pijlborden en lichtslingers pas neer nadat looproutes en kabels veilig liggen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een folkfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je locatie, muzikanten, vergunningen, verzekering, catering, toiletten en techniek; de laatste week gebruik je voor testen, boodschappen en terreinvoorbereiding.
- Wanneer moet ik muzikanten vastleggen voor een folkfestival?
- Leg muzikanten ongeveer 8 tot 10 weken vooraf vast, voordat je het programma en de uitnodigingen definitief maakt. Stuur praktische informatie over aanvang, route, programma en techniek uiterlijk 1 week vooraf.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een folkfestival?
- Reken minimaal op 1 coördinator plus 1 vrijwilliger per belangrijke taak tegelijk, zoals ontvangst, artiestenbegeleiding, catering en terreincontrole. Plan diensten van 2 tot 3 uur, zodat niemand de hele festivaldag op één post staat.
- Wanneer moet ik de techniek voor een folkfestival testen?
- Test speakers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen en kabels minstens 1 week vooraf. Doe op de festivaldag nog een korte soundcheck voordat bezoekers binnenkomen en controleer daarna of kabels geen looproutes kruisen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!