Folklorefestival organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre Genehmigungen, Versicherung, Strom und Toiletten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Festival. Besonders die Stromversorgung wird oft zu spät geprüft, obwohl aktive Lautsprecher, Mischpult und Beleuchtung mehrere Anschlüsse benötigen.
• Plane Musiker und Programm zuerst, verschicke danach die Einladungen. Bitte bei der Anmeldung direkt um Ernährungswünsche und gib den Teilnehmenden spätestens 7 Tage vorher die Wegbeschreibung.
• Teile die Freiwilligen nach festen Zeitfenstern ein: mindestens ein Team für Einlass und Armbänder, eines für Catering und eines für Gelände und Technik. Übergaben von 2 bis 3 Stunden verhindern, dass einzelne Helfer den ganzen Tag gebunden sind.
• Teste die Tonanlage nicht erst beim Soundcheck. Prüfe Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecherkabel, DI-Boxen, Gitarrenkabel und Ersatzbatterien am Vortag und markiere alle Verlängerungskabel nach ihrem Einsatzort.
• Bereite den Aufbau in der Reihenfolge Fläche, Zelte, Tische und Stühle, Technik, Beleuchtung und Beschilderung vor. Kontrolliere am Veranstaltungstag zusätzlich Wettervorhersage, Zeltbefestigung, gekühlte Getränke und die Sichtbarkeit der Wegweiser.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Folklorefestival organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Musikern, Genehmigungen und Versicherung. In den letzten 2 Wochen folgen Anmeldungen, Einkauf, Helferplan, Beschilderung und die technische Prüfung.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Folklorefestival?

Plane für das erste Veranstaltungsstunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 bis 2 Getränke pro Stunde. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich Wasser einplanen und die Getränke spätestens am Vortag kühlen.

Wann soll ich Musiker und Tonanlage prüfen?

Bestätige Musiker und Programm mindestens 4 Wochen vorher und sende den endgültigen Ablauf spätestens 7 Tage vor dem Festival. Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Kabel am Vortag; am Veranstaltungstag bleibt dann nur der Soundcheck.

Was muss am Tag vor dem Folklorefestival fertig sein?

Am Vortag sollten Einkäufe, Materialabholung, Getränkekühlung, Programmschilder, Armbänder und die Technikprüfung abgeschlossen sein. Zelte und Dekoration können je nach Ort ebenfalls am Vortag aufgebaut werden, damit am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden für Gelände- und Sicherheitskontrolle bleiben.