Filmquiz organiseren: checklist van datum tot laatste ronde

Een filmquiz vraagt meer voorbereiding dan alleen vragen over films verzamelen. Je regelt een locatie, deelnemers, teams, quizrondes en filmfragmenten, maar ook een betrouwbare presentatie en techniek. Vooral het testen van laptop, beamer, geluid en HDMI-kabel voorkomt vertraging zodra de quiz begint. Met deze checklist werk je van de eerste reservering naar de zaalopbouw en controleer je op tijd de spullen, antwoorden, catering en printwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Quizdatum vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams samenstellen
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Quizrondes samenstellen
2 personen
Filmfragmenten selecteren
2 personen
Filmfragmenten downloaden
Antwoorden controleren
2 personen
Presentatie maken
Techniek vooraf testen
2 personen
Quizmaster instrueren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten koelen
Antwoordformulieren printen
Teamindeling printen
Locatiesleutel ophalen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Quizpresentatie testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams naar tafels wijzen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Quizregels uitleggen
Quizrondes presenteren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Antwoorden innemen
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Tussenstanden bekendmaken
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 56
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Presentatieklikker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Printer

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJsemmersaantal 2

Decoratie

Filmquizpostersaantal 6
Tafelnummerkaartenaantal 8
Filmklapbordenaantal 3
Slingersaantal 6
Prijzenaantal 3

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 70
Markeerstiftenaantal 6
Naamstickersaantal 60
Plakbandaantal 3
Schaaraantal 3
Klembordenaantal 8

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Test de volledige quizpresentatie uiterlijk één dag vooraf met dezelfde laptop, beamer, luidsprekers, HDMI-kabel en presentatieklikker. Controleer ook of elk filmfragment geluid geeft en op het juiste moment start.
Plan het printwerk niet op de quizdag zelf: print antwoordformulieren, teamindeling en eventuele tafelnummerkaarten minimaal 24 uur vooraf. Leg per team extra antwoordformulieren klaar.
Verzamel dieetwensen uiterlijk een week voor de filmquiz, zodat je boodschappen en serveerkommen daarop kunt afstemmen. Koelproducten en drank pas na de boodschappen, maar wel vóór het openen van de zaal.
Maak de teamindeling zodra de aanmeldingen zijn bevestigd en houd rekening met het gewenste aantal spelers per team. Leg de indeling bij de registratietafel en op de tafels klaar, zodat deelnemers niet allemaal tegelijk uitleg nodig hebben.
Neem voor de techniek meer mee dan alleen de beamer: controleer vooraf op verlengsnoeren, stekkerdozen, een passende HDMI-kabel en voldoende luidsprekers. Haal de locatiesleutel op tijd op en reserveer bij de opbouw ruimte voor projectiescherm, registratietafel en kapstokken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmquiz organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk een week voor de quiz de aanmeldingen, dieetwensen en teamindeling kunt afronden.
Hoeveel filmrondes heeft een filmquiz nodig?: Plan meestal 5 tot 8 quizrondes voor een avond van ongeveer 2,5 tot 3 uur, inclusief pauze en nakijken. Test elk fragment vooraf en houd per ronde ongeveer 10 tot 15 minuten aan.
Wanneer moet ik filmfragmenten downloaden en de techniek testen?: Download de fragmenten uiterlijk 24 uur voor de quiz en speel ze volledig af op de laptop die je gebruikt. Test op de locatie nogmaals beamer, projectiescherm, geluid, microfoon en presentatieklikker voordat deelnemers binnenkomen.
Wat moet ik op de dag van een filmquiz als eerste doen?: Open de zaal minimaal 90 minuten voor aanvang. Zet eerst tafels en stoelen, registratietafel en techniek klaar; test daarna de presentatie en leg antwoordformulieren, teamindeling, glazen en eventuele prijzen gereed.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.