Zo organiseer je een filmmarathon zonder technische verrassingen
Begin bij de speelduur, het aantal bezoekers en de ruimte: samen bepalen die hoeveel films, stoelen, snacks en pauzes je nodig hebt. Leg daarna het filmprogramma vast en controleer de filmrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met aanmeldingen, verzamel dieetwensen en bevestig het programma tijdig. Op de dag zelf draait veel om voorbereiding: test beeld en geluid twee keer, richt buffet en drankentafel logisch in en houd een reservekopie van elke film bij de hand.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Filmprogramma samenstellen
2 personen
- 3
Filmrechten controleren
- 4
Aanmeldformulier maken
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Bevestiging versturen
- 9
Films downloaden of ophalen
- 10
Techniek testen
2 personen
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Dranken koelen
2 personen
- 13
Popcorn voorbereiden
2 personen
- 14
Naamlabels klaarleggen
- 15
Programma afdrukken
- 16
Ruimte controleren
2 personen
- 17
Stoelen opstellen
3 personen
- 18
Tafels opstellen
2 personen
- 19
Scherm en projector plaatsen
2 personen
- 20
Geluid aansluiten
2 personen
- 21
Licht instellen
- 22
Techniek opnieuw testen
2 personen
- 23
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
- 24
Snacks klaarzetten
2 personen
- 25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 26
Informatietafel inrichten
Event
- 27
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 28
Programma toelichten
- 29
Eerste film starten
- 30
Pauzes begeleiden
2 personen
- 31
Dranken bijvullen
2 personen
- 32
Snacks bijvullen
2 personen
- 33
Films afspelen
- 34
Techniek tijdens pauzes controleren
- 35
Laatste film afsluiten
- 36
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 38
Afval verzamelen
3 personen
- 39
Servies afwassen
2 personen
- 40
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 41
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 42
Materialen controleren
2 personen
- 43
Apparatuur retourneren
2 personen
- 44
Overgebleven voorraad opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 8
- Buffettafelsaantal 3
- Krukkenaantal 4
Apparatuur
- Projector
- Projectiescherm
- Laptopsaantal 2
- Speakersaantal 2
- Audiomixer
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Reservebatterijenaantal 12
- USB-sticksaantal 2
Servies
- Glazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Schaaltjesaantal 12
- Serveerschalenaantal 10
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Popcornmachine
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 8
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
Decoratie
- Filmpostersaantal 8
- Programmastandaardsaantal 3
- Naamlabelsaantal 60
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan tussen films minimaal 15 tot 20 minuten pauze. Gebruik die tijd voor toiletbezoek, ventileren en het aanvullen van popcorn en drinken; zonder pauze loopt een lange marathon snel achter op schema.
- Controleer filmrechten voordat je films downloadt of ophaalt. Zet de definitieve bestanden uiterlijk 2 dagen vooraf op de laptop en USB-stick waarmee je gaat afspelen, zodat je niet op de avond zelf nog hoeft te zoeken.
- Test projector, scherm, speakers, audiomixer, HDMI-kabels en verlengsnoeren eerst tijdens de voorbereiding en opnieuw 60 minuten voor aanvang. Speel daarbij minstens 5 minuten van elke film af, want een verbinding kan bij de ene bron wel en bij de andere niet werken.
- Richt de ruimte in op zichtlijnen: zet stoelen neer vóór je tafels en sfeerverlichting plaatst. Houd looppaden naar buffet, drankentafel en uitgang vrij en leg reservebatterijen, kabels en een tweede afspeeloptie op één vaste plek.
- Bereid popcorn, koffie, thee en gekoelde dranken niet allemaal tegelijk op het laatste moment. Zet glazen, kopjes, borden, bestek en schaaltjes minstens 30 minuten voor de eerste film klaar en label dieetopties apart.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel films passen in een filmmarathon?
- Bij een programma van 6 uur passen meestal 3 films van ongeveer 90 tot 120 minuten, met twee pauzes van 15 tot 20 minuten. Trek ook tijd af voor binnenkomst en een afsluiting, zodat je programma niet uitloopt.
- Wanneer moet ik een filmmarathon uitnodiging versturen?
- Verstuur de uitnodiging 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen voor de filmmarathon. Zo heb je tijd om aantallen, dieetwensen, stoelen en boodschappen definitief te regelen.
- Hoe lang van tevoren moet ik de techniek testen?
- Doe een volledige test 1 tot 2 dagen vooraf en herhaal die op de dag zelf 60 minuten voor aanvang. Controleer beeld, geluid, ondertiteling, kabels en de afspeelvolgorde met de echte bestanden.
- Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een filmmarathon?
- Reken per persoon op 2 tot 3 drankjes in het eerste uur en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor snacks kun je per persoon 2 tot 3 porties rekenen, verdeeld over de pauzes, plus koffie en thee als het programma langer dan 4 uur duurt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!