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So organisierst du eine Filmmarathon

Eine Filmmarathon steht und fällt mit einem realistischen Zeitplan, funktionierender Technik und gut geplanten Pausen. Lege zuerst Ort, Filmauswahl und Vorführrechte fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche und organisierst Filme, Sitzplätze, Getränke und Snacks. Am Veranstaltungstag brauchst du mindestens zwei Techniktests: einen beim Aufbau und einen direkt vor Beginn.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Location reservieren

  • 2

    Filmprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • 3

    Filmrechte prüfen

  • 4

    Anmeldeformular erstellen

  • 5

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 6

    Anmeldungen bearbeiten

  • 7

    Ernährungswünsche erfassen

  • 8

    Bestätigung senden

  • 9

    Filme herunterladen oder abholen

  • 10

    Technik testen

    2 Personen

  • 11

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 12

    Getränke kühlen

    2 Personen

  • 13

    Popcorn vorbereiten

    2 Personen

  • 14

    Namensschilder bereitlegen

  • 15

    Programm drucken

  • 16

    Raum kontrollieren

    2 Personen

  • 17

    Stühle aufstellen

    3 Personen

  • 18

    Tische aufstellen

    2 Personen

  • 19

    Leinwand und Projektor aufstellen

    2 Personen

  • 20

    Ton anschließen

    2 Personen

  • 21

    Licht einstellen

  • 22

    Technik erneut testen

    2 Personen

  • 23

    Buffet und Getränketisch einrichten

    3 Personen

  • 24

    Snacks bereitlegen

    2 Personen

  • 25

    Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • 26

    Infotisch einrichten

Event

  • 27

    Besucher empfangen

    3 Personen

  • 28

    Programm vorstellen

  • 29

    Ersten Film starten

  • 30

    Pausen betreuen

    2 Personen

  • 31

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 32

    Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • 33

    Filme abspielen

  • 34

    Technik in den Pausen prüfen

  • 35

    Letzten Film abschließen

  • 36

    Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • 37

    Geräte ausschalten

    2 Personen

  • 38

    Abfall sammeln

    3 Personen

  • 39

    Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • 40

    Raum reinigen

    3 Personen

  • 41

    Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • 42

    Materialien prüfen

    2 Personen

  • 43

    Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • 44

    Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 3
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LaptopsAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 12
  • USB-SticksAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • SchälchenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 10
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • Popcornmaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 8

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

  • FilmplakateAnz. 8
  • ProgrammständerAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 60

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane pro Filmblock mindestens 15 Minuten für Pause, Toilettengang und den Wechsel ein. Bei mehreren Filmen summiert sich diese Zeit schnell zu einer zusätzlichen Stunde.
  • Prüfe die Vorführrechte, bevor du das Programm veröffentlichst oder Filme herunterlädst. Speichere die Dateien zusätzlich auf einem USB-Stick und halte einen Laptop als Ersatz bereit.
  • Teste Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Audiomischpult zuerst beim Aufbau und noch einmal 30 Minuten vor dem Einlass. Ersatzbatterien und Verlängerungskabel gehören griffbereit an den Technikplatz.
  • Kühle Getränke spätestens zwei Stunden vor Beginn und stelle Popcorn, Teller, Schälchen und Servierlöffel erst kurz vor dem Einlass bereit. So bleiben Snacks frisch und der Tisch wird nicht unnötig voll.
  • Drucke das Programm und lege Namensschilder mindestens 30 Minuten vor dem Einlass aus. Kontrolliere außerdem Stühle, Tische, Licht und Fluchtwege, bevor die ersten Gäste kommen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Filmmarathon?
Rechne bei drei Filmen mit etwa 7 bis 9 Stunden inklusive Pausen. Plane pro Film 15 Minuten Pause ein und füge für Essen oder eine längere Unterbrechung mindestens 30 Minuten hinzu.
Wie viele Filme sollte man bei einer Filmmarathon zeigen?
Für einen Tag sind drei bis vier Filme realistisch. Bei einer durchschnittlichen Laufzeit von 120 Minuten und 15 bis 20 Minuten Pause pro Filmblock bleibt der Ablauf überschaubar.
Wie früh muss man einen Raum für eine Filmmarathon reservieren?
Reserviere den Raum mindestens 6 bis 8 Wochen vorher, besonders wenn du Projektor, Leinwand und ausreichend Sitzplätze brauchst. Kläre dabei auch Stromanschlüsse, Verdunkelung und die erlaubte Nutzungsdauer.
Wann sollte man die Technik einer Filmmarathon testen?
Teste die komplette Anlage beim Aufbau und erneut 30 Minuten vor dem Einlass. Spiele dabei Bild und Ton aus jeder verwendeten Quelle ab, statt nur Kabel und Geräte zu prüfen.

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