Checklist voor een goed georganiseerde filmklassiekeravond

Een filmklassiekeravond staat of valt met meer dan een goede filmkeuze. Je moet vertoningsrechten, zaal, techniek en het programma op tijd vastleggen, en vooraf controleren of beeld, geluid en ondertitels werken. Ook kleine zaken zoals HDMI-adapters, reservebatterijen, bewegwijzering en gekoelde dranken worden vaak pas op het laatste moment gemist. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken, van de eerste selectie tot het openen van de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Films selecteren
2 personen
Vertoningsrechten regelen
Zaal reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Films en ondertitels controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Programma en tijden maken
Bezoekerslijst bijwerken
Stoelindeling bepalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Filmspullen verzamelen
2 personen
Filmprogramma printen
Bewegwijzering voorbereiden
Dranken koelen
2 personen
Popcorn voorbereiden
2 personen
Apparatuur opladen

Event

Zaal openen en inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Projector en laptop aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Eerste film starten
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Tweede film starten
Bezoekersvragen afhandelen
Laatste film afsluiten
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Voorraad controleren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Zaal opleveringsklaar maken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 60
Koffiemokkenaantal 30
Bordenaantal 60
Snackkommenaantal 12
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
HDMI-adaptersaantal 2
Speakersaantal 2
Audiokabel
Afstandsbediening
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 5
Reservebatterijenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Grote pannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Filmklassiekerpostersaantal 8
Rode tafellopersaantal 8
Filmbordjesaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de vertoningsrechten voordat je de uitnodigingen verstuurt. Controleer daarna ook of de gekozen versie, ondertitels en afspeelapparatuur bij elkaar passen.
Plan een volledige techniekstest uiterlijk één dag vooraf. Sluit beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, adapters en speakers aan en speel minstens 10 minuten van de film af.
Maak het programma met vaste start- en eindtijden en vermeld een pauze als die nodig is. Print het filmprogramma en leg bij de ingang ook de bewegwijzering klaar.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en verwerk de bezoekerslijst uiterlijk 2 dagen voor de avond. Zo kun je boodschappen, snackkommen, drinkglazen en dranken op het juiste aantal afstemmen.
Open de zaal minstens 90 minuten voor de ontvangst. Gebruik het eerste halfuur voor inspectie en opstelling, en houd daarna tijd over om dranken te koelen, popcorn voor te bereiden en de apparatuur opnieuw te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmklassiekeravond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met films selecteren, rechten regelen en de zaal reserveren. Open de aanmeldingen daarna uiterlijk 3 weken voor de avond, zodat je bezoekersaantal en dieetwensen tijdig kent.
Wanneer moet ik de techniek voor een filmavond testen?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal de aansluitingen op de dag zelf. Trek voor de laatste controle minstens 30 minuten uit, inclusief beeld, geluid, ondertitels en reservebatterijen.
Hoeveel eerder moet de zaal open voor een filmklassiekeravond?: Open de zaal minstens 90 minuten vóór de ontvangst van bezoekers. Reken ongeveer 30 minuten voor stoelen en tafels, 30 minuten voor scherm en techniek en 30 minuten voor catering, decoratie en een eindcontrole.
Wanneer moet ik de bezoekerslijst en dieetwensen vastleggen?: Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 3 tot 5 dagen vóór de filmavond. Werk de bezoekerslijst en dieetwensen uiterlijk 2 dagen vooraf bij, zodat je boodschappen en de stoelindeling nog kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.