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Abend mit Filmklassikern organisieren: die Checkliste

Ein Filmabend mit Klassikern braucht mehr Vorbereitung als nur eine Filmauswahl. Du musst Aufführungsrechte klären, den Saal und die Technik testen sowie Sitzplätze, Untertitel und Verpflegung planen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Auswahl bis zum Öffnen des Saals durch die nötigen Schritte. Besonders leicht vergessen werden Adapter, Ersatzbatterien, genaue Anfangszeiten und die Prüfung, ob Bild und Ton mit jedem Film funktionieren.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Filme auswählen

    2 Personen

  • Aufführungsrechte regeln

  • Saal reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Filme und Untertitel prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Programm und Zeiten erstellen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Sitzordnung festlegen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Filmutensilien sammeln

    2 Personen

  • Filmprogramm drucken

  • Beschilderung vorbereiten

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Popcorn vorbereiten

    2 Personen

  • Geräte aufladen

Event

  • Saal öffnen und inspizieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Projektor und Laptop anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Technischen Abschlusstest durchführen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Ersten Film starten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Pause betreuen

    3 Personen

  • Zweiten Film starten

  • Besucherfragen bearbeiten

  • Letzten Film abschließen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    4 Personen

  • Bestand prüfen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Saal bezugsfertig machen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 55
  • TischeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 60
  • KaffeebecherAnz. 30
  • TellerAnz. 60
  • SnackschalenAnz. 12
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiokabel
  • Fernbedienung
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • ErsatzbatterienAnz. 4

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • Große TöpfeAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3

Dekoration

  • Filmklassiker-PosterAnz. 8
  • Rote TischläuferAnz. 8
  • FilmschilderAnz. 6

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

  • Staubsauger
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die Aufführungsrechte, bevor du Einladungen verschickst. Plane dafür mindestens zwei bis drei Wochen Vorlauf ein, da nicht jeder Film öffentlich gezeigt werden darf.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Starte dabei jeden Film kurz und prüfe auch Untertitel, Ton und das richtige Bildformat.
  • Lege für jeden Film eine feste Start- und Endzeit fest und drucke das Programm aus. Rechne zwischen zwei Filmen mindestens 10 bis 15 Minuten für Wechsel, Toilettengang und Nachfüllen ein.
  • Kühle Getränke einige Stunden vor Beginn und bereite Popcorn möglichst kurz vor dem Einlass vor. Für den ersten Film reichen meist zwei bis drei Getränke pro Person, danach kannst du nach Bedarf nachlegen.
  • Lade Laptop, Fernbedienung und andere Geräte vollständig auf und lege Ersatzbatterien bereit. Prüfe außerdem am Veranstaltungstag alle Verlängerungskabel und Adapter, bevor Tische und Stühle den Zugang zu Steckdosen versperren.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Abend mit Filmklassikern planen?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Filmauswahl, Aufführungsrechten und Saalreservierung. Einladungen und Anmeldungen können danach etwa zwei bis drei Wochen vor dem Termin starten.
Wann sollte man die Technik für einen Filmabend testen?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag nochmals alle Anschlüsse. Plane vor dem Einlass mindestens 60 Minuten für Aufbau, Bild, Ton und Untertitel ein.
Wie viele Filme passen in einen Filmklassiker-Abend?
Für einen Abend von etwa drei bis vier Stunden sind meist zwei längere Filme oder drei kürzere Filme realistisch. Plane pro Wechsel zusätzlich 10 bis 15 Minuten und berücksichtige Pausen für Getränke und Snacks.
Wie viel Popcorn und Getränke braucht man für einen Filmabend?
Plane pro Person ungefähr eine Snackschale Popcorn und zwei bis drei Getränke für die erste Stunde ein. Stelle danach nach Bedarf nach, damit nicht alles gleichzeitig warm wird oder lange offen herumsteht.

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