Checklist voor een goed georganiseerde filmclubavond

Een filmclubavond staat of valt met voorbereiding buiten de filmkeuze om. Je moet vooraf niet alleen films selecteren, maar ook de locatie, aanmeldingen, dieetwensen en filmrechten vastleggen. Test laptop, beamer, HDMI-kabels, adapters, speakers en audiokabels ruim vóór de avond. Op de dag zelf richt je eerst de zaal, techniek en ontvangst in; daarna volgen snacks, drankjes en de laatste beeld- en geluidstest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Films selecteren
2 personen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Filmrechten controleren
Films legaal verkrijgen
Programma en pauzes maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Films en bestanden testen
2 personen
Snacks portioneren
2 personen
Popcorn bereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Projectiescherm opbouwen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
Decoratie ophangen
2 personen
Snack- en drankentafels inrichten
2 personen
Ingang en garderobe inrichten
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Eerste film starten
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks serveren
3 personen
Tweede film starten
Laatste film afronden
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Tafelsaantal 5
Kapstok
Garderobehangersaantal 40

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 24
Bordenaantal 40
Snackkommenaantal 8
Besteksetsaantal 40
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 3
Waterkanaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
HDMI-adaptersaantal 2
Speakersaantal 2
Audiokabelsaantal 2
Afstandsbediening
Stekkerdozenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Decoratie

Filmpostersaantal 6
Tafelkledenaantal 5
Naambordjesaantal 40

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minstens één volledige technische test vóór de avond. Speel een fragment af met de laptop, beamer en speakers en controleer of je alle HDMI-adapters, stekkerdozen en verlengsnoeren bij de hand hebt.
Controleer filmrechten voordat je de uitnodigingen verstuurt. Leg de films daarna legaal vast op de laptop of een andere afgesproken bron, zodat je op de avond zelf niet afhankelijk bent van een trage internetverbinding.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf. Zo kun je snacks portioneren, voldoende snackkommen en borden klaarzetten en voorkomen dat een bezoeker bij binnenkomst nog apart eten moet regelen.
Maak een programma met begin- en eindtijd van elke film en plan de pauzes vooraf. Zet dranken tijdens de pauze bereikbaar op een aparte tafel en gebruik thermoskannen en een waterkan voor warme en koude dranken.
Richt ingang en garderobe af voordat bezoekers arriveren. Zet kapstok en garderobehangers klaar, plaats naambordjes bij de ontvangst en houd emmer, bezem en blik en dweil apart voor gemorste drank of popcorn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmclubavond organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met de locatie, filmkeuze en uitnodigingen. Controleer de filmrechten en test de apparatuur uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de avond.
Hoeveel films passen in een filmclubavond?: Plan meestal 2 films van ongeveer 90 tot 120 minuten met één of twee pauzes van 15 minuten. Tel daarnaast minstens 30 minuten voor ontvangst en 20 tot 30 minuten voor opruimen.
Wanneer moet ik snacks en drankjes klaarzetten voor een filmclubavond?: Portioneer snacks en richt de snack- en drankentafel ongeveer 30 tot 45 minuten voor ontvangst in. Zet gekoelde dranken kort voor binnenkomst koud of vul de waterkan en thermoskannen vlak voor de start.
Welke apparatuur moet ik vooraf testen voor een filmclubavond?: Test minimaal 24 uur vooraf de laptop, beamer, projectiescherm, speakers, HDMI-kabels, adapters en audiokabels. Controleer ook stekkerdozen, verlengsnoeren en de afstandsbediening voordat je de zaal opbouwt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.