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Filmabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein gelungener Filmclubabend steht und fällt mit einem getesteten Bild- und Tonsignal, klaren Pausen und einem reibungslosen Einlass. Plane die Filmauswahl, Rechte und Anmeldung frühzeitig, damit am Veranstaltungstag keine offenen Fragen bleiben. Zwei bis drei Stunden vor Beginn richtest du Sitzplätze, Leinwand, Technik sowie Snack- und Getränketische ein. Die Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Empfang der Besucher.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Filme auswählen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Filmrechte prüfen

  • Filme legal beschaffen

  • Programm und Pausen erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Filme und Dateien testen

    2 Personen

  • Snacks portionieren

    2 Personen

  • Popcorn zubereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Projektionsleinwand aufbauen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Snack- und Getränketische einrichten

    2 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Ersten Film starten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Zweiten Film starten

  • Letzten Film abschließen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 36
  • TischeAnz. 5
  • Garderobenständer
  • GarderobenbügelAnz. 40

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 24
  • TellerAnz. 40
  • SnackschalenAnz. 8
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServiertablettsAnz. 6

Küche

  • ServierlöffelAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 3
  • WasserkanneAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 2
  • Fernbedienung
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2

Dekoration

  • FilmplakateAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 5
  • NamensschilderAnz. 40

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Filmrechte und die legale Beschaffung mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Filmclubabend. So bleibt Zeit, einen Ersatzfilm zu organisieren, falls die gewünschte Datei oder Lizenz nicht verfügbar ist.
  • Teste Filme, Laptop, Projektor, HDMI-Kabel, Adapter und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe dabei auch Bildformat, Lautstärke und den Wechsel zwischen den Filmen.
  • Plane für den Einlass 30 bis 45 Minuten vor dem ersten Film ein. Richte Garderobe, Namensschilder und den Empfang vorab ein, damit niemand während der ersten Szene noch nach einem Sitzplatz sucht.
  • Bereite Snacks in Portionen vor und stelle Getränke etwa 30 Minuten vor Beginn kalt beziehungsweise bereit. Lege Teller, Snackschalen, Servierlöffel und Gläser so auf, dass sich die Besucher in einer Richtung bedienen können.
  • Baue Leinwand, Projektor und Ton mindestens 2 Stunden vorher auf und halte Verlängerungskabel sowie eine Fernbedienung griffbereit. Für Aufräumen, Kehren und Wischen solltest du nach dem Ende zusätzlich 30 Minuten einplanen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Filmclubabend planen?
Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Filmauswahl, Location, Einladungen und der Prüfung der Filmrechte. Die Anmeldung und Ernährungswünsche kannst du bis etwa 3 Tage vor dem Abend aktualisieren.
Wann sollte man den Beamer für einen Filmabend testen?
Teste den Beamer, Laptop, die Dateien und den Ton spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte der komplette Aufbau 2 Stunden vor Beginn stehen, damit du Bild, Ton und Sitzabstand noch korrigieren kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Filmclubabend?
Plane für Leinwand, Projektor, Ton, Beleuchtung, Tische, Stühle und Verpflegung etwa 2 bis 3 Stunden ein. Der Empfang beginnt idealerweise 30 bis 45 Minuten vor dem ersten Film.
Wie viele Snacks und Getränke braucht man für einen Filmabend?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser unabhängig davon. Plane Snacks für mindestens eine Portion pro Person und eine Reserve von etwa 10 Prozent ein.

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