Zo organiseer je een filmavond zonder verrassingen

Een goede filmavond begint niet met de projector, maar met het aantal gasten, de filmkeuze en de rechten om de film te vertonen. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en plan daarna pas snacks, dranken en zitplaatsen. Test beeld en geluid vooraf met dezelfde laptop, kabels en aansluitingen die je op de avond gebruikt. Met een duidelijke volgorde voorkom je dat gasten wachten terwijl de techniek nog moet worden aangesloten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Filmkeuze bevestigen
5
Filmrechten controleren
6
Apparatuur testen
2 personen
7
Boodschappen doen
2 personen
8
Snacks sorteren
9
Dranken koelen
10
Hapjes voorbereiden
2 personen
11
Locatie ventileren
12
Tafels opstellen
2 personen
13
Stoelen klaarzetten
2 personen
14
Projectiescherm opzetten
2 personen
15
Projector aansluiten
16
Geluid aansluiten
17
Film vooraf testen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Buffettafel inrichten
2 personen
20
Programma zichtbaar ophangen
21
Garderobe klaarzetten

Event

22
Gasten ontvangen
2 personen
23
Dranken serveren
2 personen
24
Snacks serveren
2 personen
25
Film aankondigen
26
Licht dimmen
27
Film starten
28
Dranken bijvullen
29
Snacks bijvullen
30
Pauze begeleiden
2 personen
31
Film hervatten
32
Afscheid nemen
2 personen

Nazorg

33
Apparatuur uitschakelen
34
Eten en drinken opruimen
2 personen
35
Servies afwassen
2 personen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Locatie schoonmaken
2 personen
38
Meubilair terugzetten
2 personen
39
Apparatuur inpakken
2 personen
40
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 24
Tafelsaantal 4
Buffettafel
Garderoberek

Servies

Herbruikbare glazenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 30
Bordenaantal 30
Snackkommenaantal 8
Besteksetsaantal 30
Serveerlepelsaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Laptop
HDMI-kabel
HDMI-adapter
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Afstandsbedieningenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 2
Kurkentrekker
Flesopenersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkoker

Decoratie

Filmpostersaantal 4
Slingersaantal 4
Tafelkledenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 2

Schoonmaak

Bezem
Stoffer en blik
Dweilmop
Emmer
Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de film minimaal 7 dagen vooraf en controleer meteen of je de film openbaar mag vertonen. Een titel die thuis beschikbaar is, mag niet automatisch op een publieke filmavond worden gebruikt.
Plan de techniek vóór de aankomst van de gasten. Sluit projector, projectiescherm, luidsprekers, laptop, HDMI-kabel, adapter, verlengkabels en stekkerdozen aan en speel de film minstens 20 minuten vooraf af.
Zet voor het eerste uur twee tot drie drankjes per persoon klaar en koel de rest vooraf. Gebruik koelboxen voor dranken die niet in een koelkast passen en leg flesopeners en een kurkentrekker bij de buffettafel.
Houd bij snacks rekening met minimaal drie porties per persoon voor de filmavond en zet dieetopties herkenbaar apart. Bereid hapjes vooraf, maar vul snackkommen pas vlak voor ontvangst zodat ze vers blijven.
Maak de ruimte uiterlijk 30 minuten voor aanvang klaar: ventileer, zet stoelen en tafels neer, richt de garderobe in en hang het programma zichtbaar op. Laat bij binnenkomst iemand gasten ontvangen terwijl een ander de laatste techniekcontrole doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmavond organiseren?: Begin minstens 2 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Bevestig de film en controleer de filmrechten uiterlijk 7 dagen voor de avond, zodat je nog kunt bijsturen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een filmavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Koel het grootste deel vooraf en houd extra water en warme dranken achter de hand voor de rest van de avond.
Wanneer moet ik de projector testen voor een filmavond?: Test beeld, geluid en de volledige film minimaal 20 minuten vóór de gasten komen. Gebruik daarbij dezelfde laptop, HDMI-adapter, kabels en luidsprekers als tijdens de filmavond.
Hoeveel snacks heb ik nodig per persoon?: Plan minstens 3 snackporties per persoon voor de filmavond. Zet dieetwensen apart klaar en vul de snackkommen in twee rondes bij, zodat niet alles vóór de start op tafel staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.