LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Zo organiseer je een filmavond zonder technische verrassingen

Begin een filmavond niet met stoelen neerzetten, maar met de filmkeuze, vertoningsrechten en locatie. Controleer daarna hoeveel mensen komen en stem programma, hapjes en apparatuur daarop af. De meeste problemen ontstaan doordat het filmbestand, de HDMI-aansluiting of het geluid pas vlak voor de start wordt getest. Plan daarom een volledige proefopstelling en houd tijd over voor zaalindeling, verlichting en het koud zetten van dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • 1

    Filmselectie maken

    2 personen

  • 2

    Vertoningsrechten controleren

  • 3

    Locatie reserveren

  • 4

    Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • 5

    Aanmeldingen verwerken

  • 6

    Dieetwensen verzamelen

  • 7

    Aanmeldingen bevestigen

  • 8

    Programma publiceren

  • 9

    Technische apparatuur reserveren

  • 10

    Filmbestand controleren

  • 11

    Boodschappenlijst opstellen

    2 personen

  • 12

    Boodschappen doen

    2 personen

  • 13

    Apparatuur ophalen

    2 personen

  • 14

    Hapjes controleren

    2 personen

  • 15

    Filmzaal schoonmaken

    3 personen

  • 16

    Stoelen opstellen

    3 personen

  • 17

    Tafels opstellen

    2 personen

  • 18

    Projectiescherm plaatsen

    2 personen

  • 19

    Projector aansluiten

    2 personen

  • 20

    Geluid aansluiten

    2 personen

  • 21

    Techniek testen

    2 personen

  • 22

    Verlichting instellen

  • 23

    Versiering ophangen

    2 personen

  • 24

    Dranken koud zetten

    2 personen

  • 25

    Hapjes klaarzetten

    3 personen

  • 26

    Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • 27

    Registratietafel inrichten

    2 personen

Event

  • 28

    Deuren openen

    2 personen

  • 29

    Bezoekers ontvangen

    2 personen

  • 30

    Dranken serveren

    2 personen

  • 31

    Film aankondigen

  • 32

    Film starten

  • 33

    Dranken bijvullen

    2 personen

  • 34

    Hapjes aanvullen

    2 personen

  • 35

    Pauze begeleiden

    2 personen

  • 36

    Film afronden

  • 37

    Bezoekers uitgeleiden

    2 personen

Nazorg

  • 38

    Afval verzamelen

    3 personen

  • 39

    Servies afwassen

    2 personen

  • 40

    Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • 41

    Apparatuur inpakken

    2 personen

  • 42

    Tafels en stoelen opruimen

    3 personen

  • 43

    Zaal schoonmaken

    3 personen

  • 44

    Versiering verwijderen

    2 personen

  • 45

    Apparatuur retourneren

    2 personen

  • 46

    Locatie afsluiten

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 60
  • Tafelsaantal 8
  • Tafelkleedaantal 8
  • Registratietafel

Apparatuur

  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Laptop
  • Speakersaantal 2
  • HDMI-kabelaantal 2
  • Verlenghaspelsaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 4
  • HDMI-adapteraantal 2
  • Afstandsbediening

Servies

  • Drinkglazenaantal 70
  • Koffiekopjesaantal 40
  • Bordenaantal 70
  • Besteksetsaantal 60
  • Serveerkommenaantal 10

Keuken

  • Koffiezetapparaat
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 3
  • Serveertangenaantal 6
  • Flessenopenersaantal 2

Decoratie

  • Filmdoekdecoratieaantal 2
  • Filmpostersaantal 4
  • Richtingwijzersaantal 6

Verlichting

  • LED-tafellampenaantal 6
  • Zaklampenaantal 3

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Dweilset
  • Afvalbakkenaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Kies de film en controleer de vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je dat je na de aanmeldingen nog van titel of programma moet wisselen.
  • Plan de technische test minstens 60 minuten vóór binnenkomst van de gasten. Controleer het filmbestand, de HDMI-kabel en eventuele adapter, het beeld, het geluid en de afstandsbediening.
  • Maak de zaalindeling op basis van het aantal bevestigde aanmeldingen. Zet stoelen zo neer dat iedereen het scherm ziet en houd looppaden vrij naar de registratietafel, toiletten en uitgang.
  • Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer de hapjes bij ontvangst. Zet dranken pas kort voor de start koud of klaar, zodat je niet tijdens de film hoeft bij te vullen.
  • Werk met een aftelschema voor de laatste 2 uur: zaal schoonmaken, scherm en projector plaatsen, geluid aansluiten, verlichting instellen en hapjes klaarzetten. Reserveer de laatste 15 minuten alleen voor een eindcontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmavond organiseren?
Begin minimaal 3 tot 4 weken van tevoren met de filmkeuze, rechten en locatie. Verstuur uitnodigingen ongeveer 2 weken vooraf en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek voor een filmavond te testen?
Plan minstens 60 minuten voor de volledige test en neem 15 minuten reserve op. Test het echte filmbestand met de projector, speakers, laptop, HDMI-kabel en adapter die je tijdens de vertoning gebruikt.
Wanneer zet ik hapjes en drankjes klaar voor een filmavond?
Zet gekoelde dranken ongeveer 30 tot 45 minuten voor de start koud. Zet hapjes 15 tot 30 minuten vooraf klaar, zodat ze vers blijven en je tijdens de film niet hoeft te serveren.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een filmavond?
Zet één stoel per bevestigde aanmelding klaar en voeg hooguit 5 tot 10 procent reserve toe als onverwachte gasten mogelijk zijn. Controleer daarna vanuit de achterste rij of alle plaatsen vrij zicht op het scherm hebben.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!